A civil szervezeteknek a cél szerinti tevékenységükből, valamint a vállalkozási tevékenységükből származó bevételeit, költségeit, ráfordításait elkülönítetten kell nyilvántartani. A nyilvántartásokat a Számviteli törvény által meghatározott könyvvezetési szabályok, valamint a Számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 479/2016. (XII.28.) Korm. rendelet szerint kell vezetni.
A könyvviteli nyilvántartás lehet egyszeres könyvvitel vagy kettős könyvvitel. Közhasznú jogállású szervezetek csak kettős könyvvitelt vezethetnek!
Egyszeres könyvvitel szerint vezeti a nyilvántartásokat az, aki a gazdasági eseményeket, a vagyonban bekövetkező változásokat a pénzmozgással egyidejűleg, annak bekövetkeztekor tartja nyilván. Azaz a bevételeket a beérkezéssel, a kiadásokat a pénzügyi teljesítéssel egyidejűleg kell a könyvekben rögzíteni. A pénzmozgást nem jelentő tételeket külön nyilvántartásban kell vezetni és a beszámoló készítésekor ezekből kell számba venni. A könyvelésnek ebben az esetben is zártnak, valóságnak megfelelőnek és folyamatosnak kell lenni. A civil szervezetek egyszeres könyvvitellel alátámasztott egyszerűsített beszámolót kizárólag abban az esetben készíthetnek, ha nem rendelkeznek közhasznú jogállással, és alaptevékenységéből, valamint vállalkozási tevékenységéből származó bevételének együttes összege két egymást követő évben, évenként nem haladja meg az 50 millió forintot. Ezen szervezetek könyvvezetése naplófőkönyvben történhet akár kézzel, akár gépi program használatával.
A kettős könyvvitel vezetése azt jelenti, hogy a szervezet a kezelésében, használatában vagy tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan nyilvántartás vezetése történik, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja. Azaz a kettős könyvvitel rendszerében a teljesítmény elv alapján kell a gazdasági eseményeket rögzíteni, függetlenül annak pénzügyi rendezésétől. A kettős könyvvitel szerinti könyvvezetés ma már kizárólag gépi programokkal történik.
Bármely módon történik a könyvvezetés, a könyveket a civil szervezet kizárólag magyar nyelven és először a 2022. évben induló üzleti évtől a számviteli politikájában rögzített devizában vagy forintban vezetheti. Civil szervezet esetén a beszámolás éve mindig naptári év, a mérleg fordulónapja minden esetben december 31.(kivéve évközi megszűnés esetén).
A cikket frissítette és átdolgozta Láng Noémi könyvvizsgáló, adószakértő 2022. november 21-én a NIOK Alapítvány megbízásából.