A civil szervezeteknek egy erre a célra létrehozott adatlapon kell az 1%-ok felhasználásáról nyilatkozniuk. Ez azt a célt szolgálja, hogy a kapott összegekkel átláthatóbban, és külön költségek nélkül tudjanak a civil szervezetek elszámolni.
Az SZJA 1% felhasználásáról szóló elszámolásban (KOZ) szerepeltetni kell az adott évben kiutalt SZJA 1% összegéből a köztartozásra átvezetett összeget, illetve az összeg felhasználására és/vagy tartalékolására vonatkozó információkat. A felhasználást rendelkezési évenként külön-külön (tárgyévi + előző évből tartalékolt), a felhasználást összegszerűen cél szerinti és működési költségekre bontva kell bemutatni, a működési költségeken belül külön soron mutatva ki a felhasználási korlátozás alá eső reklám és marketing költségeket, valamint a tartalékolt összeget. A tartalékolás célját, valamint az átutalt összeg felhasználását szövegesen is be kell mutatni, az utóbbi esetén a felhasználási célok szerinti összegek megjelölésével.
Egy adott évi SZJA 1% kiutalásról szóló elszámolás főszabályként a kiutalás évszámának utolsó két számjegyével jelzett KOZ nyomtatványon, elektronikus úton kell a NAV részére megküldeni a kiutalás évét követő második év május 31-éig.
Például:
Legközelebb 2024. május 31-ig majd a 22KOZ nyomtatványon fogunk adatot szolgáltatni a 21KOZ-ban tartalékolt összeg és a 2022-ben kiutalt összeg vonatkozásában.
Soron kívüli elszámolásra van szükség akkor, ha a civil szervezet:
- jogutód nélkül megszűnik
- a számára kiutalt összegre nem tart igényt, és a regisztrációját meg kívánja szüntetni.
Ennek formája a benyújtás évszámának utolsó két számjegyével jelzett MKOZ nyomtatvány, melyet szintén elektronikus úton kell beküldeni, a döntést követően soron kívül.
Pl: 2023-ben 23MKOZ a nyomtatvány száma.
A megszűnő szervezetnek, aki regisztrált az SZJA 1 %-ra, akkor is be kell ezt a nyomtatványt adnia, ha nincs elszámolandó összege. Azért van erre szükség, mert ezen információ alapján törli az Adóhatóság a szervezetet a regisztrált szervezetek közül, és a továbbiakban nem kaphat SZJA 1 % kiutalást.
A közzétételre további előírás, hogy amennyiben a kedvezményezett civil szervezet rendelkezik általa fenntartott vagy a megbízása alapján működtetett olyan internetes felülettel, amelynek tartalmáért ő felel (a továbbiakban: saját honlap), az adóhatóság részére megküldött dokumentumokat azzal egyidejűleg a saját honlapján is közzé kell tennie, és azt egy évig nem távolíthatja el, így ezt a tényt is ellenőrizheti a hatóság.
Amennyiben a NAV a benyújtásra nyitva álló határidő lejártát követően megállapítja, hogy az SZJA 1% kiutalásban részesült kedvezményezett a KOZ közleményt nem nyújtotta be, illetve a közleményében számszaki hibás adatokat közölt, vagy nem az elszámolandó összeget szerepelteti, felszólítja őt a hiánypótlásra, vagy az elszámolás kijavítására. A kijavítás során a KOZ nyomtatvány minden oldalát újra ki kell tölteni a helyes adatokkal. A nyomtatványon nincs lehetőség jelölni a javítás tényét, illetve a hibajavításra felszólító levélre való hivatkozást tenni, ezeket enélkül kell ismét beküldeni elektronikusan.
Ha a NAV által a kitűzött határidőt elmulasztotta, határozattal kizárja a kedvezményezettet a határozat jogerőre emelkedését követő rendelkező évben a felajánlásokból történő részesedésből.
Amennyiben a NAV egy utólagos ellenőrzés során megállapítja, hogy a kedvezményezett a közleményében valótlan adatot közöl, határozattal szintén kizárja a kedvezményezettet a határozat jogerőre emelkedését követő rendelkező évben a felajánlásokból történő részesedésből és rendelkezik a jogszabályi előírásoktól eltérően felhasznált összeg visszafizettetéséről.
Az adóhatóság mérlegelése szerint a kedvezményezett az Szftv-ben foglalt kötelezettségeinek megsértése esetén az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 220. § (1) bekezdése szerinti mulasztási bírsággal sújtható (500.000 Ft).
Érdemes tehát a nyilvántartásainkat átvizsgálni, és ha szükséges utólag korrigálni az elszámolást. Ez azt jelenti, hogy a kedvezményezett maga kezdeményezi a beadott KOZ közlemény módosítását.