A Microsoft megoldásai sok szervezet számára jelenthetnek alternatívát, hiszen a legtöbben Windows operációs rendszert és Office alkalmazásokat használnak. Megnéztük, hogy mikor érdemes a Microsoft kommunikációs és csapatmunka platformját, a Teamset használni.
A Teams alapvetően három területre nyújt megoldást: a chat funkció a szervezeti belső kommunikációt könnyíti meg; online megbeszéléseket tarthatunk a platformon; és a hatékony közös munka érdekében munkacsoportokat hozhatunk létre, és a felhőben szerkeszthetünk dokumentumokat.
Teams chat
A távmunka egyik nagy kihívása a csapattagok közös munkájában a hatékony és mégis személyes online kommunikáció. Ehhez fontos eszköz lehet egy jó munkahelyi chat szolgáltatás, mint a Teams chat.
- A Teams chatben az emailek áradatához képest sok esetben könnyebben követhető a beszélgetés, az információk könnyen kereshetőek.
- Az emberek jellemzően hajlandóbbak is chaten válaszolni, mivel sokkal lazább kommunikációs csatorna, és nincsenek formai elvárások. Kevésbé hivatalos, könnyebb egyszerűen és kedvesen kommunikálni, akár emojikkal.
- Mivel a Teams az Office 365 teljes rendszerével integrált, akár a chatből közvetlenül is indíthatunk fájlmegosztás, megosztott dokumentumon való közös munkát vagy videóértekezletet.
- A Teams ezen felül egy kontrollált csatorna, adatvédelmi szempontból rendkívül biztonságos.
Teams online értekezlet
Az online megbeszélések mindennapjaink részévé váltak, szinte minden szervezetnek választania kell, milyen felületen tartsa a rendszeres hívásokat. A Teams felületén több olyan funkciót is találunk, amelyek megkönnyítik ezeket a megbeszéléseket.
- A beépített chat és a meetinghez kapcsolódó fájlmegosztás is gördülékeny.
- A Teams mobilról is nagyon jól használható, és a különböző eszközök közötti váltás is egyszerű. Ha például megbeszélés közben valaki kimegy a konyhába, vagy éppen a telefonján található tartalmat szeretne megosztani, könnyen átválthat laptopról mobilra, majd vissza.
- A megbeszélésről felvételt is készíthetünk, amelyet automatikusan a OneDrive-ra menthetünk.
- A Microsoft igyekszik személyesebbé is tenni az online teret: “together mode”-ban például egymás mellé ültethet minket a gép, ami segíthet az oldottabb légkör megteremtésében.
Csapatmunka megoldások
A Teams legnagyobb előnye az integrált rendszer: az Office 365 alkalmazásai, köztük a mindenki által használt Word és Excel, mind integráltak, így könnyen kezelhetővé válnak. Különösen hasznos a munkacsoportok létrehozásának lehetősége is, ha több munkatárssal dolgozunk, és szeretnénk adott projekteket, feladatokat külön kezelni.
Összességében tehát azt látjuk, hogy a Teams használata sok előnnyel járhat olyan szervezetek számára, akik szeretnének egy sokszorosan integrált, jól működő rendszerben együtt dolgozni. Emellett adatvédelmi megfontolásokból is érdemes lehet sok különböző, a biztonságot eltérően kezelő eszköz helyett egy komplex, garantáltan biztonságos megoldás mellett letenni a voksunkat.