A szervezet stratégiájából, vagy az egyes programtervekből kiindulva meghatározzuk, hogy milyen tevékenységekhez keresünk kiegészítő forrásokat.
Ezután nézzük meg, hogy a szervezet jelenleg milyen pénzügyi forrásokkal rendelkezik, illetve ez alapján meghatározzuk, hogy mire lenne még szükségünk szervezeti céljaink, vagy egyes tevékenységeink megvalósításához. Ezt az elemzést elvégezhetjük szervezeti szinten, ahol a teljes szervezet bevételeit, forrásigényeit mérjük fel, vagy projektszinten is, ahol egy projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat vizsgáljuk meg.
Meghatározzuk a jövőbeni várható kiadásainkat (pl. bérek, rezsi költségek, a projektek, programok várható költségei stb.), ebből levonjuk a biztosan befolyó forrásokat (pl. pályázaton elnyert pénzek) és az így kapott maradék lesz az az összeg, melyet forrásszervezési tevékenységgel kell megszereznünk.
Határozzuk meg, hogy milyen időtávra vonatkoznak a célok (pl. 100.000 forint két hónap alatt, vagy 300.000 forint egy év alatt, vagy évente 100.000 forint), ezzel együtt azt is eldöntjük, hogy egyszeri vagy folyamatos forrásszervezési munkáról lesz-e szó.
Igyekezzünk reális, elérhető célokat meghatározni.
A célokat számszerűsítve, konkrétan fogalmazzuk meg, röviden leírva, hogy a forrást mire használjuk fel.
Össze kell állítanunk egy egyszerű, érthető és meggyőző, egy-másfél oldalas leírást az ügyről, tevékenységről illetve programról, amely érdekében forrásokat gyűjtünk. Ezt legegyszerűbben a mit csinálunk?, miért?, kinek /kiért?, miért pont mi?, hogyan?, mikor?, hol?, mennyiért? főbb kérdések megválaszolásával tehetjük meg. Különösen fontos az igény (vagy probléma), valamint a tevékenységeinkkel elérendő eredmény pontos megfogalmazása és bemutatása. A leírást egészítsük ki egy költség- és ütemtervvel, feltüntetve a már rendelkezésre álló pénzügyi és emberi erőforrásokat. Ezt az „alapanyagot” a későbbiekben kiválasztott forrásszervezési módszernek, illetve a célcsoportnak és a kommunikációs eszköznek megfelelően átírva, lerövidítve, akár egy mondattá sűrítve stb. használhatjuk fel, de alapját képezheti egy pályázat megírásának is.
frissítve: 2012.03.28.