Vállalati kapcsolatok

A civil - vállalati partnerségek sokféleképpen erősíthetik a szervezetek tevékenységeit: a vállalati pénzbeni vagy természetbeni adományok felhasználásával nagyobb hatást, több kedvezményezettet érhetünk el és támogathatunk. A vállalatok dolgozói szakértelmükkel, lelkes részvételükkel segíthetik a programjainkat, és a közös együttműködésnek sokszor sokkal nagyobb kommunikációs ereje is van. De hogyan építsük fel a vállalati kapcsolatokat? Mitől lesz hatékony és élő a vállalati partnerségünk? 

Vállalati adományok gyűjtésével kapcsolatban az alábbi kérdésekre talál választ:

1. Vállalati adomány vagy szponzoráció: fogalmi tisztázás
2. Mik a vállalati együttműködések, támogatások formái?
3. Hogyan döntenek a magyar tulajdonú és a globális cégek?
4. Hogyan érjük el a lehetséges vállalati adományozókat?
5. Melyik vállalat támogatná pont az én szervezetemet?
6. Mire figyeljünk a vállalati partnerségi program közben?
7. Hogyan vigyük tovább a vállalati partnerséget?

Az adományozás és a szponzoráció pontos jelentése és a kettő közötti különbség. 

• Adományozás (pénz, természetbeni, szolgáltatás, stb.) esetében a támogató ellenszolgáltatás nélkül biztosítja adományát. A vállalatot, ha a törvényi előírások szerinti adományt nyújt, társasági adókedvezmény illeti meg.
• Szponzoráció: ennek a formának a közvetlen célja az, hogy a vállalat részére reklám lehetőséget biztosítson. Ennek érdekében a szervezetnek és a vállalatnak meg kell állapodnia egy szerződés keretein belül arról, hogy hogyan kell a szponzoráció fejében a szponzorról kommunikálnia (pl. a logójának meg kell jelennie a szórólapokon, plakátokon stb.) Jó ha tudjuk, hogy ez számunkra vállalkozási bevétel lesz (hirdetési szolgáltatás), ellentétben az adománnyal.

A különböző együttműködési és támogatási formák leírása. 

• Pénztámogatás: pl. adományok vagy pályázati pénz a vállalat alapítványán keresztül. Ezek forrása származhat a vállalat költségvetéséből vagy a vállalati dolgozók felajánlásaiból.
• Tárgy és természetbeni adományok: pl. termékek, szolgáltatások, reprezentációs és ajándéktárgyak, ingyenes vagy kedvezményes ingatlan-, iroda-, járműhasználat, leselejtezett számítógépek, bútorok, reklámfelületek stb.
• Egyéb szakmai (pro bono) szolgáltatások: pl. könyvelési, könyvvizsgálati, pénzügyi, adminisztratív, jogi, forrásszervezési illetve marketing és PR támogatás és tanácsadás.
• Önkéntesség: a vállalat munkatársai önkéntes munkát vállalnak a civil szervezetnél vagy a szervezet projekjeinek megvalósításában.
• Cause-related marketing (nemes ügyhöz kapcsolódó marketing): ebben az esetben a vállalat a termék vagy szolgáltatás értékesítését szeretné megnövelni, miközben támogat egy társadalmilag fontos ügyet (pl. minden termék árából 2 forintot egy gyermekmentő szolgálat támogatására fordít).

A vállalati együttműködések formái évről érve változnak a társadalmi, munkerőpiaci, gazdasági trendekhez alkalmazkodva. Jelenleg a vállalati támogatásokat nagyban erősíti, kiegészíti, és sok estben akár fel is váltja a munkatársakat bevonó együttműködések támogatása, a pro bono (szakmai önkéntességen alapuló) partnerség, a helyi közösségeket, fiatalokat megszólító programok támogatása, és a kollégákat bevonó közös döntéseken, közös ötleteken alapuló partnerségek.

Magyar és globális cégek vállalati társadalmi felelősségvállalással kapcsolatos bevett gyakorlatai, döntési szempontjai és szervezeti felépítése. 

• Magyar tulajdonban lévő vállalkozások, vállalatok: Magyar alapítású vállalatok, tevékenységük általában Magyarországot érinti, de vannak külföldre és akár globális szinten szolgáltató magyar alapítású vállalatok is. A tulajdonosi struktúrától függően ezeknek a cégeknek a vezetésében általában magyar származású emberek vannak, akik a helyi társadalmi helyzetre, probélmákra első kézből rálátnak. Civil szervezeti együttműködésükben a következő szempontok lehetnek meghatározók: elsősorban a földrajzi helyzet (a cég központjához, gyártóegységeihez közel tevékenykedő civilek segítése), illetve a cég támogatási stratégiája, amelyeben a cégvezetők személyes érdeklődése is megjelenhet. Az adományozásra szánt keretet a helyi vezetés állapítja meg, a cégvezetésnek nagyobb szabadsága van a döntések meghozatalában.
• Globális cégek helyi vállalatai, központjai: A globális cégek általában globális támogatási politikával rendelkeznek, amelyeket a magyarországi egységek is követnek a helyi támogatási rendszer kialakításakor. Elég gyakori, hogy a helyi cégnek nincs beleszólása a döntésekbe, azok a régiós, vagy a globális központban dőlnek el.

Előfordulhat vegyes rendszer is: a helyi cég rendelkezik egy kerettel és saját - de a globálishoz is igazodó - stratégiával a helyi együttműködések támogatására, és ezen felül a cég globális központjának keretéhez is van hozzáférése, amiből - ha Magyarország is megjelenik mint támogatandó terület - akkor elérhet kiegészítő forrásokat és lehetőséget.

Sokszor a globális cég lehetőséget ad a dolgozóknak önkéntességre (pl. 1-2 fizetett munkanapot) és minden ledolgozott óra után egy pénzbeni keretet biztosít, amit a dolgozó az általa választott civil szervezet számára ajánlhat fel.

A cég rendelkezhet alapítvánnyal is: ebben az esetben a céges alapítványhoz lehet beadni pályázatot, amelyet a cég alapítványának a központja bírál el, amely lehet helyben, vagy a régiós illetve globális központban.

A támogatási döntések így a globális vagy nemzetközi cégeknél nem feltétlenül helyben dőlnek el, és a helyi munkatársaknak nem feltétlenül van befolyásolási lehetőségük.

A támogatási keret kiegészülhet még - sőt sokszor ez helyi szinten akár elérhetőbb is - a HR vagy a kommunikáció által felhasználható keretekkel. Az előbbihez kapcsolódva önkéntes programokkal, pro bono önkéntességgel, az utóbbi esetében pedig nagy média vagy social media nyilvánosságot ígérő programokkal kereshejtük meg a cégeket.

Milyen szempontokat vesznek figyelembe a cégek a döntésnél? az együttműködési forma létezik-e a cég stratégiájában (pl. önkéntesség, adományozás, pro bono önkéntesség, adománygyűjtő akciókhoz való csatlakozás, természetbeni adományok stb.); a civil szervezet által kínált partnerség igazodik-e a stratégiához; földrajzi lefedettség hasonló-e (cég gyártóhelye, központja és a civil szervezet tevékenysége egyezik-e), munkatársak bevonásának lehetősége megfelel-e, közös kommunikáció lehetősége mit ígér a vállalatnak.

• Shared Service Centerek: ezek az egységek a globális vállalatok egyes funkcióinak globális szolgáltatásait végzik (pl. ügyfélszolgálat, pénzügyek, HR szolgáltatások a globális piacra vagy a globális cég egyes országokban / régióban lévő egységei felé). Ebből következően a legtöbb SSC nem végez magyarországi tevékenységet és nem is költ itthon marketingre és társadalmi felelősségvállalásra, mert a piaca globális. Emiatt ők leginkább olyan együttműködésekre nyitottak, amelyek a dolgozók bevonását célozzák meg. Nem szempont számukra a helyi kommunikáció, és gyakran viszonylag kevés kerettel rendelkeznek, viszont nagyon lelkes munkatársakkal, és általában munkatársakból verbuvált társadalmi felelősségvállalással foglalkozó csoporttal.

A vállalati partnerekkel történő kapcsolatfelvétel első lépései

Hogyan lépjünk kapcsolatba először egy vállalattal?

A kapcsolatot legjobb, ha egy emaillel kezdjük, amiben röviden bemutatkozunk, és leírjuk a találkozókérés szándékát. Fontos, hogy már ebben a levélben utaljunk arra, hogy miért pont erre a vállalatra gondoltunk, és milyen típusú együttműködés miatt keressük. A levelet a partnerségi programtól függően a kommunikációs vezetőnek, a HR vezetőnek, vagy a cég igazgatójának címezzünk, ha van külön társadami felelősségvállalással foglalkozó kolléga vagy csoport, akkor őket próbáljuk meg közvetlenül elérni. Az emailt követően pár napon belül telefonáljunk, hivatkozva az emailre, és egy személyes találkozót kérve. Ha a megkereséseket már egy megfelelően szűrt vállalati csoportnak küldjük ki, a vállalatra szabva, akkor van arra esélyünk, hogy létrejöjjön az első találkozó.

Hogyan készüljünk fel az első vállalati találkozóra?

Az első találkozóra a felkészülés már az első kapcsolatfelvétel előtt elkezdődik. Hiszen ekkor térképezzük fel a vállalat és a szervezetünk lehetséges kapcsolódási pontjait, és az együttműködés kialakításának lehetséges módjait.

Az első találkozó célja az, hogy a szervezet és a cég megismerjék egymást alaposabban, és legyen tere egy nyílt beszélgetésnek az együttműködés lehetőségeiről.

Emiatt nagyon fontos, hogy legyenek kérdéseink, akarjunk minél többet megtudni a cég prioritásairól, fókuszairól, az adományozásra, vagy együttműködésre szánt pénzügyi erőforrásokról, és arról is, hogy a vállalat dolgozóit milyen módon, milyen keretek között lehet bevonni az együttműködésbe. Ezen információk alapján tudjuk majd finomítani az elképzeléseinket, esetleg egy a szervezet missziójába illő teljesen új közös program létrehozásával is.

A másik oldalról nézve pedig, az is fontos, hogy a cég is minél élőbb képet kapjon a szervezetünk működéséről és tevékenységeiről. Nem az a fontos, hogy minden területet lefedve mutassuk be a szervezetet, inkább koncentráljunk azokra a területekre, amelyben az együttműködésre számítunk. A bemutatáshoz használhatunk prezentációt, amely akár csak néhány fotót is jelenthet.

Az első találkozó után készítsük el az ajánlatot a cég számára: rövid információ a szervezetről, a közös program rövid bemutatása, a megvalósítás lépései röviden, és a vállalat számára kiemelt előnyök.

Ha már korábban esett szó a támagatási keretről, akkor ezt is tüntessük fel az ajánlatban.

Milyen szempontok alapján térképezze fel egy civil szervezet a lehetséges vállalati támogató, együttműködő partnereket?

• A vállalat a környezetünkben tevékenykedik (pl. a településünkön van telephelye, vagy ott értékesíti termékeit, szolgáltatásait) – gyűjtsük össze a helyi vállalkozások, vállalatok listáját! Ha ez a lista túl hosszú lenne, akkor a többi szempont megvizsgálása után is visszatérhetünk erre.
• A vállalat azt a tevékenységi területet támogatja, amire mi forrásokat szeretnénk szerezni – kutassunk az interneten, keressük meg a vállalatok honlapján a támogatáspolitikát, nézzük meg kiket, illetve milyen feltételekkel támogattak eddig! Illetve fordíva is, nézzük meg, hogy a hasonló profillal rendelkező civil szervezeteket milyen cégek támogatják! Előfordulhat, hogy a szervezet tevékenysége, illetve céljai általánosságban nem illenek bele az adott cég támogatási politikájába, de egy adott projekt kapcsán e két tényező összekapcsolódik.
• A vállalatnak, vagy bizonyos termékeinek ugyanaz a célcsoportja, mint nekünk – gondoljuk végig, hogy a célcsoportunk milyen tipikus termékeket, szolgáltatásokat fogyaszt, és ez alapján válogassunk a vállalatok között!
• A vállalat rendelkezik olyan tudással, termékkel, szolgáltatással stb., amelyet a céljaink elérésére tudunk fordítani (pl. egy gyermekotthon esetében egy bútorgyártó vállalat vagy élelmiszeripari cég) – gondoljuk át milyen nem pénzbeni támogatásra lehet szükségünk, és keressünk ennek megfelelő vállalatokat!
• A vállalat olyan értékeket képvisel, amely a szervezetünk számára is kulcsfontosságú – pl. környezettudatosság, az elesettek segítése – a nagyobb cégek honlapján általában megtalálhatjuk a cég társadalmi felelősségválllalási politikáját, vagy a küldetése, szlogenje alapján tájékozódhatunk a vállalatot vezérlő értékekről.
• A válllalat tőkerős, rendelkezik támogatásra fordítható erőforrásokkal – listázzuk a magas árbevétellel rendelkező cégeket.
• A vállalat vezetőségében, munkatársai között a szervezetünket, vagy a szervezetünknél dolgozó munkatársakat jól ismerő emberek dolgoznak – kérdezzük meg kollégáinkat, ismerőseinket, vegyük számba a szervezettel már valamilyen módon kapcsolatba került vállalatokat! Ez a szempont leginkább abban a fázisban segít, amikor egy adott vállalathoz be szeretnénk jutni, hogy bemutassuk a tervékenységünket, és az együttműködési lehetőségeket. A végső döntésben azonban, az esetek többségében egyáltalán nem a személyes kapcsolatok a döntőek, hanem hogy mennyire illenek össze a vállalat és a civilszervezet elképzelései. A személyes kapcsolatok, amelyek kiakakítására mindenképpen törekedni kell, a bizalomi viszony és a partnerség kialakítása miatt fontosak.

A vállalati partnerség kiépítése után a civil szervezetnek oda kell figyelnie a megvalósítás folyamatában, hogy valódi partnerséget építsen ki, amely előfeltétele az együttműködés elmélyülésének, fenntartásának.

• A partnerség elemeit egy megállapodásban rögzítsük, és figyeljünk arra, hogy ezt a szervezet végig be is tartsa. Bármilyen akadály, probléma esetén azonnal értesítsük a céget, és beszéljük meg, hogy hogyan oldhatjuk fel közösen a felmerült probémákat.
• A partnerség kommunikációra vonatkozó megállapodásaira is figyeljünk oda, készítsünk fotókat, videókat (a megfelelő engedélyek bekérése után), és dokumentáljuk írásban is a programot. A programban résztvevőkkel készítsünk rövid interjúkat, és egy-két idézetet a kommunikációban is használjunk.
• Kérjünk visszajelzést a cégtől a partnerséggel kapcsolatban, és mi is fogalmazzuk meg a tapasztalatainkat: ez segíti a későbbiekben a partnerség formálását.
• Az adományok felhasználásáról pontosan számoljunk el, annak megfelelően, ahogyan ezt a cég kéri. Ha nem kéri, akkor is természetesen a könyvelésben legyen nyomonkövethető az adományok felhasználása.
• A partnerség kialakításakor, és a fenntartásakor is nagyon fontos a személyes kapcsolatok elmélyítése, lehetőleg a vállalat több munkatársával is. Hívjuk meg a partnereket a rendezvényeinkre, vonjuk be őket a szervezet tevékenységébe, és folyamatosan egyeztessünk a közös program megvalósításáról.

A vállalati partnerségi program zárásakor a szervezetnek be kell számolnia az adományozó felé a támogatás felhasználásáról. Nagyobb támogatás, vagy hosszabb kapcsolat esetén a személyes találkozó, a program közös értékelése is hasznos, és egy értékelő beszélgetés lehetőséget teremt a további együttműködés kialakítására is. Ha egy cég egyszer már támogatta a szervezetünket, és pozitív kimenetelű volt az együttműködés, akkor sokkal könnyebben alakíthatunk ki új közös programot. Ezért nagyon fontos, hogy a meglévő vállalati partnerségeket folyamatosan ápoljuk, rendszeresen tartsuk a kapcsolatot, és a vállalati elképzelésekről, irányokról folymatosan tájékozodjunk. Ezen felül fontos, hogy tudatosan és folymatosan (negyed- féléves peridósokban) hírt adjunk magunkról, és keressük a kapcsolódási lehetőségeket.