A hirtelen jött digitalizáció során szinte mindenkinek meg kellett barátkoznia az online megbeszélésekkel, a közös, online elérhető munkafelületekkel, a bátrabbak pedig feladatkezelőt vagy digitális aláírást biztosító programokat is bevetettek. Összesítettük saját tapasztalatainkat és körbekérdeztünk pár szervezetnél, ki mit tervez megtartani az újdonságok közül. 

„A Zoomot. De az igazsághoz hozzátartozik, hogy a téli félévben, mi 90%-ban amúgy is otthonról dolgozunk, és hetente csak egyszer találkozunk. Ez azt is eredményezi, hogy sokat telefonálunk, kommunikálunk egymással e-mailen, telefonon. A Zoom szerepe erősödni fog egy picit, kivált pár személyes találkozót, és telefont.” Válaszolta az egyik megkérdezett szervezet arra a kérdésre, hogy tervezik-e valamelyik, az online működés során bevált eszközt a későbbiekben is használni. 

A nonprofit.hu Zoom használatáról szóló cikke a legnépszerűbbnek bizonyult az elmúlt időszakban, ami jelzi, hogy a szervezetek nagy mértékben használják.

Mi a NIOK-nál úgy gondoljuk, hogy az online megbeszélések kisebb egyeztetésekre valószínűleg később is megmaradnak, főleg, mert mára már természetessé vált, a vészhelyzet előtti idegenkedés a múlté, de a fontosabb kérdéseket továbbra is jobb személyesen megbeszélni. 

A belső kommunikáció változásán kívül valószínűleg a munkaszervezésen is nyomot fog hagyni az elmúlt pár hónap.

Sok szervezetnél az addig bevált egyeztetési, kommunikációs módszerek a feladatmegosztásban és átadásban is nehézkessé váltak. Ez több szervezetnek is lökést adott arra, hogy a munkaszervezési folyamatait átgondolja, strukturáltabbá, követhetőbbé tegye. 

Ahogy egy korábbi cikkünkben írtuk, a feladatkezelő, vagy projekt menedzsment eszközök célja, hogy a szervezet munkája során felmerülő tennivalókat nyilvántartsa: egyrészt az egyes munkatársak számára segít eligazodni és priorizálni a saját feladataik között, másrészt a csapattagoknak és projektvezetőknek segít átlátni, hogy áll egy adott folyamat, hol lehetnek megakadások, csúszások. Hiszen, bár sok mindent képesek vagyunk fejben (vagy a jól bevált jegyzeteinkben) tartani, vagy ha alkalmunk van rá, gyorsan összedugni a fejünket egy-egy gyors egyeztetésre, helyzettisztázásra, egy ponton túl eljön a pillanat, amikor minden erőfeszítésünk ellenére eluralkodik a káosz.

Mi is belevágtunk egy új rendszer kiépítésébe az online munka összehangolására, amint a személyes egyeztetések lehetősége csökkent, és egyértelmű sikert aratott nálunk az Asana feladatkezelő. Mindenképpen megtartjuk a jövőben is, mivel nagyon jól működik, valós segítséget nyújt a feladatkezelésben.  A rendszer előnyei már alkalmazásának kezdeti fázisában is annyira egyértelműek voltak, hogy felülírt minden nehézséget, amelyet egy új rendszer megtanulása jelent.

Közös dokumentumok elérése, rendszerezése

A szervezeti és munkadokumentumok közös létrehozására és rendszerezésére valószínűleg a legtöbb szervezet tett már eddig is lépéseket, a jelenlegi helyzet mégis okozhatott meglepetéseket. 

Minden szervezet eddigi rendszereihez képest más-más szinten élte át, hogy hirtelen kellett rendet vágni ezen a téren is. Azoknál a szervezeteknél, amelyek információszervezési folyamatában nagy szerepet játszott a személyesség, vagy a felhő alapú rendszerek kezdetlegesebb szinten álltak, meredekebb váltást kellett végrehajtani.

Pl. az eddig irodai szerveren tárolt adatokat nem érték el otthoni gépeiken a munkatársak, és ezért rohamtempóban kellett kiépíteni a VPN hálózatokat, vagy a felhőben tárolt dokumentumok rendszerezettsége nem volt olyan fokú, hogy az a távmunka alatt is szolgálja a hatékony közös munkát, és szükségessé vált a dokumentumok magasabb szintű közös rendszerezése. Ezt szolgálta pl. a Google Drive-on dokumentumokat tároló szervezeteknél a megosztott mappák helyett a megosztott meghajtók használata, ahol nem csak a mappákon belül van közös rendszer, így a mappákat a saját meghajtójukon kezelik a munkatársak, hanem az egész szervezeti munkafolyamat közös rendszerben dokumentált a drive-on is. A NIOK közös meghajtóra való korábbi váltása a távmunka során is jól jött a távoli munkavégzés és a csoportmunka során. A megosztott meghajtó funkció extra, viszont a Google for Nonprofits program tartalmazza, ami elérhető a CivilTech programban, így civil szervezetek ingyen használhatják.

Jó hír, hogy ezek az energiabefektetések nem vesztek kárba, és bár a korábbi munkafolyamatok esetleg visszaállnak, egy nagyobb fokú rendszerezettséggel mennek tovább. 

Események, képzések online térbe helyezése

Az elmúlt pár hónapban gombamódra megszaporodott az online képzések száma a civil szférában is.

Mi is sikerként éltük meg, hogy egy-egy képzésünkön ebben a formában többen részt tudtak venni, mert sem a terem befogadóképessége nem korlátozta a jelenlévők számát, sem pedig az utazási idő nem vette el a résztvevők kedvét. Úgy gondoljuk, hogy egy-egy kisebb témát feldolgozó képzés esetén továbbra is jól működhet az online tér a hagyományos, személyes megjelenés mellett vagy helyett, ráadásul sokan már beleszoktak, nem idegenkednek attól, hogy ilyenen vegyenek részt. 

A nagyobb léptékű, workshop szerű események, amelyek sokszor a személyes élményekre alapoznak, vagy pedig az ünnepségek, amelyek a közös sikerek személyes varázsát jelenítik meg, viszont jobb helyen vannak az eddig megszokott keretek között.

Az online képzések kialakításában segít Hogyan tartsunk hatékony webinárt Zoom-on webinárunk, amely továbbra is megtekinthető!

Papír vs online dokumentumok

Több szervezet a mostani pár hónapban teljes mértékben átállt az elektronikus aláírásra, vagy szerződési feltételeinek olyan szintű módosítására, amely lehetővé teszi a szkennelt aláírások vagy egyéb megrendelések elfogadását. Hogy hányan állnak vissza a papír alapon postázott és postafordultával visszaküldött szerződésekre szolgáltatásaik során, még nem tudható.

Természetesen ez a pár hónap rövid volt ahhoz, hogy a szervezetek nagy részénél jelentős változás következzen be ezen a téren, de azok a civil szervezetek, amelyek szolgáltatnak és sok szerződést kötnek, valamilyen változáson biztos, hogy keresztülmentek ebben az időszakban, amely nyomot hagy a következő hónapok gyakorlatára is.

A CivilTech-ben elérhető Docusign program kapcsán írtunk arról, hogy milyen lehetőségek vannak az elektronikus aláírásra.

Távoli munkavégzés, mint munkaszervezési norma

A távoli munkavégzés rutinszerűvé vált, ezen a területen is felmerül a kérdés: mit tartsunk meg belőle? Mi érezzük a szükségességét, hogy közös fedél alatt végezzük a munkánk egy részét, de biztosan szabadabb kereteket fogunk adni ennek a munkavégzési lehetőségnek, mivel sok esetben jól bevált. Ez természetesen a munkatárs személyiségétől is függ, nem mindenki tud vagy szeret otthonról dolgozni. Hogy mit kell átgondolni a távoli munkavégzéssel, visszaállással kapcsolatban a szervezetek vezetőinek, korábbi cikkünkben volt szó.

Az otthoni munkavégzés - videókonferenciák technikai és emberi vonatkozásai, online képzések, stb. - különböző vonatkozásairól több cikket megjelentettünk, amelyek a Tudástár Távmunka témája alatt érhetőek el.