Az AI pályázítírában történő használatáról először 2024-ben írtunk a nonprofit.hu-n.

Azóta rengeteget változott a AI felhasználhatósága, funkciói, és a civil szervezetek munkatársainak gyakorlottsága, felhasználói képességei is.

Nézzük meg, mi is változott azóta:

• Két éve a fő következtetésünk az volt, hogy az AI nem jelent komoly segítséget a pályázatírás folyamatában. Ezt érdemes mára finomítani: az AI ma sem helyettesíti a pályázatírót vagy a hivatalos pályázatfigyelést, de több munkafázisban már valódi időnyereséget adhat.
• A Copilot, Gemini és Perplexity ma már nem csak angol nyelvű vagy kísérleti eszközként említhető: dokumentumfeltöltésben, forrásolt keresésben, Google/Microsoft dokumentumok kezelésében és magyar nyelvű munkában is sokkal használhatóbbak lettek.
• Sokat fejlődött a tudatosság az adatvédelemben, az AI-használat átlátható jelzésében, a forrásellenőrzésben, és az eredmények emberi validálásában, de még mindig nagyon fontos ezek tudatosítása
• Az AI fejlődésével a pályázatírás során már nem csupán a szövegek értelmezésében és generálásában nyújt segítséget. Az Excel-, költségvetés- és elszámoláskezelés ma már a legjobban automatizálható pályázati részfeladatok közé tartoznak.

Az alábbiakban végigvesszük, hogy a ChatGPT, a Microsoft Copilot, a Google Gemini, a Perplexity és más generatív AI-eszközök hogyan tudják támogatni a pályázatírás folyamatát.

Mára már nem csupán szöveggenerálásra alkalmasak. Egyre több felületen tudnak weben keresni, fájlokat elemezni, táblázatokkal dolgozni, hosszabb dokumentumokat összefoglalni, Word/Excel/PDF-formátumú anyagokat létrehozni, illetve meglévő dokumentumokból ellenőrzőlistákat készíteni.

Ahogy a Pályázatírás civileknek cikkünkben írjuk, az AI rengeteg segítséget tud már nyújtani, de nem érdemes átesni a ló túloldalára. Egy pályázatnak a szervezet múltjára, értékeire, tapasztalatára, céljaira kell épülnie, és fontos, hogy a tervezett program, tevékenységek a szervezet tudatosan átgondolt vállalásaiból eredjenek. Ha ezek az alapok megvannak, az AI jól körülhatárolt feladatokra használva érdemben gyorsíthatja a pályázati munkát, de továbbra sem váltja ki a pályázatírót, a szakmai döntéshozót, a pénzügyest vagy a hivatalos pályázati forrásokat.

A pályázás teljes folyamata mentén nézzük át az eszközök használhatóságát:

• pályázatok keresése
• pályázatok értelmezése
• pályázatok megírása és dokumentáció kitöltése
• pályázati anyag ellenőrzése
• költségvetés, elszámolás és Excel-fájlok kezelése
• adatvédelem és átlátható AI-használat

Milyen eszközökről beszélünk 2026-ban?

A konkrét modellnevek és csomagok gyorsan változnak, ezért a gyakorlatban nem az a legfontosabb, hogy éppen melyik verziószámot használjuk, hanem az, hogy az adott eszköz képes-e az adott feladatra: keres-e friss forrásokban, tud-e fájlokat olvasni, megőrzi-e a dokumentum formátumát, ad-e visszakereshető hivatkozásokat, és milyen adatkezelési feltételekkel használható.

Eszköz	Mire lehet hasznos pályázatoknál?	Mire figyeljünk?
ChatGPT	Kiírások összefoglalása, dokumentumfeltöltés, vázlatírás, ellenőrzőlisták, Excel- és adatelemzés, stiláris javítás.	A válaszokat, hivatkozásokat, határidőket és számításokat ellenőrizni kell. A feltöltési limitek és funkciók csomagonként változhatnak.
Microsoft Copilot / Microsoft 365 Copilot	Word-, Excel-, PowerPoint-, Outlook- és OneDrive-környezetben különösen hasznos lehet szervezeti dokumentumokból való munkára, szöveg- és táblázatjavításra.	Sok funkció előfizetéshez, szervezeti beállításhoz vagy adminisztrátori engedélyhez kötött. A végső dokumentumot mindig meg kell nézni kézzel is.
Google Gemini / Workspace Gemini	Google Docs, Sheets, Slides, Drive és Gemini Apps környezetben dokumentumok elemzésére, fájlgenerálásra, fordításra, összegzésre és táblázatos munkára használható.	A nyelvi és funkciótámogatás funkciónként eltérhet. Érdemes kipróbálni, hogy magyar nyelven az adott feladatra mennyire megbízható.
Perplexity és más forrásolt keresők	Gyors tájékozódásra, webes források összegyűjtésére és első pályázati shortlist készítésére hasznos lehet.	Nem hivatalos döntési forrás. A pályázati kiírás végleges verzióját mindig az eredeti kiírónál kell ellenőrizni.

1. Pályázatok keresése

Az AI ma már sokkal jobb első körös tájékozódásra, mint korábban, különösen akkor, ha webes kereséssel és forrásmegjelöléssel dolgozik. Ennek ellenére továbbra sem érdemes kizárólag AI-ra bízni a pályázatfigyelést. A civil szervezetek számára releváns pályázatok keresésénél továbbra is a hivatalos kiírói oldalak, a nonprofit pályázatfigyelők (pl. nonprofit.hu pályázati oldala) és a szakmai hírlevelek jelentik a biztonságos alapot.

Hogyan használd?

Az AI-t ne „végső pályázatfigyelőként”, hanem szűrőként és asszisztensként használd. Kérhetsz tőle rövidlistát, összehasonlító táblázatot vagy jogosultsági előszűrést, de minden találatnál külön ellenőrizni kell az eredeti kiírást, a beadási határidőt, a jogosultsági feltételeket, a támogatási összeget és a pályázati dokumentáció legfrissebb verzióját.

Példaprompt:

Keress 2026-ban aktuális pályázati lehetőségeket magyarországi civil szervezetek számára oktatási és közösségfejlesztési témában. Csak olyan találatot listázz, amelynél meg tudod adni az eredeti kiíró hivatalos linkjét, a beadási határidőt, a jogosult pályázók körét, a támogatási összeget és azt, hogy mikor ellenőrizted az információt. Amit nem tudsz biztosan ellenőrizni, jelöld „nem ellenőrzött” státusszal.

Fontos: a mesterséges intelligencia továbbra is képes elavult, hibás vagy félreértelmezett pályázatokat felsorolni. A hallucinációk kockázata kisebb, ha forrásolt webes keresést kérünk, de nem szűnik meg. Határidőt, jogosultságot és pénzügyi feltételeket soha ne vegyünk át ellenőrzés nélkül.

2. Pályázatok értelmezése

A többoldalas pályázati kiírások, útmutatók, mellékletek és szerződésminták értelmezése ma az AI egyik leghasznosabb pályázati felhasználási területe. A legtöbb modern eszköz képes PDF-ek, Word-dokumentumok, táblázatok vagy weboldalak alapján összefoglalót, checklistet vagy kérdés-válasz formátumú értelmezést készíteni.

Különösen hasznos lehet akkor, ha a kiírás hosszú, több mellékletből áll, idegen nyelvű, vagy gyorsan kell eldönteni, hogy egy szervezet egyáltalán jogosult-e a pályázásra.

Hogyan használd?

Töltsd fel vagy linkeld be a pályázati kiírást, majd nagyon konkrét, ellenőrizhető kérdéseket tegyél fel. Kérd meg az eszközt, hogy minden állításnál jelölje, a dokumentum melyik oldalán vagy melyik fejezetében találta az információt.

Példák:

• A csatolt dokumentum egy pályázati kiírás. Kérlek, listázd az összes jogosultsági feltételt. Minden feltételnél add meg, hogy pontosan melyik oldalon vagy fejezetben szerepel.
• Listázd, milyen dokumentumokat kell benyújtani. Készíts külön oszlopot a dokumentum neve, benyújtási formája, határideje, eredeti forráshelye és kockázati megjegyzések számára.
• A csatolt pályázati kiírás mellé feltöltöm az alapítványunk nyilvános beszámolóját és alapszabályát. Ellenőrizd, hogy a dokumentumok alapján megfelelünk-e a pályázati feltételeknek. Ha valamelyik feltétel nem dönthető el egyértelműen, jelöld „emberi ellenőrzést igényel” státusszal.
• Készíts egy egyoldalas vezetői összefoglalót arról, hogy érdemes-e beadnunk ezt a pályázatot. Térj ki a határidőre, támogatható tevékenységekre, várható adminisztrációra, kockázatokra és nyitott kérdésekre.

Adatvédelmi megjegyzés: nyilvános pályázati kiírásokat bátran lehet elemeztetni. Személyes adatokat, érzékeny szervezeti dokumentumokat, belső költségvetést, szerződéseket vagy támogatotti adatbázist csak akkor tölts fel, ha az adott eszköz és előfizetés adatkezelési feltételei ezt lehetővé teszik, és a szervezet belső szabályai is engedik. Ha bizonytalan vagy, anonimizálj: töröld a neveket, e-mail-címeket, telefonszámokat, számlaszámokat, személyes történeteket.

Fontos: a dokumentumértelmezésnél is ellenőrizni kell az AI válaszát. Előfordulhat, hogy rossz oldalszámot ad, összekever feltételeket, vagy a pályázati útmutató egy régebbi verziójából következtet. A jó gyakorlat az, hogy a végső checklistet mindig valaki összeveti az eredeti kiírással.

3. Pályázat megírása és pályázati dokumentáció kitöltése

Fontos kiemelni, hogy a pályázati programot, vállalásokat, ötleteket a szervezet rakja össze. Nem csak azért, mert a pályázatkiírók könnyen kiszúrják az AI-szagú, általánosnak tűnő pályázatokat, hanem azért is, mert a programot majd a szervezetnek kell megvalósítania, és ezt felelősen kell átgondolnia, összeállítania.

Ha az ötlet, programváz megvan, akkor a részletek kidolgozásában, szövegezésében sokat segíthet az AI. Ha megvan a pályázati gondolatváz, projektleírásunk, korábbi hasonló pályázatunk, éves beszámolónk, stratégiai dokumentumunk, honlapunk, az AI ma már kifejezetten jól használható első pályázati vázlat készítésére. Nem az a cél, hogy „helyettünk írja meg” a pályázatot, hanem hogy gyorsan előállítson egy szerkeszthető első verziót, amit a szakmai csapat pontosít.

Az AI különösen hasznos lehet abban, hogy a korábbi anyagokból összegyűjtse a releváns információkat, átfogalmazza a szöveget az adott pályázati szempontrendszerre, rövidítsen karakterlimit szerint, vagy több alternatív megfogalmazást adjon egy-egy nehezebb kérdésre. Akkor is nagy segítség, ha korábban elutasított pályázatot alakítunk át, és rendelkezésre állnak az értékelés visszajelzései.

Nem mindegy, hogy egy adott pályázat milyen jellegű leírásokat vár a pályázótól. A rövid, tömör, pontos megfogalmazást igénylő pályázatoknál, ahol minden egyes mondatnak súlya van, sokkal nagyobb a jelentősége az egyéni, személyes döntéseknek, a szervezet érvrendszerének.

Hogyan használd?

A pályázati adatlap kitöltéséhez először add meg a forrásokat és a szabályokat. Minél pontosabb az instrukció, annál kisebb a kockázat, hogy az AI kitalál adatokat vagy rossz helyre teszi őket.

Példapromptok:

• A csatolt pályázati adatlapot töltsd ki az alapítvány honlapján és a csatolt éves beszámolóban szereplő információk alapján. Semmilyen adatot ne találj ki. Amelyik mezőhöz nincs egyértelmű forrás, hagyd üresen, és külön listázd a hiányzó információkat.
• A csatolt korábbi pályázati anyag (nevezzük meg az egyéb anyagokat is, amelyeket megadunk) alapján készíts első vázlatot az új pályázati adatlap szöveges kérdéseire. Minden válasznál jelezd, melyik korábbi anyag melyik részéből dolgoztál.
• Írd át a projektleírást 1800 karakterre úgy, hogy megfeleljen a kiírás értékelési szempontjainak. Őrizd meg a tényadatokat, de javítsd a szerkezetet, a fókuszt és az érthetőséget.
• Készíts három különböző hangvételű verziót ugyanarra a válaszra: egy hivatalosat, egy közérthetőbbet és egy rövidebb, adatközpontú változatot.

Ha a pályázatot letölthető Word-, Excel- vagy PDF-dokumentumban kell leadni, egyes AI-eszközök ma már képesek dokumentumokat módosítani vagy új fájlokat generálni. A formátummegőrzés azonban továbbra sem hibátlan: előfordulhatnak elcsúszott táblázatok, rossz cellába került válaszok, megváltozott betűtípusok vagy hibás képletek. Ezért a visszakapott fájlt mindig végig kell nézni, lehetőleg nemcsak a szöveg, hanem a formátum és a fájltechnikai megfelelés szempontjából is.

Ne feledjük: az AI nem ismeri automatikusan a szervezetünk belső működését, stratégiai prioritásait, érzékenységeit és döntési szempontjait. A pályázat szakmai logikájáért, vállalásaiért és költségvetéséért továbbra is a szervezet felel.

4. Pályázati anyag ellenőrzése

A kész vagy félkész pályázati dokumentáció ellenőrzésére az AI ma már az egyik legjobb támogatóeszköz. Nemcsak helyesírást és stílust tud javítani, hanem képes ellentmondásokat keresni, összevetni a válaszokat a kiírás értékelési szempontjaival, hiányzó dokumentumokra figyelmeztetni, vagy „kritikus bírálóként” végigolvasni a pályázatot.

Hogyan működik?

• Kérj nyelvi és stiláris javítást úgy, hogy az AI külön listázza a változtatásokat.
• Kérj tartalmi ellenőrzést a pályázati értékelési szempontok alapján.
• Kérj megfelelőségi checklistet: beadandó dokumentumok, mellékletek, aláírások, határidők, kötelező nyilatkozatok.
• Kérj kockázati visszajelzést: mi az, amit egy értékelő gyengének, hiányosnak vagy túl általánosnak találhat?

Példaprompt:

Csatolom a kész pályázati szöveget és a pályázati kiírást. Kérlek, ellenőrizd három szempontból: 1) megfelel-e a kiírás értékelési szempontjainak, 2) vannak-e benne ellentmondások vagy hiányzó információk, 3) hol lehetne konkrétabb, mérhetőbb vagy meggyőzőbb. A javaslatokat táblázatban add vissza: probléma, érintett rész, javasolt javítás, súlyosság.

Ez a munkafázis jellemzően nagyobb időnyereséget ad, mint az első szövegverzió megíratása. Egy jó AI-ellenőrzés segíthet észrevenni azokat a részleteket, amelyek beadás előtt emberi szemmel is könnyen elsiklanak.

5. Elszámolások, költségvetés és Excel-fájlok kezelése

A táblázatok, költségvetések és elszámolások kezelése 2026-ra az AI egyik legerősebb gyakorlati felhasználása lett a pályázati munkában. A ChatGPT, a Copilot és a Gemini típusú eszközök egyre jobban tudnak táblázatokat elemezni, képleteket magyarázni, hibákat keresni, kategorizálni, összesíteni és grafikonokat vagy vezetői összefoglalókat készíteni.

Mire használható?

• költségvetési sorok ellenőrzésére és kategorizálására;
• duplikációk, üres mezők, hiányzó számlaadatok keresésére;
• képletek magyarázatára és hibakeresésére;
• támogatási intenzitás, önerő, keretek és részköltségek ellenőrzésére;
• elszámolási táblázatokból rövid pénzügyi narratíva készítésére;
• különböző forrásfájlok összevetésére, például költségvetés vs. számlalista vs. főkönyvi kivonat.

Példaprompt:

Csatolom a pályázati költségvetést és az elszámolási táblázatot. Kérlek, ellenőrizd, hogy az elszámolt tételek összhangban vannak-e az eredeti költségvetési sorokkal. Keresd meg az eltéréseket, duplikációkat, hiányzó számlaadatokat és a kerettúllépéseket. A végén készíts vezetői összefoglalót arról, hogy mi igényel emberi ellenőrzést.

Fontos: pénzügyi és könyvelési döntést ne bízzunk kizárólag AI-ra. Az AI jó ellenőrző asszisztens, de nem helyettesíti a könyvelőt, a pénzügyi vezetőt és a támogató elszámolási útmutatóját. A képleteket, összegeket és kerekítéseket mindig ellenőrizni kell.

6. Adatvédelem, átláthatóság és etikus használat

A pályázati munka során az AI-használat legnagyobb kockázatai nemcsak technikaiak, hanem adatvédelmi, hitelességi és felelősségi kérdések is. A szervezeti dokumentumok, munkavállalói adatok, kedvezményezetti történetek, pénzügyi táblák és szerződések gyakran tartalmaznak személyes vagy bizalmas információkat.

Jó gyakorlatok:

• Nyilvános kiírásokkal, nyilvános beszámolókkal és weboldalszövegekkel lehet a legkisebb kockázattal dolgozni.
• Személyes vagy érzékeny adatot csak akkor tölts fel, ha a szervezet belső szabályai és az adott AI-szolgáltatás adatkezelési feltételei ezt lehetővé teszik.
• Anonimizáld a dokumentumokat: nevek, e-mail-címek, telefonszámok, lakcímek, számlaszámok, személyes történetek törlése vagy általánosítása.
• Őrizd meg a pályázati döntések emberi kontrollját: az AI adhat javaslatot, de a szakmai és pénzügyi vállalásokról a szervezet döntsön.
• Vezess belső nyomkövetést: melyik dokumentumot, milyen célra, milyen eszközben, mikor használtátok.

Átláthatóság:

Az EU AI Act átláthatósági szabályai 2026 augusztusától külön figyelmet irányítanak az AI által generált vagy módosított tartalmak jelölésére. Pályázatoknál ezért érdemes ellenőrizni, hogy a kiíró előír-e AI-használati nyilatkozatot, forrásmegjelölést vagy tiltást. Ha nincs külön előírás, akkor is jó belső gyakorlat lehet jelezni, hogy az AI-t asszisztensként, emberi ellenőrzés mellett használtátok.

A lényeg: ne az AI írja „helyettünk” a valóságot, hanem segítsen jobban, pontosabban és ellenőrizhetőbben megfogalmazni azt, amit a szervezet ténylegesen csinál.

Mit használjunk mire?

Feladat	AI-használat hasznossága	Emberi ellenőrzés szükségessége
Pályázatok első körös keresése	Közepes	Nagyon magas
Hivatalos kiírás értelmezése	Magas	Magas
Jogosultsági checklist készítése	Magas	Nagyon magas
Első szövegvázlat	Magas	Magas
Nyelvi-stilisztikai javítás	Nagyon magas	Közepes
Költségvetés- és Excel-ellenőrzés	Magas	Nagyon magas
Végső döntés beadásról vagy vállalásokról	Alacsony	Teljesen emberi döntés

Záró gondolat

Az AI-eszközök ma már nem pusztán izgalmas kísérletek a pályázati munkában. Jól használva gyorsíthatják a keresést, a megértést, a vázlatírást, az ellenőrzést és a táblázatos munkát. A legnagyobb értéket ott adják, ahol sok dokumentumot kell gyorsan átlátni, sok feltételt kell listázni, vagy sok szöveget kell egységesíteni.

A legfontosabb szabály ugyanakkor nem változott: a pályázatokban a pontosság, a hitelesség és a felelősség nem automatizálható teljesen. Az AI legyen segítő asszisztens, ne döntéshozó. A végső szövegért, adatokért, vállalásokért és beadásért mindig a szervezet felel.

A cikk a nonprofit.hu 2024-ben írt AI használata pályázatokban – előnyök és hátrányok cikkének (szerző: Tóth Kata) AI általi frissítése alapján készült.