Segítség a továbblépéshez

 

Amikor adománygyűjtésről beszélünk az adatbázis kapcsán, azt látjuk, hogy a civil szervezetek különböző szinten  állnak adatbázis menedzsment téren.

Szeretnénk iránymutatást adni, hogy hova tudsz fordulni segítségért ha szeretnél adatbázis használni adománygyűjtésre, milyen rendszerek, milyen eszközök állnak jelenleg rendelkezésre a piacon. 

Az adatbázis menedzsmentnek különböző szintjei vannak: 

 

Adott célok és adatbázis nagyság mentén megteszi egy tömeges levélkiküldő szolgáltatás, amelyet kombinálsz meglévő excel adatbázisaiddal, esetleg összekötsz honlapoddal. Ezek a rendszerek tudnak: 

  • nagy mennyiségű mail címre levelet küldeni
  • a kiküldésről riportokat készíteni
  • némi automation-t végezni (pl. válasz mail küldése, nem megnyitókra kiküldés…)

Figyelem! A gmail-es levelező rendszered vagy más céges levelező szervert ne használjatok sok levél kiküldésére, mert könnyen leminősíttetheted a küldő szervert, ami azt eredményezi, hogy később sima munka üzeneteid sem érnek célba akár egy címzettnek sem, spam-be kerülnek.

 

Ilyen népszerű tömeges levélküldő rendszerek pl.: 

https://help.sendinblue.com/hc/en-us

https://mailchimp.com

https://help.activecampaign.com/hc/en-us/articles/218790107-Non-profit-discount

https://www.getresponse.com



Ezek a rendszerek leginkább pár százas vagy 1 - 2 - 3 ezres adatbázis esetén tesznek jó szolgálatot, illetve akkor ha manuálisan állítasz be kampányokat, küldesz ki hírlevelet, de ennél komplexebb adománygyűjtéshez kapcsolódó folyamatokat nem szeretnél menedzselni. Ha érzed magadban a potenciált, hogy ennél a szintnél feljebb lépj, automatizált folyamatokat használj, növeld jelentősen adatbázisodat, donor journey-t építs ki, illetve más jellegű tevékenységeket is ebben a rendszerben kezelj (adatbázis építés, adományriportok, eseményszervezés, önkéntes mgmt, vállalati kapcsolatok, stb..), akkor akár kezdetben is érdemes elgondolkodni az összetettebb adatbázis kezelő és egyben levélkiküldő rendszerként is használható CRM rendszerekben. 

 

Fejlettebb adatbázis menedzsment terén, mely már bonyolultabb adományozói utak kiépítésére és adataid más irányú kezelésére is alkalmas,  szükséged lesz a fent említett CRM rendszerre, mely képes már: 

  • komolyabb adattartalom kezelésére (pl. kontaktjaid forrásának kezelése (látod ki, mikor került be az adatbázisba, milyen forrásból), adatok közti kapcsolatok rögzítése (pl. céghez kapcsolódó kontaktok, felelős), kontaktokhoz kötődő aktivitások figyelése (ki mikor milyen leveleket kapott, adott kontakt adatlapján egy helyen látható pl. hogy önkéntes, adományozó, hírlevél feliratkozó, mikor milyen leveleket kapott, arra hogyan reagált, adományozott-e stb..), donor journey-k kialakítása (rendszeres adományozók toborzására alkalmas automatizált levélfolyam, mely megfelelő triggereken alapul), adomány riportok készítésére, szűrések, szegmentálások (mindenki csak a neki releváns tartalmakat kapja a rendszertől, excelben kézzel már nem követhető célcsoportok kialakítására), adatbázis automatikus frissítése (pl. az adományok, adományozók, feliratkozók adatai automatán kerülnek a rendszerbe), némelyik rendszer esetében - nem mindegyik alkalmas rá: petíciók, események kezelésére (automata regisztrációs folyamat, válaszlevelek generálása) stb.)

 

Ilyen CRM rendszerek pl.

 

Jó tanács: mindig informálódj, hogy van-e a rendszerüzemeltetőnek nonprofit tapasztalata, civil ügyfelei, illetve tud-e fundraising szakmai támogatást is adni a rendszerüzemeltetésen túl. A webshopok támogatására, for profit célra kifejlesztett CRM rendszerek nem minden esetben fedik le a nonprofit igényeket, hiányoznak bizonyos funkciók)

Szintén fontos szempont, hogy a rendszer használatért külön és az üzemeltetésért is kell-e fizetni, vagy csak az üzemeltetésért (ez open source rendszerek esetében a rendszerhasználat ingyenes), saját fejlesztésű rendszerek esetében vannak szolgáltatók, akik adnak nonprofitoknak kedvezményt, ezt is érdemes körbejárni.

A CRM rendszer akkor működik hatékonyan, ha tömeges levélkiküldő szolgáltatás is van hozzá kapcsolva, erről is érdeklődj a szolgáltatónál!