Korábban a járványügyi korlátozások enyhítése ellenére az akkor hatályban lévő 502/2020. (XI. 16.) Korm. rendelet melyre a az alábbi cikk és a hanganyag is hivatkozik, még nem tette lehetővé a személyesen megtartandó testületi üléseket, időközben azonban e kormányrendelet módosításra került, melyről bővebben ITT olvashat.

A fontosabb, ebben a cikkben olvasható kérdések és válaszok mellett a webinár teljes hanganyaga meghallgatható. 

Gyakran hivatkozott rendeletek: 

502/2020-  veszélyhelyzet során a személy- és vagyonegyesítő szervezetek működésére vonatkozó eltérő rendelkezések újbóli bevezetéséről

484/2020-veszélyhelyzet idején alkalmazandó védelmi intézkedések második üteméről

Ülésezhet-e a most, veszélyhelyzet idején a döntéshozó szerv? 

Igen, de akkor is tarthat online ülést vagy szavazhat írásban, ha egyébként a létesítő okirat ezt nem engedi meg.

Üléshezhet-e a kuratórium, az egyesületi elnökség? 

Igen, de az ügyvezetés akkor is tarthat online ülést, ha egyébként a létesítő okirat ezt nem engedi meg.  

Ha online vagy levélben tartunk gyűléseket (kuratóriumit, közgyűlést, elnökségit), milyen szabályoknak kell megfelelni?

Abban az esetben is tarthat a döntéshozó szerv és az ügyvezetés is online ülést, levélben vagy emailben történő szavazással, hogyha egyébként a létesítő okirat ezt nem tenné lehetővé. A kormányrendelet hatálya december 31, de ez valószínűleg valamilyen formában meg lesz hosszabbítva. 

Konkrét szabályok: az ügyvezetés meghatározhatja a szabályokat, de a kormányrendelet meghatároz néhány megkötést:

• Levélben történő szavazás: a PTK eredetileg 8 napos határidőt tesz kötelezővé, ezt a kormányrendelet 15 napra emeli fel, tehát 15 napos határidő a MINIMUM, amit adni kell a tagoknak a szavazásra.
• Fontos szabály, hogy a tagok emailben is szavazhatnak, itt az egyetlen szabály, hogy azonosíthatóak legyenek a tagok. Ez kérdéses, hogy ha nincs korábbról írásos nyilatkozat az email címről, akkor erre hogy van lehetőség. 
• Maga az egyesület is a tagokkal e-mail útján tarthatja a kapcsolatot. Viszont az egyesület szervei, illetve ha az egyesületnek jogi személy tagjai vannak, rájuk vonatkozik egy alakszerűségi feltétel, az emailben leadott szavazatok esetén: valamilyen fokú elektronikus aláírás legyen a dokumentumon, amit megkap az egyesület. 

A preferált, az a minősített elektronikus aláírás, de ez nagyon ritka, kevés embernek van ilyen (Netlock/Microsec), ha a jogi személy tagnak, vagy az egyesületi szervnek nincs ilyen aláírása, akkor ő a nyilatkozata megtétele során az AVDH szolgáltatást kell, hogy igénybe vegye.  A természetes személy egyesületi tagok levélben vagy pl. egyszerű e-mailben küldhetik vissza szavazataikat, ha az ezzel kapcsolatos szabályokat előzetesen rögzítették. Az ügyvezetés feladatkörébe tartozik, hogy ellenőrizze, hogy aki a közgyűlésen/kuratóriumin részt vesz, az tényleg az adott tag-e (pl személyi igazolvány felmutatásával a kamerába). 

Változott-e idén a határidő a beszámoló beadására? 

Nem, továbbra is május 31. a határidő.  

Milyen jelenléti ívet, jegyzőkönyvet kell készíteni?  

Jelenléti ív nem szükséges, ezt kimondja a kormányrendelet.  

Jegyzőkönyvet kell készíteni, ebben fel kell tüntetni a résztvevők személyét, de egyébként a tartalma nem változik a szokásoshoz képest. A jegyzőkönyvet a levezető elnök írja alá. 

Ha nincs meg a határozatképesség akkor 30 perc múlva meg lehet ismételni az ülést online is? 

Nem, már rég nem, a veszélyhelyzet előtt sem volt már érvényes. Legalább 3, legfeljebb 15 napra kell kiírni az ismétlést. Az online ülésezésnél is a PTK-nak azokat a szabályait, amitől nem tér el a kormányrendelet, tartsuk be! 

Jegyzőkönyvet hitelesíteni, aláírni hogyan lehet? A szavazásokat hogyan kell rögzíteni? 

A hitelesítésről azt mondja a rendelet, hogy a levezető elnök hitelesít. A szavazást nem kell megerősíteni, de célszerű valamilyen módon biztosítani, hogy utóbb igazolható legyen, hogy ki hogyan szavazott (pl.: képernyőfelvétel). Ha készítünk felvételt, ehhez a tagok hozzájárulását kell kérni.  

Hogyan lehet titkosan szavazni elektronikus közgyűlésen? 

Erre vannak digitális megoldások, de ezek nem olcsók. Egyszerű megoldás, ha mindenki a szavazás idejére kikapcsolja a kameráját, és megváloztatja a nevét egy számra.

Mi a teendő, ha az ügyvezetés fogadta el a beszámolót? 

2021. 10. 15-ig kellett egy közgyűlést tartani és ott is el kell fogadni. Ha ez nem történt meg, pótolni kell. 

Ha van az alapszabályban titkos szavazás kikötése az elnökség megválasztására, a vészhelyzet miatt ettől eltérhet-e a szervezet? 

Ezt nem rögzíti a kormányrendelet, csak azt, hogy ha a létesítő okirat az online szabályokat nem tartalmazza, azt az ügyvezetés határozza meg. De hogy titkos/nem titkos kérdésről rendelkezhet-e az ügyvezetés, arra nem ad választ a kormányrendelet. 

Milyen döntések hozhatók meg online szavazással? 

Minden döntést, ami a közgyűlés hatáskörébe tartozik, erre nincs korlátozás. Arra van korlátozás, hogy az ügyvezetés miben dönthet a közgyűlés helyett.  

Egyesületi tag is lehet közgyűlés levezető elnök? Igen, lehet.  

Milyen következménnyel jár, ha a szervezet nem ad le beszámolót?

Törvényességi felügyeleti eljárás indulhat a szervezet ellen, akár adóhatósági szankciók is, ha adóbevallás is elmaradt. Ha valakinek nem sikerül beadni a beszámolót, akkor célszerű egy igazolási kérelemmel együtt beadni később (minél hamarabb), valamint méltányossági kérelem benyújtása is javasolt.