Mielőtt új munkatársat keresünk, érdemes végiggondolni, pontosan milyen munkára van szüksége a szervezetnek. A munkakör-tervezés célja, hogy ne csak azt mondjuk ki, hogy „kellene még egy ember”, hanem tisztábban lássuk, milyen feladatokra, milyen kapacitásra és milyen felelősségre keresünk megoldást.
Civil szervezeteknél ez különösen fontos, mert sok szervezet kis csapattal, szűkös forrásokból, önkéntesekkel együttműködve vagy projektalapú finanszírozásból működik. Ilyen helyzetben egy új munkatárs felvétele nemcsak HR-kérdés, hanem pénzügyi és szervezeti döntés is.
Mikor van szükség munkakör-tervezésre?
Munkakör-tervezésre nemcsak akkor lehet szükség, amikor új embert szeretnénk felvenni. Hasznos lehet akkor is, ha a szervezetben rendszeresen túlterheltek a munkatársak, ha fontos feladatok gazdátlanul maradnak, ha sok a párhuzamosság, vagy ha egy projekt, szolgáltatás vagy program bővülése miatt új kapacitást kell tervezni.
A munkakör-tervezés segít eldönteni, hogy valóban új munkatársra van-e szükség, vagy más megoldás lenne megfelelőbb: például feladatátszervezés, részmunkaidős kapacitás, külső szakértő, megbízásos együttműködés, önkéntesek bevonása vagy egy meglévő munkakör újragondolása.
Mit érdemes átgondolni?
Első lépésként érdemes összegyűjteni, milyen feladatok vannak jelenleg a szervezetben, és ezek közül melyek okoznak nehézséget. Nemcsak a szakmai feladatokra kell gondolni, hanem a háttérmunkára is: adminisztrációra, kapcsolattartásra, szervezésre, kommunikációra, pénzügyi előkészítésre, dokumentumkezelésre, adatkezelésre vagy technikai feladatokra.
Ezután érdemes megnézni, hogy a feladatokat jelenleg ki végzi el. A civil szervezetekben gyakran többféle szereplő vesz részt a működésben: vezetők, munkavállalók, önkéntesek, gyakornokok, kuratóriumi vagy elnökségi tagok, illetve külső szolgáltatók. Már ez az áttekintés is megmutathatja, hol van túlterhelés, hol hiányzik felelős, és hol lenne szükség tisztább munkamegosztásra.
Új munkatárs vagy más megoldás?
A munkakör-tervezés egyik legfontosabb kérdése, hogy milyen típusú kapacitásra van szükség. Nem minden feladat indokol teljes vagy részmunkaidős munkaviszonyt, de nem is minden oldható meg önkéntesekkel vagy alkalmi megbízással.
Érdemes végiggondolni:
- rendszeres vagy időszakos feladatról van-e szó;
- mennyire kiszámítható a munkamennyiség;
- szükséges-e folyamatos rendelkezésre állás;
- ki fogja irányítani és támogatni a munkát;
- milyen szakmai tudás vagy tapasztalat kell hozzá;
- mennyi időre biztosított a finanszírozás;
- a feladat mennyire kapcsolódik a szervezet alapműködéséhez.
Ha ezekre a kérdésekre válaszolunk, könnyebb eldönteni, milyen formában érdemes embert bevonni. A foglalkoztatási formákról külön cikkben olvashatsz.
Miért érdemes bevonni az érintetteket?
A munkakör-tervezést nem érdemes egyedül elvégezni. Azok, akik jelenleg is részt vesznek a feladatokban, sokszor pontosabban látják, mi okoz túlterhelést, hol akad el a munka, és mely feladatok maradnak láthatatlanok.
Érdemes beszélni a munkatársakkal, vezetőkkel, önkénteskoordinátorral, pénzügyi vagy adminisztratív feladatokat végző kollégákkal, és szükség esetén az önkéntesekkel is. A cél nem az, hogy mindenki mindenről döntsön, hanem az, hogy a szervezet reális képet kapjon a tényleges feladatokról és kapacitásokról.
Mi lesz a munkakör-tervezés eredménye?
A munkakör-tervezés végére világosabbá válik, hogy milyen feladatra kell megoldást találni, mekkora kapacitásra van szükség, milyen tudás kell hozzá, és milyen formában lehet ezt fenntarthatóan biztosítani.
Ha a szervezet arra jut, hogy új munkakört hoz létre vagy egy meglévőt alakít át, a következő lépés a munkakör pontosabb dokumentálása. Ezt szolgálja a munkaköri leírás, amely már nem a döntés előkészítéséről, hanem a konkrét munkakör rögzítéséről szól.
Erről részletesebben itt olvashatsz: [Munkaköri leírás – mit jelent?]
Összefoglalva
A munkakör-tervezés abban segít, hogy a civil szervezet tudatosan döntsön az emberi kapacitásairól. Mielőtt új munkatársat keresünk, érdemes tisztázni, milyen feladatot kell ellátni, milyen kapacitás hiányzik, milyen forrás áll rendelkezésre, és valóban munkaviszonyra van-e szükség.
Ha ezt előre végiggondoljuk, könnyebb megfelelő foglalkoztatási formát választani, jó álláshirdetést írni, és reális munkaköri leírást készíteni.
Ez a cikk a nonprofit.hu tudásbázis része – kérjük, hivatkozzon ránk forrásként. / This article is part of nonprofit.hu knowledge base. Please refer to nonprofit.hu as source of content.