Pozíció: Ügyvezetői asszisztens és Irodavezető
Szervezet: Habitat for Humanity Magyarország
Közvetlen felettes: Ügyvezető igazgató
Ügyvezetői asszisztens és Irodavezető – pozíció összefoglalása:
Az Ügyvezetői asszisztens és Irodavezető elsődleges feladata, hogy közvetlen adminisztratív támogatást nyújt az ügyvezető számára, valamint irányítja az iroda működését és felügyeli az irodai tevékenységeket. Szorosan együttműködik a Pénzügyi- és Adminisztrációs Igazgatóval, így biztosítva a pénzügyi folyamatok zavartalan működését. Adminisztratív, ügyviteli és koordinációs feladatokat lát el, egyben biztosítja a munkához szükséges rendszerek és eszközök telepítését, működését és az ezekhez való hozzáférést a csapat számára.
Az ideális jelölt széles körűen tapasztalt a stratégiai és adminisztratív feladatok kezelésében, rendkívül jól szervezett és rugalmas, valamint lelkesen és proaktívan kezeli az irodai dolgozók és a változatos tevékenység támogatásából fakadó adminisztratív kihívásokat. Akár felügyelet nélkül is hatékonyan működik a munkájából és a dinamikusan változó környezetből adódó különböző szerepkörökben.
A munkakör izgalmas lehetőség egy olyan ambiciózus ember számára, akinek fontosak a lakhatási és szociális kérdések, és képesnek tartja magát egy olyan civil szervezet adminisztratív folyamatainak fejlesztésére és támogatására, amely tízezrek életére van hatással Magyarországon.
A Habitat for Humanity egy globális nonprofit lakhatással foglalkozó szervezet, amely több mint 40 éves tapasztalattal rendelkezik. Munkánk során képessé tesszük a világ legszegényebb közösségeiben élő embereket is a tisztességes, megfizethető lakhatás krónikus hiányának leküzdésére. 1976 óta több mint 70 országban 9,8 millió embernek segítettünk. Az EMEA (Európa, Közel-Kelet és Afrika) régióban 2015 óta több mint egymillió embert támogattunk.
Felelősségi körök:
Ügyvezetői asszisztens
- Támogatja az Ügyvezetőt időpontok egyeztetésében, naptár és időpontok kezelésében, utazások megszervezésében, valamint a kapcsolattartásban.
- Figyeli az Ügyvezető költéseit a számlák és fizetőeszközök követésével, a költségek és számlák pontos adminisztrációjával és határidőre történő feldolgozásával.
- Támogatja a Kuratóriummal, a Felügyelő bizottságokkal és Alapítóval való kapcsolattartást és közös munkát, beleértve a Közgyűlés és egyéb találkozók ütemezését, munkaanyagok előkészítését, valamint az ezekkel kapcsolatos logisztikai feladatokat.
- Szakmailag magas szinten és hatékonyan dolgozik a külső és belső találkozók, megbeszélések ütemezésén és előkészítésén.
- Koordinálja a heti Összirodai megbeszélést és jegyzetek készít.
- Segíti, egyes esetekben önállóan végzi, a szervezeti eljárások és folyamatok fejlesztését.
- Magabiztosan kezeli a Word, Excel és PowerPoint alkalmazásokat, szintúgy a Google Apps rendszer elemeit (pl.Gmail, Calendar, Drive, stb.).
- Magas szintű diszkréció és mérlegelési képesség jellemzi.
Pénzügyi és HR támogatás
- Segíti a munkaerő felvétellel, állások meghirdetésével, új emberek érkezésével és orientációjával kapcsolatos munkát és a személyes file-ok kezelését.
- Kiemelten támogatja az Építési projekt koordinátort a pénzügyekkel kapcsolatos ügyekben, különös tekintettel a költségallokálás tervezésére és felülvizsgálatára.
- Segíti a Pénzügyi és Adminisztrációs Igazgatót:
- a jelenléti ívek és távollétek menedzselésében és az adatok nyilvántartásában,
- a számlák menedzselésében,
- a személyügyi nyilvántartás kezelésében,
- a pénzügyi és HR adatok rögzítésében és nyilvántartásában,
- szükség esetén kapcsolatot tart a könyvelő céggel.
Iroda menedzsment
- Szorosan együtt dolgozik és egyeztet a Pénzügyi és Adminisztrációs Igazgatóval minden irodai menedzsmentet érintő ügyben.
- Fenntartja és fejleszti a pontos, rendszeres és kiszámítható irodai jelenlét rendszerét.
- Hozzájárul az együttműködésen alapuló csapatmunkához és erősíti a csapaton belüli összetartást, kapcsolatokat.
- Recepciós feladatokat lát el, vagy gondoskodik ezek elvégzéséről: kezeli a vezetékes telefont és az üzeneteket, irányítja a levélfeldolgozást, valamint felelős az iroda tisztaságáért és kinézetéért.
- Kezeli a készleteket, megbízásokat és a releváns szállítói kapcsolatokat.
- Fenntartja és fejleszti a papíralapú és online nyilvántartásokat, és meghatározza azokat az eljárásokat, melyek ezek megőrzésére, védelmére, visszakereshetőségére, küldésére és eltávolítására vonatkoznak.
- Átlátható és könnyen kereshető közös file rendszert fejleszt a szervezet részére.
- Kezeli a számítógépes rendszerrel, e-mailekkel és hálózatokkal kapcsolatos feladatokat és gondoskodik a problémák elhárításáról.
- Koordinálja a gyakornokok felvételét.
- Kapcsolatot tart az irodahelység tulajdonosával és az épület kezelőjével az irodát érintő ügyekben.
- Kapcsolatot tart az IT és Desktop támogatást nyújtó céggel, ideértve a rendszer fejlesztését és a rendszerrel kapcsolatos hibák gyors és hatékony megoldását.
- További általános irodamenedzseri feladatok:
- Kezeli a szervezeti eszközök és készletek nyilvántartását, a szükségletek alapján megrendeli és/vagy megvásárolja a szükséges eszközöket, szem előtt tartva a költséghatékonysági és minőségi elvárásokat.
- Gondoskodik az irodai és szervezeti eszközök és berendezések karbantartásáról és jó állapotban tartásáról.
- Gondoskodik az irodai helyek kihasználtságáról, a munkaeszközök és munkatársak elhelyezéséről, az iroda karbantartásáról.
- Minden egyéb, a munkához és a célok eléréséhez szükséges támogatást nyújt a szervezet munkatársainak.
Szükséges készségek és képességek
- Felsőfokú végzettség.
- Legalább 2 év adminisztratív tapasztalat irodai környezetben.
- Korábbi munkatapasztalat nemzetközi és/vagy nonprofit szervezetnél.
- Gazdasági, pénzügyi végzettség előny.
- Kitűnő szóbeli és írásbeli kommunikációs, kapcsolati-hálózatépítési és prezentációs készség (angolul is).
- Kiváló szervező készség és figyelem a részletekre.
- Igazolt képesség összetett feladatok kezelésében és egymással versengő igények/feladatok priorizálásában, a határidők betartásával.
- Kiváló számolási képesség és az MS Office Suit valamint Google Apps ismeretek.
Személyes jellemzők
A sikeres jelentkező:
- Lelkes és elkötelezett a Habitat küldetése, jövőképe és értékei iránt.
- Stratégiai gondolkodó, aki gyors tempójú munkakörnyezetben is képes több feladatot ellátni, képes egyéni és csoportos tevékenységek, folyamatok tervezésére, rangsorolására és megszervezésére.
- Társaságkedvelő, őszinte és kreatív.
- Képes önállóan dolgozni és új folyamatokat kezdeményezni.
- Eredményorientált.
- Alkalmazkodó, rugalmas problémamegoldó.
- Csapatközpontú, élvezettel dolgozik elkötelezett emberek aktív csoportjának tagjaként, készségesen megosztja a szükséges információt a munkatársakkal, meghallgat és tisztel másokat.
- Képes és hajlandó segíteni a munkatársakat saját szakmai készségeik fejlesztésében a csapat sikerének biztosítása érdekében.
- Magas fokú érettséget, becsületességet, bizalmat, kifinomultságot és integritást mutató személyiség, aki másokban is örömmel ápolja és fejleszti ezeket a tulajdonságokat.
A jelentkezés részletei:
A jelentkezést angolul kérjük benyújtani, ami tartalmazza a CV-t, motivációs levelet (maximum 1 oldal) és két ajánlást adó személy elérhetőségét. Kérjük, hogy e-mailben, PDF vagy MS Word formátumban küldje el jelentkezését az allas@habitat.hu címre. A tárgy mezőbe az alábbi szöveget tegye: "Habitat – Executive Assistant & Office Manager". A jelentkezés határideje 2017. augusztus 13.
Figyelem! Csak a további kiválasztási folyamatba kerülő jelölteket értesítjük ki