Védje meg kollégáit a technika segítségével!

2020. május 11.

A CivilTech Program több eszközt is kínál az otthoni munkavégzés elősegítésére.

Használja a technikát arra, hogy megvédje kollégáit!

Mivel a koronavírusos esetek száma folyamatosan növekszik Európa-szerte és lassan Magyarországon is, a civil szervezetek távoli munkavégzésre ösztönzik munkatársaikat, amennyiben lehetséges.

Még ha a civil szervezet nem is készült fel rá technikailag, az otthoni munkavégzést lehetővé tevő eszközöket gyorsan üzembe lehet helyezni.

Mivel a vírus elterjedtsége gyorsan nő, az alábbiakban biztosított erőforrások (amelyek többsége ingyenes) olyan  távoli kommunikációs és információmegosztási lehetőségek, amelyek viszonylag gyorsan és könnyen megvalósíthatók.

Természetesen sokféle nonprofit szervezet működik, ideértve a múzeumokat, menhelyeket és az egészségügyi szolgáltatókat, amelyek munkájuk jellege miatt nem képesek végrehajtani az otthoni munkát célzó politikákat. De ha egy olyan szervezetben dolgozik, amely akkor is képes működni, ha az alkalmazottak mindegyike otthonról dolgozik, az alábbiak hasznosak lehetnek.

Kommunikációs megoldások távolról dolgozó alkalmazottak számára

Sok szervezet email rendszere működik már a felhőben, beleértve az Office 365-öt, a Gmail-t vagy egyéb internetszolgáltató által üzemeltetett e-maileket. Ha az Office 365 Nonprofit vagy a G Suite for Nonprofit csomagokat használja, akkor már beállította a távoli munka lehetőségét.  Mindkét megoldás nagyszerű kommunikációs és együttműködési funkciókkal rendelkezik, amelyeket esetleg csak aktiválnia kell.

Office 365 felhasználók

  • A Teams az összes Office 365 Business és Enterprise licenchez jár, és az alábbiakra használható:
  • Együttműködés a dokumentumokban
  • Fájlok megosztása
  • Csevegés csapattagokkal vagy meghatározott csoportokkal
  • Találkozók kezdeményezése
  • Munkacsoportok létrehozása - amelyek magukban foglalhatják a dokumentumtárolást, a csevegési funkciókat és a megosztott jegyzeteket

A Microsoft nemrégiben blogbejegyzést is közzétett a Teams használatáról ezen a kihívásokkal teli időszakokban.

A nonprofit szervezetek még hatékonyabb együttműködésének támogatására a Microsoft a jelenlegi helyzetre való tekintettel kiterjeszti az MS Office 365 E1 csomag elérését 6 hónapig az önkéntesek számára is.

Az Office 365 E1 a Microsoft egyik, a nonprofit szervezetek számára ingyenes csomagja, ami ideális akár 300 felhasználó esetén is.
Mindez hatékony kommunikációs és dokumentumkezelési megoldást jelent a az otthonról dolgozók számára.

O365 - regisztráció és igénylés

G Suite nonprofit felhasználók számára

Azok számára, akik már használják a Nonprofit G Suite Basic alkalmazást, a Google nemrégiben bejelentette, hogy július 1-ig ingyenesen elérhetővé teszi a Google Hangouts Meet prémium funkcióit. Ez magában foglalja a virtuális találkozók akár 250 ember számára történő fogadását és az élő közvetítést akár 100 000 résztvevő számára ingyen.

G Suite igénylése

Ha CivilTech-ben már regisztrált és jogosult: https://www.google.com/nonprofits/account/signup/hu?hl=hu

érvényesítési kód igénylés : A CivilTech fiókban My Account / Validation Token útvonalon

Ha még nem regisztrált: https://www.civiltech.hu/user/register/

Ha még nem használja a szervezet az Office 365-öt vagy a G Suite-ot, az alábbi opciókat is javasoljuk, amelyek gyorsan és egyszerűen beállíthatók:

Zoom:

A Zoom egy video- és audiokonferencia-platform, amely egyszerû online találkozókat és csoportos üzenetküldést tesz lehetővé. A munkatársak mobil eszközökről és laptopokról vagy asztali számítógépekből egyaránt részt vehetnek a Zoom üléseken. A Zoom nagyon népszerű egyszerű kezelhetősége, és kiterjedt funkcionalitása miatt. 

Egy megbeszélésen egy házigazda (hoszt) és legfeljebb 100 résztvevő lehet, a résztvevőknek nem szükséges rendelkezniük a szoftverrel.

Magyarországon a Zoom még nem oldotta fel a 40 perces limitet az ingyenes csomagjánál, de néhány környező és távolabbi országban már igen. Ez nálunk is várható, ezért figyeljük a blogjukat az oldalukon, és tájékoztatunk róla!

Zoom igénylése: 

https://www.civiltech.hu/node/3522

Slack:

A Slack egy népszerű kommunikációs eszköz, amely közvetlen és csoportos üzenetek útján segíti a szervezet kapcsolattartását a „csatornák” mentén, amelyek felhasználhatók az egyes témákról folytatott viták központosítására.

Az arra jogosult szervezetek számára az igényléshez csak egy érvényesítési kód szükséges hozzá a CivilTech Programból.

Slack igénylése: https://slack.com/intl/en-hu/help/articles/204368833-Slack-for-Nonprofits

 

Dokumentumkezelés és együttműködés a távoli munkához

A távolról dolgozó alkalmazottakkal való együttműködés azt is jelenti, hogy könnyen megoszthatjuk és együtt szerkeszthetjük a dokumentumokat valós időben, ami kritikus jelentőségű lehet a projektek megvalósítása során. Ha már van Office 365 vagy a Google for nonprofits elérése a szervezetnek, ezekbe a megoldásokba be vannak építve a dokumentumok tárolására és az együttműködésre szolgáló eszközök, és ezeket csak aktiválni kell.

Office 365 felhasználók

Az Office 365 számos lehetőséget kínál dokumentumok felhő alapú tárolására és megosztására. Használhatja a OneDrive-ot is, amely alapvetően egy személyes online mapparendszer a fájlok tárolására. Ez hasznos lehet, hogy hozzáférjen a távoli munkavégzéshez szükséges dokumentumokhoz és fájlokhoz. Ez az egyik leggyorsabb módja annak, hogy a dokumentumokat felhőbe hozzák, hogy bárhonnan hozzáférhessenek hozzájuk.

A fájlokkal és dokumentumokkal való együttműködéshez használhatja a Microsoft Teams (a fentiek leírtak szerint) vagy a Microsoft SharePoint szolgáltatásokat. A SharePoint egy kicsit több beállítást igényel, de hasznos lehet, különösen, ha dokumentumokat próbál megosztani külső érdekelt felekkel és munkatársakkal.

G Suite nonprofit felhasználók számára

A G Suite felhasználóinak vagy a G Suite alkalmazást nem használóknak az ingyenes Google for Nonprofits ajánlat tartalmazza a Google Drive Basic szolgáltatást, amely a Google Drive üzleti verziója, és lehetővé teszi a dokumentumok megosztási és hozzáférési engedélyek beállítását. Ezt bármilyen jogosult szervezet használhatja, akkor is, ha Office 365-öt használ, és ez egy gyors módszer a dokumentumtár létrehozására a felhőben.

Box felhasználók

A Box egy újabb nagyszerű lehetőség kis szervezetek számára (10 vagy annál kevesebb licencre van szükség), amelyek a dokumentumok gyors felhőbe történő áthelyezésére törekszenek.

Box igénylése: https://www.civiltech.hu/node/3499

Bármely online dokumentumtárolási és együttműködési megoldás bevezetéséhez szánjon rá egy percet a különféle mappákhoz való hozzáférés és engedélyek rendszerén való gondolkodásra, különösen, ha támogatókkal vagy együttműködőkkel kapcsolatos érzékeny adatokkal foglalkozik, amelyek megkövetelik az adatkezelési szabályoknak való megfelelést.

 

Feladatkezelő - ami segít összehangolni távolról is a csapat munkáját

A feladatkezelő, vagy projekt menedzsment eszközök célja, hogy a szervezet munkája során felmerülő tennivalókat nyilvántartsa: egyrészt az egyes munkatársak számára segít eligazodni és priorizálni a saját feladataik között, másrészt a csapattagoknak és projektvezetőknek segít átlátni, hogy áll egy adott folyamat, hol lehetnek megakadások, csúszások.

Az Asana az egyik legnépszerűbb feladatkezelő, ezt leginkább a könnyen kezelhető, felhasználóbarát felületének köszönheti. A projekteken belül feladatokat, azokhoz alfeladatokat hozhat létre, amelyekhez egyszerűen felelőst és határidőt állíthat be, ezekhez kommenteket fűzhetnek, vagy akár fájlokat is tölthetnek fel.

Asana igénylése: https://www.civiltech.hu/node/3523

 

A NIOK Alapítvány elkötelezett amellett, hogy ezt a jelenlegi közegészségügyi vészhelyzet során is támogassa a civil szervezeteket küldetésük elérésében. Forduljon a lehetőségek ismertetéséért a CivilTech Programot működtető munkatársunkhoz!

Elérhetőség:

civiltech@niok.hu


Címkék
NIOK Alapítvány, informatika, CivilTech, távmunka, koronavírus, Covid-19