Bár az utóbbi időben nagy mértékű fejlődésen ment keresztül a legtöbb civil szervezet digitális eszközhasználat terén, sok szervezet használ még a szervezeti kommunikációban magánszemélyekre szabott Google szolgáltatást. 

Ez azon kívül, hogy szervezet@gmail.com megjelenést kölcsönöz a szervezeti kommunikációban, jelentős hátránnyal jár a munkaszervezésben, dokumentum megosztásban, valamint információbiztonság terén, amely erősen kihat a szervezet hatékonyságára, végső soron arra a hatásra is, melyet elérni akar.

A Gmaillel ellentétben a Google Workspace kifejezetten csapatmunkához készült, és további testreszabási lehetőségeket, integrációs, biztonsági intézkedéseket és tárhelyet biztosít, amelyek elengedhetetlenek a szervezeti (üzleti/civil szervezeti) felhasználók számára.

Az alábbi cikkben említünk pár olyan szempontot, amelyet érdemes átgondolni.

Sok civil szervezet azért hoz létre magán Gmail fiókot a szervezetnek, mert az ingyenes. A Google Workspace használatához havi előfizetési díjat kell fizetni, ezt azonban a Google a nonprofit programja keretében a civil szervezetek számára elengedi. Tehát a profi Google csomag ugyanúgy ingyenes a civileknek, mint a magán Gmail.

A Google Workspace extra funkciói, amelyeket a magán Gmail nem vagy nem olyan magas szinten tartalmaz:

  • Saját domain név használata

Amíg a Gmailben kötelező a @gmail.com végződésű e-mail cím használata, addig a Google Workspace lehetőséget kínál a saját domain használatára a szervezeti email címek esetén. Szervezetenként több email cím létrehozható.

  • Felhasználók és dokumentumok központi felügyelete

A Gmailben csak egy email cím és egy felhasználó lehet, aki ráadásul teljes jogkörrel felügyelheti a fiókban tárolt leveleket és más dokumentumokat, valamint a bejelentkezési adatokat.

Ezzel szemben a Google Workspace-ben lehetőség nyílik a felhasználók számára külön fiókok és email címek létrehozására, valamint ezek egy fiókból történő felügyeletére. Ez megkönnyíti a jogosultságok kezelését, és növeli az adatbiztonságot is. 

  • Megosztott meghajtó, azaz shared drive

Azon kívül, hogy minden email fiókhoz tartozik dokumentumkezelő felület, ahol a létrehozott dokumentumokat meg lehet osztani bárkivel, a Google for Nonprofits program által biztosított Google Workspace magába foglalja a megosztott meghajtókat is. Használatával elejét lehet venni annak a káosznak, hogy a dokumentumok egy-egy munkatárs saját fiókjában képződnek, amelyeket megoszt másokkal, akik azt elrakják magunknál valahová, és nagy valószínűséggel mindenki máshová. Sokszor van bajban a szervezet, hogy hogyan kezeli azokat a dokumentumokat, amelyeket egy már korábbi dolgozó hozott létre, és így nincsenek meg a megfelelő jogosultságok a dokumentum további használatára.

A megosztott meghajtó funkció által minden munkatárs pontosan tudja, hogy a közös dokumentumok hol vannak, és hozzáfér anélkül, hogy egyenként meg lennének vele osztva. Ha pedig valaki nem dolgozik tovább a szervezetnél, a jogosultsága megszűnik, ezért a szervezet munkájában résztvevő önkéntesek, tagok, munkatársak fluktuációja esetén is kiemelkedő jelentőségű a közös meghajtó. Természetesen a megosztott meghajtón tárolt dokumentumokat, mappákat is meg lehet osztani külső felhasználókkal is, különböző jogosultságokat biztosítva számukra (pl. csak lássa vagy csak hozzászólhat, de nem szerkesztheti, szerkeszti).

A megosztott meghajtón létrehozott dokumentumok közös szerkesztése során a csapat tagjainak közvetlenül adhatunk ki feladatokat (pl. egy-egy adat helyességét ellenőriztetjük másik kollégánkkal), amiről ő közvetlen értesítést kap.

...

Amennyiben kíváncsi vagy a cikk folytatására, ide kattintva tudod végigolvasni a Hive Mind oldalán.