A Környezetvédelmi Szolgáltatók és Gyártók Szövetsége (KSZGYSZ) az egyik legnagyobb magyar környezetvédelmi érdekképviseleti szervezet, amelynek tagjai a magyar zöldipar kulcsszereplői, a környezetvédelmi tevékenységek teljes spektrumát lefedve. A KSZGYSZ a tagok törekvéseinek hazai és nemzetközi szinten történő előmozdításán dolgozik. A jelenleg 269 tagot számláló szövetség több mint 30 éve koordinálja és képzi a magyar környezet- és természetvédelem, valamint a környezetvédelmi ipar szereplőit, kiemelkedő partnere a politikai döntéshozóknak és a gazdasági élet szinte valamennyi szereplőjének.
A 269 fős tagsággal való kapcsolattartáshoz a szervezet választott megoldása az AcyMailing hírlevél és marketing kampánytervező eszköz. Erről olvashatjátok alább Pál András, a KSZGYSZ informatikai elemzőjének tapasztalatait a NIOK Alapítvánnyal közösen írt cikkben.
Az adatbázis használat kommunikációs szempontjai
A szervezet életében a folyamatos infromációáramlást segítik a rendszeres tagi- és munkacsoporti hírlevelek, többek között rendezvényeket, eseményeket, pályázati lehetőségeket, környezetvédelmi jogszabályvéleményezéseket, de akár egy figyelmes, automatizált születésnapi üdvözletet is ezen a csatornán keresztül küldenek a különféle címzett listákra.
Címzett listákból pedig sokféle születhet, például a rendezvényeken és az ezekhez tartozó űrlapokon jellemzően felajánlják a hírlevélre feliratkozás lehetőségét, és az ezekből készült táblázatokat beimportálják a hírlevélküldő adatbázisba. Minden résztvevői listából készül egy új témakör, amely témakör listához tartozókat később meg tudják keresni a számukra releváns hírekkel, például a következő évi hasonló rendezvényre való meghívással. A szervezet nagyobb, mint tízezer adatot tartalmazó adatbázissal dolgozik és havonta olykor akár 10.000 emailt is kiküld listáira, amely mind az AcyMailing eszköz segítségével történik.
Termékelőnyök
Pál András az alábbi érdemeit emeli ki az AcyMailing hírlevél küldőnek:
- Elemezhető aktivitás: hírlevelenként vagy különböző szempontok alapján összesítve követhető a megnyitási és kattintási arány.
- Van automatikus visszapattanó címzett kezelés, ami nagyon fontos egy nagyobb adatbázisnál.
- Sokféle listát lehet benne kezelni, egy email cím több listában is szerepelhet.
- Könnyű az új adatok tömeges hozzáadása, akár excelből, akár szövegből. Sőt, mivel az email az alapadat, ezért email duplikáció nem fordulhat elő.
- Egyszerre több listára történő hírlevél küldés esetén, ha egy email cím több listán is szerepel, akkor csak egyszer kapja meg a levelet a címzett.
- GDPR kompatibilis, mindig elérhető a felügyelet nélküli leiratkozás lehetősége.
- Be van kötve Google Analytics-be is, hiszen a szervezeti weboldalba integrált tartalomként (is) készül el egy-egy hírlevél, vagyis mindegyik egy saját URL-t kap weboldalunkon, landing page-ként felvéve a céges arculatot.
- Egyedi mezőket hozhatunk létre, melyeket később szegmentáláshoz vagy tömeges művelethez is fel lehet használni.
- Úgynevezett “tömeges” műveleteket végezhetünk a teljes adatbázison vagy egy részén, nagyon sokféle feltétel alapján, akár automatizálva is.
- Automatikus és ütemezett kampányokat lehet készíteni, illetve üdvözlő üzeneteket listánként.
Automatikus kampányra tipikus példa lehet egy a minden hónap első hétfőjén kiküldött 5 legfrissebb hír saját weboldalunkról, egy bizonyos kategóriából, szegmentált feliratkozóinknak. Ennek az emailnek a keretét (sablonját) előre meg lehet szerkeszteni, majd bele lehet tenni egy olyan modult, ami minden hónapban összeválogatja a mindig aktuális 5 darab hírt, ami weboldalunkon megjelent. Ebből a rendszer képet, címet, bevezetőt, dátumot, szerzőt, címkét és kategória kijelzést generál és ki is küldi. Természetesen minden opcionálisan ki-be kapcsolható és testreszabható. Lehet akár olyan eset is, hogy valaki csak egy sornyi címet és dátumot akar küldeni, de abból 30-at listaszerűen.
- Összetett szűrésekkel dolgozhatunk: például küldhetünk levelet azoknak, akik bár részt vettek egy eseményen, de nem nyitották meg az előző emailt.
- Szabályozható hibaüzenet tevékenységek: az Acymailingben van egy előre beállított, kb. 25 tételből álló, szerkeszthető szabálysor, ami jól behatárolja, hogy milyen hibaüzenet esetén mit tegyen. Például a hibás emailcímek deaktiválásra kerülnek, és kapnak egy kis jelet az email címlistában, amelyre így szűrni is lehet, valamint könnyen megnézhető a hozzájuk tartozó jelentés. Amiről nem tudja eldönteni és kezelni a hibát, azt továbbítja egy megadott emailcímre. Nem flaggel, de ezen statisztika szerint szűrhető, átnézhető bármilyen lista, szegmentálható is akár. Ami hasznos, hiszen a "nem megnyitó" szegmensnek való újraküldés a KSZGYSZ tapasztalata szerint plusz 5-10%-os megnyitási arányt is hoz.
- Űrlapok (formok), feliratkozó modulok bekötésének lehetősége más weboldalakról.
A rendszeren belül bármennyi egyéni mezőt létre lehet hozni, és ezeket űrlapkészítésnél fel lehet használni, ami később például a szegmentálás alapja is lehet. Az űrlapokat a tartalomkezelő saját rendszerében lehet megjeleníteni (modul, vagy widget wordpress esetében), vagy html beágyazással bárhol máshol. Sőt, akár időzített felugró ablakként is kitehetjük saját oldalunkra, esetleg annak csak bizonyos aloldalaira.
- Kiküldés előtt egy független elemzést lehet végezni (Mailtester) arra vonatkozóan, hogy mennyire valószínű, hogy spamnek ítélik a mailszerverek a hírlevelünket. Ennek rengeteg oka lehet, de mindezt pár másodperc alatt kideríti, és leellenőrzi az esetleges “törött linkeket” is.
- Nemrég megjelent új funkció az A/B teszt, mely egy jól ismert email marketing eljárás, ahol előteszteljük több levél változat “sikerét” egy kis mintán, majd a sikeresebbet küldjük ki, mindezt teljesen automatikusan.
- Többnyelvű emailek írása: kettő vagy több nyelven előre megírt tárgy és email a felhasználók előre beállított nyelve szerint kerülhet kiküldésre.
- Támogatja a nemzetközi csapatok munkáját: magának az admin felület fordítását bővíthetjük vagy átalakíthatjuk, kb. 50 nyelven kész fordítás áll rendelkezésre. Például az "insert zone" gombot a szerkesztőben átírhatom "zóna beillesztésre",, de beállítás esetén akár a teljes admin felület is mindenkinek a saját nyelvén fog megjelenni.
- A haladóbb felhasználóknak tipp: akár a teljes MySQL adatbázist el lehet érni az admin felületéről, és ezek tábláira és mezőire vonatkozóan akár regex parancsokkal bonyolult feladatokat, importálásokat, egyéb műveleteket is létrehozhatunk. Ebben a tekintetben teljesen egyedülálló megoldásról van szó.
- ár-érték arány
Az árazás kérdésére külön érdemes kitérni. Az AcyMailing használatakor 2 fő email küldési megoldás van, ami nagyban befolyásolja a havidíjat. Amit a https://www.acymailing.com/pricing/ oldal alapértezetten kínál, az a saját email küldő (Sending Service) szolgáltatása, mely sávos díjazású a kiküldött emailek számától függően. Ez nem mondható olcsónak és a címzettek számával drágul a díja. Ám ha átkattintunk az “Acymailing only” lehetőségre akkor, saját email szolgáltatót használva töredékére csökken az ár, és korlátlan (saját szolgáltatónktól függő) küldési lehetőséget biztosító árazást kapunk. A KSZGYSZ évente 48EUR befizetése mellett korlátlan számban küldheti ki leveleit.
A KSZGYSZ esetében minden levelezés a Microsoft 365 SMTP-n keresztül történik, mert az is szempont volt számukra, hogy adataik a saját szerverükön legyenek és a teljes rendszer minden eleme hozzáférhető legyen. Az M365 nonprofit szervezetek számára akár ingyenesen is hozzáférhető, de sok másik szolgáltató is beállítható. Az M365 esetében napi 10.000 emailig ingyenes a küldés, ami azért elég nagy határérték, kevesen tudnak e fölé menni.
Ha nonprofitként érdekel a lehetőség, akkor érdemes tudni, hogy a Microsoft a Microsoft 365 Vállalati Alap és Vállalati Prémium licenceket közvetlen adományként is kínálja, de ezek nem tartalmazzák a TechSoup Europe által kínált további támogatást és erőforrásokat (license beállítás, hibaelhárítás, szakértői konzultációk stb.). A támogatási szolgáltatások a Civiltech programon keresztül igényelhetők civil szervezetek számára, részletek a NIOK Alapítvány CivilTech programjának oldalán itt >>
Tipp: Az email szolgáltatók jellemzően nem az emailek számát korlátozzák, hanem az egyszerre és óránként elküldhető emailek számát. Ezt a limitet megismerve beállítható az Acymailingben az ennek megfelelő ütemezés. Erre külön beállítási menü van, egyszerűen csak be kell másolni a megismert értékeket.
Egy egyszerű összehasonlítás:
Acymailing Sending Service+Acymailing Szerkesztő: 10.000 email/hó = ~12EUR/hó
Saját email szerver + Acymailing Szerkesztő: 10.000 email/nap = 4EUR/hó (az Acymailing ad 25% nonprofit kedvezményt)
Tipp: létezik teljesen ingyenes változata is, amely szintén korlátlan email kiküldést enged (a saját szolgáltató korlátai itt is működnek), és az ingyenes változatban nincs időzítési lehetőség, ezért csak a manuális küldést tudjuk használni. Tehát nagyobb listák esetén ez már jóval több időt vesz igénybe, de párszázas adatbázisok esetén megfelelő lehet az ingyenes megoldás is. Ha érdekel az eszköz, érdemes tesztelni az ingyenes verzióval!
Mielőtt döntenél
Erre az online eszközre nézve is igaz, hogy nem feltétlenül van szükség IT szakértelemre vagy végzettségre ahhoz, hogy a szervezet használni tudja azt, hiszen bő dokumentáció áll rendelkezésre. Ezek feldolgozásához természetesen kell munkát befektetni és némi IT affinitás szükséges hozzá. Videós tutorialokban is elsajátítható a kezelése, egy 34 videót tartalmazó tutorial youtube csatorna is segítségünkre van, amely angol nyelven elérhető. Ha konkrét technikai segítségre lenne szükségünk, a szintén angol nyelvű Support és Fórum áll rendelkezésünkre, ahol egyszerűbb kérdésekre gyors iránymutatást kapunk. A Support kérésre külön fiókkal be is lép akár weboldalunk admin felületére, és teszteli a jelentett problémát, majd megoldást ad. Sőt, olyan is előfordult, hogy a KSZGYSZ felhasználóként valódi hibát talált, melyet a következő verzióban a cég kijavított. Jellemzően havonta frissül a szoftver, mely hibajavításokat és új funkciókat is tartalmaz. Az új funkciók kérésére egyébként közös szavazófelületet is biztosít a cég, melyből áttekinthető roadmap (tervezett jövőbeni fejlesztések ütemezése) is épül, így mi is követhetjük és alakíthatjuk a fejlesztés irányát.
A KSZGYSZ esetén Pál András egy személyben az IT kolléga és a hírlevélkezelő is, de magát a hírlevélküldő szerkesztőjét már több kollégája tudja kezelni, ez 3-4 alkalom alatt betanítható, nagyjából olyan egyszerűségű a felület, mint a népszerű MailChimp. András IT tapasztalata abban segíti, hogy az olykor előforduló formázási problémák esetén érdemes belenézni a html forrásba is, és ő ezt értelmezve felül tudja írni azt.
A szervezet az eszközt a weboldalába integrálta, vagyis nem csak, hogy egyetlen kattintással tudja beilleszteni a webes cikkeit, híreit, hanem például a teljes weboldalukon található képállomány is egyszerűen már "ott van" bármilyen kép beillesztésekor. MailChimp esetében ezzel szemben ezeket fel kell tölteni és a cikket kézzel megírni. Fontos, hogy az Acymailing használatának előfeltétele, hogy Wordpress vagy Joomla oldallal rendelkeznünk hozzá, amelyek ingyenesek, így ezért ezekhez megéri az AcyMailinget telepíteni.
Egy területen kell talán jobban összeszedni a megértő és konfiguráló képességünket ez pedig az email hitelesítés kérdése, amit pl a MailChimp teljesen átvesz a felhasználótól. Itt magunknak kell beállítani a domain szolgáltatónknál a megfelelő DNS (Domain Name System) rekordokat, melyhez persze kapunk útmutatást. Illetve, ha Microsoft 365 rendszeren keresztül küldjük ki az emaileket, akkor meg kell csinálni egy ún. OAUTH hitelesítést is, ami - ahogy Pál András biztat - nem olyan bonyolult, mint ahogy az erre vonatkozó dokumentáció mutatja. A dokumentáció inkább arra jó, hogy tudjuk, mit miért teszünk. Microsoft 365-ös email szerver esetében jelenleg nem működik az automatikus visszapattanó email kezelés, de erre külön domaint használva találhatunk kerülőutat úgy, hogy létrehozunk egy nem bounce fiókot, és abba átirányítva a M365 bounce emaileket, már mehet a teljesen automatikus és konfigurálható visszapattanás kezelő. (Várható egyébként ennek a megoldása is, a fejlesztő jelezte, hogy dolgoznak a megoldáson.)