Ha eddig nem foglalkoztál aktívan az adatbázis építéssel, megmutatjuk, hogyan érdemes nekikezdeni, mire kell figyelni és milyen eszközök állnak rendelkezésre.

Első lépések 

Előző cikkünkben már tisztáztuk, hogy egészen biztos, hogy a te szervezeted is rendelkezik egy legalább kezdetleges adatbázissal. Ezért mielőtt elkezdenél azon gondolkodni, hogy hogyan tudnád új kontaktokkal duzzasztani az adatbázisod, mérd fel, hogy eddig mid van! 

Milyen forrásaid lehetnek, amikre esetleg nem is gondoltál? 

• Önkéntesek: szórólapozás, standolás, rendezvényen kisegítés, hosszú távú együttműködés - minden önkéntes, aki csatlakozott valamilyen ügyedhez, értékes kapcsolat lehet. Az önkéntesek már egy belső kör, a társadalmi bázisod tagjai, ha épp idejükkel nem tudnak segíteni, lehet szívesen adományoznak szervezeted számára.
• Hírlevél feliratkozók: nagyon fontos forrás, ha még nincs ilyen lehetőség a honlapodon, feltétlenül pótold!  A levelező rendszerek ajánlanak beilleszthető formokat erre a célra. A hírlevél szót nem mindenki tartja szerencsésnek, így olyan megfogalmazásokat is használhatsz, mint: “lépj kapcsolatba velünk” vagy “értesülj fontos híreinkről”
• Adományozók: alkalmi vagy rendszeres támogatók 
• 1% felajánlóid adatai (Hogy ezt hogyan tudod megszerezni, ebben a cikkünkben olvashatsz.)
• Rendezvény résztvevők: képzésre, workshopra, beszélgetésre és egyéb programokra regisztrált résztvevők
• Egyesületi tagok
• A szervezet követei, közeli nagy elérésű emberek, megszólítható véleményvezérek
• Munkatársak és a szervezet egyéb kontaktjai: közvetlen kapcsolatok, együttműködések, közös projektek és egyéb tevékenységek során felhalmozott kontaktok
• Vállalati partnerek
• A szervezet egyéb kontaktjai: közvetlen kapcsolatok, együttműködések, közös projektek és egyéb tevékenységek során felhalmozott kontaktok

A különböző listák rendezése igénybe vehet némi időt és energiát, de hosszú távon ez egy jó befektetés, hiszen adott esetben akár a szervezet jövőjét biztosító támogatói bázis alapját is képezhetik.

Mit lehet és mit érdemes gyűjteni? 

Az adatgyűjtés egyik alapvetése, hogy “csak úgy” nem gyűjtünk adatot, csakis céllal lehet és érdemes adatot kezelni.  Arra a kérdésre, hogy pontosan milyen adatokat és milyen célokkal lehet és szabad gyűjteni, a GDPR rendelet határozza meg. (A civil szervezeteket érintő GDPR szabályokról itt írunk részletesebben.) A szabályzat alapján előfordulhat, hogy a fentebb említett kontaktoktól további beleegyezést kell kérni, hogy az előzőektől más célra is használhasd az adatait.

Nagyon fontos azonban, hogy mindig előre gondolkodjunk és tegyük lehetővé az adatgyűjtést és hozzájárulást. Eseményen legyen lehetőség regisztrálni előzetesen online, helyszínen legyen feliratkozó ív, mindig kérjünk el a nevet, e-mail címet, mint minimálisan gyűjtendő adatot minden kontaktálási helyzetben. Ez az előre tervezés, ez az újfajta gondolkodás az adatbázis alapú fundraising alapja..

Arról, hogy mire jó és a szervezet milyen céljait szolgálhatja az adatbázis építés, előző cikkünkben írtunk, ezeket is érdemes átgondolni, hiszen nem mindig és nem mindenkiről szükséges minden adatot számon tartanunk.

Általánosságban azonban az adatok, amelyeket érdemes gyűjteni: 

• Név: ez alap adat! Érdemes a vezeték- és keresztnevet külön gyűjteni, ez az üzenetek személyre szabását és az adatok rendszerezését is megkönnyíti.
• Email cím: szintén alap adat!. Szerencsére nagyobb hajlandóság van az emberekben arra, hogy megadják. 
• Lakóhely: felmerülhet, hogy miért van szükség erre az adatra, de a lakóhely jól jöhet a programok szegmentálása, felhívások vagy éppen a célközönségünk felmérése során is, illetve hasznos lehet akkor is, ha egy-egy adományt, adó 1% felajánlást szeretnél apró ajándékkal, személyes üzenettel meghálálni
• Telefonszám: ez az egyik legérzékenyebb adat, nem szívesen adják meg az emberek
• erre megoldás lehet, ha például egyből lehetősége van meghatározni, hogy milyen gyakran, milyen értesítésekkel lehet keresni
• vagy nem tesszük kötelezővé a megadását, de a többi adat megadása után mégis rákérdezünk, hogy megadja-e, mert ebben - és ebben segít nekünk az, ha megvan a telefonszáma

• Születési dátum: ez az adat is elsősorban akkor lehet nagyon hasznos, ha szeretnénk felmérni vagy akár növelni a jelenlegi célközönségünket, de a telefonszámhoz hasonlóan sokan nem szívesen adják meg
• ha valamiért mégis nagyon fontos lenne, kérhetünk csak születési évet, így látszólag kevesebb adatot kérünk, de az adatbázis szempontjából fontos információ rendelkezésünkre áll 
• vagy ha nekünk elég nagyjából belőni, milyen korosztályhoz szólunk, elég az születési időszakot bekérni 

Ezt azért is érdemes átgondolni, mert a jövőbeni adatgyűjtés során segíthet abban, hogy jól strukturált, rendezett formában érkezzenek be az adatok. Továbbá az egyes személyekről tárolt adatok mellé érdemes lehet további feljegyzéseket is tennünk, amelyek segítik a szegmentálást a különféle céljaink szerint, hogy mire is akarjuk használni az adatokat - például, ha a nagy adományozókra akarunk szűrni, akkor egy megjegyzést az adományozott összegről, az új adomány kérésekor a legutóbbi adományozása dátumáról stb.

Hogyan lehet begyűjteni ezeket az adatokat? 

Ha mindent összeszedtél és arra jutottál, hogy a szervezet eddig nem gyűjtötte elég céltudatosan vagy elég rendszerezett módon az adatokat, akkor mutatunk néhány módszert arra is, hogy bővíteni tudd az adatbázisod. Persze csak azután, hogy a céljaid és a GDPR lehetőségek alapján a  fenti módon átgondoltad, milyen adatokra lehet szükségetek.

• Kapcsolatok gyűjtése a közösségi hálózatokon

A social media felületeken való jelenlét segít abban, hogy az érdeklődők könnyebben megtalálják a civil szervezetet és jobban megismerjék tevékenységét, de  közösségi média felületeken a szervezet számára is egyre több lehetőség adódik arra, hogy begyűjtsék a számukra fontos adatokat. Ennek természetesen alapfeltétele, hogy legyen legalább egy Facebook oldalunk, ami a social felüeltek között még mindig eléggé nagy népszerűségnek örvend itthon. Itt kontaktgyűjtés céljából az egyik könnyen használható és népszerű eszköz az azonnali űrlapok használata. Az űrlapok előnye, hogy személyre szabhatóak, így az arculatba illeszthetőek, valamint nem kell elhagyni a közösségi média felületet ahhoz, hogy megtörténjen a kitöltés. Szintén előnyös ebben a formátumban, hogy össze lehet kapcsolni a CRM vagy egyéb email kezelő rendszerekkel, így a kapcsolatok automatikusan átkerülnek a mi rendszerünkbe. (Hogy hogyan is lehet ezt megtenni, arra a YouTube-on kereshető bemutató videó, pl. ez)

A saját Facebook oldal és némi rendelkezésre álló büdzsé pedig azt is lehetővé teszik, hogy lead generáló kampányt hozzunk létre, amikor az oldalunkra olyan új érdeklődőket tudunk csábítani, akik eddig még nem találkoztak tevékenységünkkel. Mint az űrlapok esetében is, itt is lehetőség van a CRM rendszerrel való összekapcsolásra. A kitöltést promotáló hirdetés a felhasználók üzenőfalán jelenik meg. 

• Közösségi és online események

Egy nonprofit szervezet számára nagy előny, ha nyilvános társadalmi eseményeken szerezhet adatokat. Például gyűjthetsz emaileket a különböző petíciók aláíróitól, a rendezvényeid résztvevőitől. 

Online események alkalmával valószínűleg minden résztvevőnek regisztrálnia kell, és ehhez az email címét kell használnia. Ezt érdemes kihasználni, és ezeket a kontaktokat beépíteni az adatbázisba. 

Az ilyen adatgyűjtés alkalmával viszont nem szabad elfelejteni, hogy minden résztvevőnek, aki megadja az elérhetőségét, teljes körű tájékoztatást kell kapnia, hogy milyen célból kezelheted az adatát, tehát a feliratkozások során a fentebb már említett GDPR kérdéskört, az adatkezelési szabályzathoz való hozzájárulást (amiben szerepel, hogy a szervezet milyen célból és hogyan keresheti meg) ne felejtsd el! Ügyelj arra, hogy az űrlapok mellé és a regisztrációs lehetőségekhez mindig legyen csatolva a szabályzatra mutató link, vagy az adott szabály rövid összefoglalása, valamint az adatai feldolgozásról való lemondási lehetőség.

• Technikai tippek kontaktgyűjtéshez

A webes űrlapok a kapcsolatgyűjtés egy nagyon egyszerű formája. Három típus közül választhatsz:

• a kihúzható sáv típusú űrlap alkalmas a felugró ablakhoz hasonló tartalom közlésére, de nem olyan "agresszív", mint a felugró ablak, hiszen utóbbi megakadályozza, hogy az ügyfél folytassa a böngészést az oldalon, amíg az ajánlati ablak be nem zárul. A sáv egyszerűen akkor jelenik meg, amikor a webhely látogatója rákattint. Alapértelmezés szerint az űrlap az oldal jobb alsó sarokban jelenik meg (persze balra és középre is állíthatjuk). Gyakran használják például e-könyv vagy más brosúra letöltésére.
• a statikus űrlapokat leggyakrabban a webhely alján vagy egy blogcikk alatt helyezik el, de szervezetek számára a főoldalon kiemelt helyre javasoljuk tenni. Általában rendszeres hírlevélre való feliratkozásra vagy érdekes tartalmak letöltésére használják "egy emailért cserébe". A statikus űrlapok nem ugranak fel és a látogatónak sem kell rákattintania semmire. Ugyanakkor fontos tipp: sokkal inkább érdemes a levelzőprogram űrlapját beleépíteni a weboldalba, és így gyűjteni az adatokat, méghozzá az automatizáció miatt. Ezekben a levelező rendszerekben nagyon egyszerű létrehozni ilyen űrlapot, és ezzel megoldással rögtön listánkba kerül az adat, és tudja kezelni a válaszlevél/megerősítést automatikus módon.
• a felugró űrlap a felhasználói viselkedés és a mi beállításaink alapján automatikusan felugrik a weben. A felugró ablakok megjelenhetnek akár azonnal az oldal betöltése után, akár néhány másodperc múlva, akár több oldal megtekintése után, vagy amikor a felhasználó megpróbálja elhagyni az oldalt. A megjelenítés megválasztása teljes mértékben ránk van bízva. Lehet, hogy nem akarod, hogy azonnal felugorjon, hanem csak azután, hogy egy kicsit körülnéztek az oldaladon. Ha ezt a formát választod, arra érdemes figyelni, hogy mobil nézetben kombináld össze egy statikus űrlappal, mivel mobilon nem jelennek meg a felugró ablakok. Ezt a típust akkor érdemes használni, ha valamilyen újdonságról szeretnénk tájékoztatni a felhasználóinkat (pl. egy kiadvány megjelenése és kiküldése). Manapság azonban ez a megoldás nem túl népszerű, mivel a felhasználók hamar letiltják azt, így mi sem ajánljuk ezt a megoldást.

Ha ezek beállításához segítségre van szükséges, kérdezd meg a weboldalad fejlesztőjét vagy szerkesztőjét, hogy a te általad használt weboldalnak milyen lehetőségei vannak!

Erre figyelj!

Az adatgyűjtés bármelyik módját választod, van néhány olyan alapvetés, amit mindenképpen be kell tartani.

• GDPR 

Az adatvédelmi szempontok nemcsak azért fontosak, hogy minden jogszabálynak megfelelj, hanem azért is, mert a követőid, támogatóid szemében is így lehetsz megbízható és átlátható. Figyelj rá, hogy minden adatgyűjtésed a felhasználók beleegyezésével történjen és gondold át alaposan előre, hogy pontosan milyen adatokra van szükséged. 

• Megerősítés és visszaigazolás

Alapvetően az általatok használt levélküldő rendszerben tudod beállítani, hogy ha valaki feliratkozik, megadja az adatait, akkor automatikusan megerősítést vagy visszaigazolást kérjen tőle a rendszer. Ez a double opt in, azaz a kétlépcsős engedélyeztetés, ami egyre elterjedtebb és nagyon hasznos tud lenni, hiszen mindenkivel előfordult már, hogy elütött egy betűt vagy a .com helyett .hu-t ütött be. Ezzel a nagyon egyszerű lépéssel sokkal egyszerűbben ki lehet szűrni ezeket a hibákat. Az előnye mellett azonban hátránya is lehet: a plusz egy link és kérés miatt bizonyos feliratkozók lemorzsolódhatnak, ezért érdemes megfontolni, hogy melyik kockázatot vállaljuk inkább. Egy hírlevél feliratkoztatásnál még csak éppen elkapnánk a lehetséges támogató érdeklődését, de ha elkerüli a figyelmét a megerősítő email, elképzelhető, hogy kapcsolatfelvételünk az elején megszakad, hiszen a levelünket nem olyan tudatosan várja az érdeklődő, mint mondjuk egy szolgáltatás megrendelése után az információkat a teendőkről. 

• Adj valamit cserébe! 

Ha nehezen megy a kontaktszerzés vagy csak szeretnéd egy kicsit növelni a motivációt, jó módszer lehet, ha minőségi tartalmat kínálsz, például e-könyv, videó, kvíz, kérdőív vagy hasznos útmutató formájában, ami arra készteti őket, hogy megadják az email címüket.

Figyelj a GDPR-ra, hogy ne csak az ajándékot tudd átadni, hanem azt követően is legyen hozzájárulásod üzenetet küldeni :-)

• Legyen választási lehetőség

Ahogy a telefonszám esetében már említettük, hasznos lehet, ha vannak preferencia opciók a felhasználók számára. Ezek a választási lehetőségek vonatkozhatnak arra, hogy milyen témák érdeklik őket vagy milyen gyakran szeretnének emaileket kapni. Ezen adatok alapján aztán olyan tartalmakat küldhetsz, amelyek valóban érdeklik őket, illetve elkerülheted azt is, hogy túl gyakran kapjanak emailt és telítődjenek vagy éppen az ellenkezőjét, hogy túl ritkán és megfeledkezzenek rólatok. Ilyen lehetőségek felajánlása már inkább akkor lehetséges, ha már nagyon fejlett a rendszered, de tudj róla, hogy a közönségeddel való kapcsolattartás egyénre szabásában még erre is érdemes lehet figyelni a jövőben.

Cikkünk az adatbázis alapú kommunikációról szóló sorozatunk része, amelyben végigvezetünk az adatbázisépítés és használat minden csínján-bínján, hogy a lehető leghatékonyabban tudd használni adománygyűjtés vagy éppen támogató toborzás során. 

A cikk további részeit a Kapcsolódó tartalmaknál találod lentebb! 

Nézz körül a Tudástár többi témája között is!