Az elektronikusan beadandó dokumentumok (az elektronikusan beadott kérelmek kivételével) is papír alapon születnek meg, azokat digitalizálni szükséges. Az okirat akkor tekintendő elektronikus okirati formába átalakítottnak, ha az okirat elektronikus másolatának képe megegyezik a papír alapú okiratéval (gyakorlatban szkennelés pdf-ben és elektronikusan aláírva).