A tagdíj számlázására nem vonatkozik a számlakiállítási kötelezettség, mert az az Áfa tv. 85. § (1) l) pontja szerint a tevékenység közérdekű jellege miatt mentes az adó alól. Ebben az esetben az ügylet teljesítését tanúsító számviteli bizonylatot kell kiállítani.

A számviteli bizonylat formai és tartalmi követelményeit a számviteli törvény tartalmazza. Ez alapján számviteli bizonylat a gazdálkodó vagy a vele üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által készített okmány, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztja alá. Az ilyen bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenni, és a világosság elvét szem előtt tartva kell megírni. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában/időszakában kell kiállítani.

Számviteli bizonylat lehet a számla, a szerződés, a megállapodás, egy kimutatás és a bankkivonat is. Ezek közül a tagdíj teljesítésének tanúsítására a bankkivonaton lévő információk csak korlátozottan felelnek meg, ezek persze kiegészíthetők a közlemény rovatban a hiányzó adatokkal (tag neve, tagdíjfizetés éve, tagdíj mértéke, ha nem egységes tagdíj fizetés van).

A szervezet saját gyakorlatában érdemes kialakítani és rögzíteni azt az eljárást, hogy hogyan dokumentálja a tagdíjakkal kapcsolatos adminisztrációt. Tapasztalatunk az, hogy a számlázóprogramok használata nagymértékben megkönnyíti ezt a munkát. Amennyiben egyéb számlakiállítási kötelezettsége is lehet a szervezetnek, akkor mindenféleképpen ennek használatát javasoljuk.