Hogy a kuratóriumi ülést ki, hogyan és milyen célokra hívja, hívhatja össze azt az alapító okiratban kell meghatározni. Ez a személy rendszerint a kuratórium elnöke (NEM az alapító!). Az ülés témáját is ő határozza meg, de a tagok is javasolhatnak napirendi pontokat.
A kuratórium évente legalább egyszer ülést tart, amelyet az elnök hív össze. Az alapító okirat ennél ritkább ülésezést előíró rendelkezése semmis, hiszen el kell fogadják a mérleget és annak közhasznúsági mellékletét, és azt csak a kuratórium fogadhatja el. A gyakorlatban általában évi 1-2 kuratóriumi ülést szokás tartani a legtöbb alapítvány esetében, de évi 1 alkalom kötelező.
Bármely kuratóriumi tag kérheti kuratóriumi ülés összehívását a cél és az ok megjelölésével. Ilyen kérelem esetén a kuratórium elnöke köteles a kérelem beérkezésétől számított nyolc napon belül intézkedni az ülés összehívásáról. Ha ennek a kötelezettségének a kuratórium elnöke nem tesz eleget, a kuratórium ülését a kérelmet előterjesztő tag is összehívhatja.
Általában a kuratórium tagjai vesznek részt az ülésen. Ha az alapítványt a kuratóriumon túli stáb működteti, nem kötelező, de célszerű, ha a stáb vezetősége jelen van, hogy ismertesse a részleteket, kérdésekre válaszoljon.
A kuratórium ülései nyilvánosak a 2011. évi CLXXV. tv 37 § (1) alapján, és a (2) pont alapján a létesítő okiratnak tartalmaznia kell a nyilvánosságra vonatkozó szabályokat is. A létesítő okiratban a szervezet rendelkezhet úgy, hogy a honlapján teszi közzé az ülések meghívóit, de bármely, a szervezet viszonyaira illeszthető felületről rendelkezhet (pl. helyi szervezet esetén önkormányzati hirdető, iskola alapítvány esetén iskolai hirdetőtábla, stb.)
A kuratóriumi ülés egyéb szabályairól ITT olvashatsz
