Ha Önökre is igaz ez, valószínűleg tapasztalták már, milyen frusztráló tud lenni a feladatok nyomon követése. Elvesző információk, nem egyértelmű felelősségi körök, megakadó - vagy akár soha le nem záruló - folyamatok: ezekre mind megoldást jelenthet egy online feladatkezelő!
A feladatkezelő, vagy projekt menedzsment eszközök célja, hogy a szervezet munkája során felmerülő tennivalókat nyilvántartsa: egyrészt az egyes munkatársak számára segít eligazodni és priorizálni a saját feladataik között, másrészt a csapattagoknak és projektvezetőknek segít átlátni, hogy áll egy adott folyamat, hol lehetnek megakadások, csúszások. Hiszen, bár sok mindent képesek vagyunk fejben (vagy a jól bevált jegyzeteinkben) tartani, egy ponton túl eljön a pillanat, amikor minden erőfeszítésünk ellenére eluralkodik a káosz. Ezt tudjuk megelőzni egy átgondolt, következetesen használt projektmenedzsment rendszerrel.
Hogyan könnyítsük meg az átállást?
Elsőre tehernek tűnhet egy újabb rendszer bevezetése a szervezet működésébe, viszont amint rutinná válik a használata, egyértelműek lesznek az előnyei. Az átállás megkönnyítésében segíthet, ha először egy vagy két munkatársat bíz meg a rendszer kiismerésével, és pár projekt felvitelével. Ezután az adott kolléga be tudja mutatni az eszköz működését, és az első lépésekben segíthet a szervezet többi tagjának.
Ha erre nincs kapacitás, akkor is szánjunk időt arra, hogy végigbeszélje a csapat minden tagjával, miért van szükség erre, hallgassuk meg a javaslataikat, hogy közösen alakíthassuk a felállítandó struktúrát.
Mivel minden szervezet munkája más és más, ezek az eszközök - bár gyakran felajánlanak már meglévő struktúrákat - teljes mértékben személyre szabhatóak, az adott csapat igényeinek megfelelően könnyen alakíthatóak. Alapvető, hogy rendszeresen, a csapat minden tagja használja a rendszert, különben csak részmegoldást nyújt a szervezet problémáira. Ezért legjobb az elején jól lefektetni, kialakítani a rendszert, és ha kell, extra segítséget nyújtani a kollégáknak.
Miért az Asana?
Az Asana az egyik legnépszerűbb feladatkezelő, ezt leginkább a könnyen kezelhető, felhasználóbarát felületének köszönheti. A projekteken belül feladatokat, azokhoz alfeladatokat hozhat létre, amelyekhez egyszerűen felelőst és határidőt állíthat be, ezekhez kommenteket fűzhetnek, vagy akár fájlokat is tölthetnek fel. Ha egy feladat elkészült, csak ki kell pipálni a rendszerben - ezek később is visszanézhetővé válnak, ha át szeretnénk tekinteni a teljes folyamatot.
Az Asanán belüli értesítéseken illetve emailben is értesülhet ha új feladatot kapott, vagy jelenlegi feladataival kapcsolatban módosítás, előrelépés történt.
Az indulást a programon belül egyszerű magyarázatok, tutorialok segítik, így azok is könnyen megbarátkozhatnak vele, akik korábban semmilyen feladatkezelőt nem használtak.
Az Asana telefonos applikációban is elérhető, 15 főig ingyenes, az ezen felüli prémium verzióra pedig a Civiltechen keresztül kaphatnak kedvezményt a non-profit szervezetek.
Kisebb csapatoknak, egyszerűbb feladatokhoz a Trello is hasznos lehet: használata és a felülete nagyon egyszerű, viszont pont emiatt komplexebb projektek, vagy nagyobb csapatok kezeléséhez kevésbé ideális. A Trellonak is létezik ingyenes verziója, több információt itt találhat az eszközről.
További távmunka javaslatokat és ajánlott szoftverek, alkalmazások bemutatását a Dolgozzon távmunkában cikkben összesítettük.