Környezeti szempontok miatt egyre több cégnél szerepel a hosszú távú célok között az úgynevezett papírmentes iroda, amely eléréséhez nélkülözhetetlen a digitális aláírás napi szintű használata. A közelmúlt fejlődése és eseményei (mint pl. a koronavírus okozta szupergyors átállás az online működésre) azonban rövid távon is nagymértékű digitalizációra kényszerítette a vállalatokat és a nonprofitokat, így azonnali megoldást kellett találni többek között az aláírások online lebonyolítására is.

Nagyon sok civil szervezet alkalmaz online, nem minősített aláíró programokat, mint a Docusign. Azonban, mint a többi alkalmazás esetében, úgy a Docusign-nál is felmerül a kérdés: mire és hogyan alkalmazható jogszerűen, hitelesnek minősül-e a program segítségével történő elektronikus aláírás? 

Több oldalról jártuk körül a kérdést. 

Az alábbi cikkben végigvesszük, hogy milyen típusú ügyek esetében milyen aláírás szükséges, és arra milyen típusú elektronikus aláírást lehet alkalmazni. Elektronikus aláírás és dokumentáció a civil adminban - mit fogad el a bíróság és mikor mit lehet használni.

Kifejezetten a Docusignnal (és egyéb, nem minősített elektronikus aláírással) kapcsolatban is kértük jogász véleményét, hogyan lehet a hitelességét erősíteni. A szakember elmondása alapján a Docusign nem hivatalos hitelesített aláírás, ami azt jelenti, hogy csak akkor lehet hivatalos, szabályos, ha erről előzőleg a felek szerződésben megállapodtak. Azokban az esetekben, amikor nincs kétoldalú megállapodás kialakítására lehetőség, az ÁSZF-nek kell tartalmaznia, hogy az adott szervezet elfogadja a Docusign aláírást, mint hiteles kommunikációt.

A Docusign használati előnyei

A Docusign vizuálisan is megjeleníti az aláírást, időbélyegzőt kap a felhasználó, tehát nyomon lehet követni az aláírás tényét és idejét egyszerűen.

Fontos szempont, hogy több aláíró esetén is elég, ha csak a dokumentumot indító rendelkezik regisztrált fiókkal, a többieknek nem szükséges.

Használata egyszerű és gyors, de különböző tréningek is elérhetők a könnyű elsajátítás érdekében.

Joghiteles elektronikus aláíró programok

A digitális aláírás alkalmazások között vannak olyanok is, amelyek állami jogosítvánnyal rendelkeznek, azaz alapvetően hiteles elektronikus aláírásra is van lehetőség a segítségükkel. Ilyen program például a Netlock vagy a Microsec, amelyeknél azonban a Docusign-nal ellentétben minden partnernek (aláírónak) előfizetőnek kell lennie, tehát két fél aláírását igénylő esetek során nem írható vele alá olyan dokumentum, ahol csak az egyik félnek van szoftvere.

Civil szervezetek számára az AVDH szervezeti használatra való megszüntetése után több minősített elektronikus aláírást biztosító szolgáltató is kedvezményt nyújt a civil szervezetek számára:

Microsec

Minősített elektronikus aláírást biztosít az e-Szignó alkalmazás, amelyet civil szervezetek 50% kedvezménnyel érhetnek el. Az 50% kedvezményes lehetőségről itt olvashatsz.

FlintSign

Szintén minősített elektronikus aláírást biztosít a FlintSign, amely 25% kedvezményt biztosít civil szervezeteknek. További info és jelentkezés itt.

Ez a cikk a nonprofit.hu tudásbázis része – kérjük, hivatkozzon ránk forrásként. / This article is part of nonprofit.hu knowledge base. Please refer to nonprofit.hu as source of content.