Ha te is zavarba jössz, amikor valaki a projektmenedzsment kifejezést említi, ne aggódj, ezzel nem vagy egyedül.

Egy rugalmas, jól követhető rendszer kiépítése a feladatok elvégzéséhez az egyik legfontosabb alap bármilyen sikeres szervezetnél. Sőt: valószínűleg már most is követtek valamiféle projektmenedzsment-rendszert, csak még nincs pontosan meghatározva.

Egy projektmenedzsment-rendszer tudatos bevezetése vagy a meglévő rendszer fejlesztése rengeteg előnnyel jár. Ez különösen távmunka esetén lehet fontos, amikor a korábban bevált egyeztetési és kommunikációs módszerek a feladatmegosztásban és a feladatok átadásában is nehézkessé válhatnak. Egy jól kiépített projektmenedzsment-rendszer előnyei a nonprofit szervezet méretétől függetlenül gyorsan ellensúlyozhatják a rendszer megtanulásával járó kezdeti nehézségeket.

Manapság ráadásul több remek projektmenedzsment-szoftver is elérhető, érdemes körülnézni a NIOK CivilTech programjában elérhető lehetősége között!

Először tekintsük át a projektmenedzsment alapjait, és nézzünk meg néhány példát arra, hogyan hozhat akár egy kis projektmenedzsment is nagy változásokat egy nonprofit szervezet működésében.

Mi az a projektmenedzsment?

A The Project Management Institute, vagyis a PMI definíciója szerint a projekt időszakos törekvés egy egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozására. Ez a tág meghatározás jól mutatja, hogy egy nonprofit szervezetnél egy adott pillanatban nagyon sokféle projekt lehet folyamatban, például:

• adománygyűjtő események,
• marketingkampányok,
• IT-fejlesztések vagy bevezetések,
• irodai költözés,
• kutatások.

Sok kisebb szervezet meglehetősen jól és hatékonyan működik úgy is, hogy a projektjeit Google- vagy Excel-fájlokban követi. Más esetekben azonban a hatékony projektmenedzsmenthez már elengedhetetlen lehet egy projektmenedzsment-szoftver használata, például az Asanáé, a Wrike-é, a Smartsheeté vagy bármely más elérhető eszközé, amely az adott civil szervezethez és a munkafolyamatokhoz leginkább illik.

Miért fontosak a projektmenedzsment- és feladatkezelő eszközök?

A nonprofit szervezetek gyakran korlátozott erőforrásokkal próbálják elérni céljaikat. Ez nemcsak pénzügyi erőforrásokat jelent, hanem azt is, hogy sokszor nincs elegendő önkéntes, munkatárs vagy eszköz a nagyobb léptékű projektek megvalósításához. Egy projektmenedzsment-rendszer segítségével a szervezetek jobban tudnak a rendelkezésre álló erőforrásokkal tervezni, és hatékonyabban tudják kihasználni a meglévő kapacitásaikat.

Egy feladatkezelő eszköz segítségével egy szervezet többet és gyorsabban tud teljesíteni, mert átláthatóbbá válik, hogy bizonyos erőforrások mikor és meddig elérhetők.

Nézzük például a következő helyzetet: egy önkéntes nem tud befejezni egy korábban elvállalt feladatot. Az Asanához hasonló feladatkezelőkben a projektkoordinátor látja, kihez van hozzárendelve a feladat, mi annak a határideje, jelenleg hol tart, és milyen más feladatok kapcsolódnak hozzá. Ha a szervezet használ kapacitás- vagy terheltségi nézetet, az is látszódhat, kinek van még szabad kapacitása. Így a koordinátor gyorsabban átadhatja a feladatot valaki másnak, módosíthatja a határidőt, vagy átrendezheti a prioritásokat, hogy a legfontosabb teendők ne akadjanak el.

A projektmenedzsment-szoftverek abban is segítenek, hogy a kisebb és nagyobb szervezetekben mindenki jobban rálásson a folyamatokra. Egy projektvezető például egy helyen láthatja az egymással párhuzamosan futó kampányokat, eseményeket vagy adománygyűjtéseket: melyik feladat kinek a felelőssége, mi készült már el, mi csúszik, és mi vár még döntésre. Ez a szervezeti egységek közötti együttműködést is megkönnyíti. Például egy eseményhez kapcsolódó adománygyűjtésért felelős munkatárs láthatja, hogy a programcsapat mikorra tervezi a hírlevél kiküldését, milyen szöveg készül hozzá, és mikor kell neki ehhez kapcsolódó adományozói üzenetet vagy felhívást előkészítenie.

A projektmenedzsment-szoftverek azt is láthatóvá teszik, mikor következhet a munka következő lépése. Például egy hírlevél elkészítésénél külön feladat lehet a szöveg megírása, a szerkesztés, a grafika elkészítése, a jóváhagyás és a kiküldés. Ha a szövegíró készre jelöli a saját feladatát, a szerkesztő vagy a grafikus erről értesítést kaphat, és rögtön elkezdheti a következő lépést. Így nem kell külön e-mailben vagy chaten rákérdezni, hogy „elkészült már?”, mert a csapat minden tagja látja a feladat állapotát és a következő teendőt.

Ez a fajta eszköz hasznos lehet azoknak a nonprofitoknak is, amelyek rendszeresen ismétlődő feladatokon dolgoznak, például hírleveleken, közösségimédia-posztokon vagy cikkeken. Ezekhez a projektekhez könnyen létrehozhatók sablonok, így nem kell újra és újra felépíteni ugyanazt a munkafolyamatot, amikor egy visszatérő feladat elindul.

Például egy projektmenedzsment-rendszer központi információs felületet hoz létre, amelyen keresztül az összes projekt követhetővé válik, és a korábban lefutott folyamatok is visszakereshetők. Ha egy új projektet egy régi mintájára hozunk létre, könnyen visszanézhetjük, mi működött jól, illetve mit lehetett volna másképp csinálni. Ha van egy befejezett kampányunk speciálisan összeválogatott fotókkal, azt is elmenthetjük a projektmenedzsment-rendszeren belül. Így ahelyett, hogy hosszú e-mailváltások és különböző mappák között kellene keresgélnünk, egy helyen találjuk meg a fontos dokumentációt.

Tippek a projektmenedzsment-eszköz bevezetéséhez egy civil szervezetnél

Függetlenül attól, hogy melyik eszköz beszerzése mellett döntötök, egy alaposan átgondolt bevezetési terv a siker egyik kulcsa. A feladatkezelő szoftver használatának bevezetése azért lehet különösen nehéz, mert megváltoztathatja azokat a megszokott folyamatokat, amelyek szerint a fontos feladatok addig működtek a szervezetnél. Éppen ezért fontos előre tervezni, hogy minden érintett átlássa a folyamatot. A továbbiakban tippeket adunk ahhoz, hogy a bevezetés a lehető leggördülékenyebb legyen.

1. Győződjünk meg róla, hogy az adott eszköz megfelelő a szervezetünk számára

Mielőtt fejest ugranánk bármilyen szoftver használatába, szánjunk időt arra, hogy felmérjük és megismerjük az elérhető típusokat és funkciókat. Ne hagyjuk, hogy a látványos, de a szervezet struktúrájához és programjaihoz nem illeszkedő újdonságok eltereljék a figyelmünket.

2. Legyen rend

Ahhoz, hogy egy projektmenedzsment-rendszer hatékony legyen, fontos, hogy mindenki ugyanazokat a szabályokat kövesse a használatában. Így az adott eszköz válhat az információk központi forrásává: azzá a felületté, ahol mindenki látja, melyik projekt hol tart, mi a következő lépés, és ki miért felel.

Hasznos lehet a felsővezetés vagy a döntéshozók bevonása már az eszköz kiválasztásakor. Az ő támogatásuk sokat segíthet később, amikor a csapaton belül kell bevezetni a változást.

3. Legyünk türelmesek, és kommunikáljunk tisztán és gyakran

A változás sokszor nehéz, ezért fontos a türelem. Ha éppen egyik eszközről térünk át egy másikra, először bizonyosodjunk meg róla, hogy van jól átgondolt „költözési stratégiánk”. Ha teljesen új eszközt vezetünk be, tervezzünk olyan tanulási folyamatot, amely illeszkedik a csapatunk működéséhez.

Fontos az is, hogy érthetően kommunikáljuk, miért történik a változás. Mondjuk el, miért van szüksége a szervezetnek az adott eszközre, hogyan lesz hatással a változás az emberek mindennapi munkájára, milyen határidők fontosak, hol találhatók a tréninganyagok, hol érhetők el a régebbi adatok, és kihez fordulhatnak a munkatársak kérdéseikkel, aggodalmaikkal vagy visszajelzéseikkel.

4. Áldozzunk a képzésre

Egy új szoftver bevezetésénél a megfelelő képzésre fordított idő és erőforrás sokszorosan megtérül. A programok gyakran tartalmaznak tréningmodulokat vagy akár saját „akadémiát”, de akár szakértőt is bevonhatunk a szolgáltatótól vagy máshonnan, hogy segítsen a kezdeti nehézségek leküzdésében.

Fontos ugyanakkor az is, hogy a szervezet munkatársait elkötelezzük a szoftver használata mellett. A bevezetés előtt készítsünk listát azokról a véleményvezérekről — és a felsővezetőkről —, akik korai felhasználóként segíthetnek bemutatni az eszköz előnyeit, és támogatni tudják a többieket a használat elsajátításában.

Végezetül ne felejtsük el, hogy ezt ritkán lehet elsőre tökéletesen megvalósítani. Maradjunk nyitottak a visszajelzésekre, és ha szükséges, változtassunk a stratégiánkon a projektmenedzsment-rendszer finomhangolása érdekében.

Egy dolog biztos: egy jól kiépített projektmenedzsment-rendszer időt és pénzt takaríthat meg a nonprofit szervezet számára, és lehetővé teszi, hogy a munkatársak minden korábbinál hatékonyabban végezzék fontos munkájukat.

Sok civil szervezet használja az Asana feladatkezelőt vagy éppen a Monday.com-ot pl. noprofitoknak ingyenesen elérhető a Jira is, de sok más egyéb feladatkezelő létezik még, nézz körül! A gyártó honlapján vagy adott esetbena  techsoup.com oldalon érdemes megnézni az aktuális nonprofit kedvezményeket!

Javasoljuk, hogy iratkozz fel a NIOK Alapítvány CivilTech program hírlevelére. Itt ingyenes és jelentős kedvezményekkel elérhető ajánlatokról értesítünk.