A szezonális, így a karácsony előtti adománygyűjtő kampányok is lehetőséget adnak a civil szervezeteknek arra, hogy a közösség adományozásra való nyitottságával, nagylelkűségével élve támogassa a mindennapi munkáját. A kampányok sikeréhez szükséges módszerek és eszközök azonban egész évben rendelkezésre állnak bármely adománygyűjtő kampány menedzselésére.
Adománygyűjtés útmutatónkban és a hozzá kapcsolódó cikkekben olvashattok az adománygyűjtő kampányok és összességében az adománygyűjtés megtervezéséhez szükséges tudnivalókról, a mostani cikkben pedig néhány egyszerű módszert mutatunk meg ahhoz, hogyan használható az Asana az adománygyűjtési kampányok munkafolyamatainak kezelésére.
Ha többen dolgoztok egy komplexebb folyamaton, akkor valószínűleg veletek is előfordult már, hogy az email kommunikáció közben egy-egy információ, feladatpontosítás elveszett, és a végén rengeteg idő elment arra, hogy a félreértéseket kibogozzátok. A közös munka koordinációjára ajánljuk a feladatkezelőket, ezek közül az Asana feladatkezelő böngészőből elérhető prémium verzióját a CivilTech programban kedvezményesen érhetik el a civil szervezetek.
Projektek és sablonok
Amikor az Asanában projektet hoztok létre, vagy a nulláról kezdhetitek, vagy választhattok a sablonkönyvtárból. A típusok szerint rendezett sablonkönyvtár előre elkészített feladatlistákat kínál, remek kiindulópont a különböző típusú Asana-projektek létrehozásához.
Feladatok, szakaszok és részfeladatok
Az Asana a sablonokat a projektekhez kapcsolódó, előre kitöltött szakaszokkal és feladatokkal generálja. A sablonok szerkeszthetők és testreszabhatók, hogy megfeleljenek a kampány egyedi igényeinek. A projektek fő feladatlistája így nézhet ki, pl.:
Digitális médiatartalom és marketingstratégia létrehozása
Email elérési kampány
Együttműködés a tervezőcsapattal
Ha már van egy hosszabb feladatlistátok, akkor a kampány különböző fázisait tagolhatjátok, hogy könnyen érthető legyen annak is, aki utólag kapcsolódik be a projektbe. Ezt szakaszok hozzáadásával lehet megtenni.
Miután a feladatlistát szakaszokra és a hozzájuk tartozó releváns feladatokra bontottátok, a következő lépés a konkrét teendők vagy részfeladatok felvétele az adománygyűjtési kampány sikeres elindításához. A részfeladatok segítségével kisebb részekre bontható egy összetettebb feladat, vagy a munka felosztható több ember között. A részfeladatok úgy működnek, mint a független feladatok, ugyanazokkal a mezőkkel, mint a fő feladat, de a főfeladatba ágyazva. Például:
Szakasz: Digitális médiatartalom és marketingstratégia létrehozása
Feladat: Honlap - Landing page tartalom és bevonási stratégia
Részfeladatok:
Releváns tartalmi anyagok létrehozása
Kapcsolat a tervezői csapattal
Feladat: Közösségi média - Influencer bevonás és bevonási stratégia
Részfeladat:
A szakaszok, feladatok és részfeladatok létrehozása elősegíti, hogy minden munkatárs ugyanabból a forrásból, információkkal, becsatolt dokumentumokkal dolgozzon, amely lehetővé teszi a félreértések elkerülését, és növeli a hatékonyságot.
Mérföldkövek*
Ahogy halad előre a kampány, mérföldköveket lehet beiktatni a projekt meghatározott pontjainak jelölésére, hogy nyomon lehessen követni a projekt sikeréhez vezető előrehaladást.
Az résztvevők kezelése és az előrehaladás kommunikálása
Ha a projekt már teljesen kiépült, az indításhoz be kell vonni a legfontosabb szereplőket, például a marketinggel, informatikával, kommunikációs munkával foglalkozó munkatársakat vagy megbízottakat. A feladatok kiosztása és a határidők hozzáadása biztosítja, hogy minden egyes feladatnak legyen felelőse és meghatározott ütemezése.
Említések
Az előrehaladást a @említéssel és az együttműködők hozzáadásával is kommunikálhatjátok. A munkatársak értesítésének felvétele hasonló ahhoz, mintha egy emailfolyamban valakit CC-znek, de a felhasználók könnyen törölhetik is a feladatot, ha nem akarják látni az értesítéseket. Ez lehetővé teszi, hogy mások is hozzájáruljanak a feladathoz, vagy kövessék az éppen folyó munkát.
Állapotfrissítések
Az állapotfrissítések segítségével jól áttekinthető, hogy hol tart egy projekt. Látható az állapot, a befejezett vagy befejezetlen feladatok száma, a közelgő mérföldkövek, és betekintést lehet nyerni a feladatok haladásába.
Ha végig megvan ez az elszámoltathatóság és átláthatóság, a fókusz és a célratartás megmarad, és a csapatok összehangoltan és produktívan tudnak dolgozni.
Adománygyűjtés könnyedén
Az adománygyűjtő kampányok sikere a zökkenőmentes tervezésen és kivitelezésen múlik. Az Asana segíthet a kampány munkafolyamatainak racionalizálásában, valamint egyértelműséget és világos kommunikációt biztosíthat a csapat minden tagja számára.
* A mérföldkövek csak az Asana Premiumban érhetőek el.
Ha bővebben érdekel a téma, az Asana felületén rengeteg használati útmutató érhető el, de a nonprofit.hu -n is írtunk arról, miért használjunk feladatkezelőt.
Az Asana alapfunkciói ingyenesen használhatóak, de ezen túl az Asana Prémium verziójára 50% kedvezményt kaphatnak a civil szervezetek a CivilTech programban.