Adomány sokféle módon érkezhet egy civil szervezethez - urnába bedobva, banki átutalással vagy bankkártyával fizetik, csekken, személyesen, telefonos adományozás útján. Az adomány formáját tekintve lehet pénzbeni, vagy tárgyi adomány (dolog, termék, áru, eszköz) illetve ezek ingyenes használata vagy ingyenesen felajánlott igénybe vehető szolgáltatás.
Mindegyik esetben elmondható, hogy mint minden gazdasági eseményről, az adomány beérkezéséről is kell, hogy szülessen egy számviteli bizonylat, mely alakilag és tartalmilag hitelesen és megbízhatóan tudja alátámasztani az adomány beérkezését, átvételét.
Kinek kell kiállítania a bizonylatot?
Ha az adomány gazdálkodó szervezettől érkezik, akkor bármelyik fél kiállíthatja a számviteli bizonylatot az adott adományozással kapcsolatban, magánszemély adományozó esetén mindig az adományt átvevőt terheli ez a kötelezettség.
Mit kell tartalmazzon a bizonylat:
A számviteli bizonylat általános alaki és tartalmi kellékeit a Számviteli.tv. 167.§ (1)-ben találjuk, ami az adományok átvételét tekintve legalább a következők:
- bizonylat megnevezése és sorszáma, vagy egyéb más azonosítója,
- belső bizonylat esetén:
- a bizonylatot kiállító adományt fogadó szervezet (szervezeti egység) megjelölése,
- a készletmozgások és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, és az átadó (befizető) aláírása
- külső bizonylat esetén a bizonylatot kiállító adományozó neve, címe
- a bizonylat kiállításának időpontja
- a megtörtént gazdasági művelet tartalmi leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta vagyonváltozások mennyiségi és értékbeni adatai.
Az adomány fogalmából eredően az adományból származó bevétel nem minősül értékesítésből származó bevételnek, így biztosan nem kell róla az adományt befogadó szervezetnek számlát kiállítania. Persze semmi sem tiltja a számla kiállítást sem, ekkor, mint áfa körön kívüli ügylet szerepeljen az adomány összege a számlán.
Pénzbeli adományok bizonylatai:
Amennyiben az adomány pénzben érkezik, a szervezetnek akkor van számviteli bizonylat kiállítási kötelezettsége, ha azt készpénzben (utalványban vagy más, tárgyiasult készpénzt helyettesítő eszközben) veszi át. Amennyiben a készpénzadomány gyűjtőládába érkezik, úgy a számviteli bizonylat az ennek bontásakor felveendő jegyzőkönyv lesz, míg ha az adományozó személye ismert, akkor a bizonylat lehet pénztár bevételi bizonylat, átvételi bizonylat vagy adománylevél. Ha a pénz valamilyen pénzügyi közvetítőn keresztül érkezik (bank, elektronikus tárca szolgáltató, mobil fizetési szolgáltató, egyéb szolgáltató), a pénzügyi közvetítő által kiállított bizonylat fogja alátámasztani a gazdasági eseményt.
Tárgyi és szolgáltatás adományok bizonylatai:
Amennyiben az adomány befogadása pénzmozgással nem jár, a következő bizonylatok bármelyike megfelel a gazdasági esemény dokumentálására és annak a könyvvitelben való rögzítésére, amennyiben megfelel a számviteli bizonylat követelményeinek:
- tárgyi adomány esetén: a szervezet által kiállított átvételi bizonylat, adománylevél, az adományozó által kiállított szállítólevél vagy számla, ingyenes (szívességi) használatba adási szerződés
- ingyenesen nyújtott (pro bono) igénybe vett szolgáltatás esetén: pro bono szerződés vagy együttműködési megállapodás és az ehhez tartozó, a szervezet által kiállított teljesítés igazolás és/vagy az adományozó által kiállított számla
Mikor kell ezeket a bizonylatokat kiállítani?
A beérkezett adomány formájától függően a pénzmozgás időpontjában, tárgyi adomány átvételének / átadásának időpontjában, szolgáltatás adomány esetén az igénybevétel időpontjában (vagy időszakos elszámolás esetén az időszak végével).
Milyen értéket kell feltüntetni a bizonylatokon?
Az adomány értékét főszabályként az adományozó határozza meg, az ő könyveiben szereplő érték vagy önköltségi, előállítási, bekerülési érték az irányadó. Amennyiben ezt az adományozó nem közli, akkor a dolog vagy a szolgáltatás piaci értéke lesz az az érték, melyen az adomány a könyvekbe felvehető. Pénzadomány esetén a pénzösszeg értéke szerint kell szerepeltetni az adományt, amennyiben az nem forintban érkezik, akkor a civil szervezet választása szerint a Számviteli törvény 60.§-ában meghatározott, a szervezet számviteli politikájában rögzített árfolyamon kell az adomány értékét forintosítani.
Milyen adatokat érdemes még feltüntetni a bizonylaton, illetve milyen információra lehet szüksége a könyvelésnek?
Mindenképpen szükséges azt tudni, hogy a beérkezett tárgyi adományt, felajánlást a szervezet a saját működéséhez fogja felhasználni, vagy tovább adja azt más szervezeteknek vagy magánszemélyeknek, mert ettől függően kell a könyvelésben bemutatni a gazdasági eseményt. Érdemes az átvételkor azt is tisztázni, hogy az adományozó szeretne-e külön, az adótörvények szerinti igazolást kérni az adományról és ennek tényét esetleg a kapcsolódó bizonylaton feltüntetni.