A kapott adományokról a közhasznú szervezet, az egyház, a közérdekű kötelezettségvállalás szervezője által a támogató részére kiállítandó igazolás kötelező tartalmi kellékeit a Tao. törvény rögzíti. E szerint az igazolásnak tartalmaznia kell:
- az adományban részesülő és az adományozó (adózó) megnevezése, székhelye, adószáma
- az adomány összege vagy értéke
- az adományozás időpontja
- a támogatott cél
A nyilatkoztat 2 példányban készül, egyik az adományozóé, a másik az adományban részesülőé.
Nem kötelező tartalmi elem, mégis megkönnyítjük vele az adományozónk életét, ha feltüntetjük az igazoláson, hogy
- az adományban részesülő közhasznú jogállású-e (igen / nem), illetve
- hogy az adományozás a két fél között megkötött tartós adományozási szerződés keretében érkezett-e, hivatkozva a megkötött szerződésre, és a megállapodás szerint ez hányadik évi adomány összeg
Közhasznú szervezetként addig az időpontig, illetve attól az időponttól nyilatkozhat az adományt fogadó szervezet, ameddig vagy amikortól közhasznú jogállással rendelkezett / rendelkezik.
Az igazolást az adomány átvételekor, legkésőbb az adóév végéig ki kell állítani és átadni.
A kiállítást két példányban kell elkészíteni, és valamilyen egyedi azonosítóval ellátni, valamint egy nyilvántartást vezetni a kiállított adomány igazolásokról. Ez lesz a könyvelés alapja az elkülönített számviteli nyilvántartásnak, hiszen a 479/2016. (XII.28.) kormányrendelet 9.§ (10) szerint a könyvvezetés során elkülönítetten kell nyilvántartani azokat az adománybevételeket, melyekről a szervezet adókedvezményre jogosító igazolást bocsátott ki. Bár látszólag a kisvállalati adó nem kedvezményezi az adományozókat, a társasági adóalap kedvezmények pedig csak a közhasznú szervezeteknek adott adományok után járnak, maga az a tény, hogy az adományozó az igazolás alapján a ráfordítást elszámolja a bevételeivel szemben (azaz az adóalapját csökkenti), okot ad az elkülönítésre.
Az igazolások kiadásának rendjét a szervezet számviteli politikájában (bizonylati rendjében), vagy külön szabályzatban érdemes meghatározni, beleértve az igazolás kiadására használt nyomtatvány megjelölését, a kiállító személyét, a kiállítás napjára vonatkozó határidőket.