2 tipp a hatékonyabb megbeszélésekért az online térben

Távmunka

Ezekkel a módszerekkel lesznek hatékonyak az online megbeszélések

I. rész

Ha a forrásteremtés, a társadalmi bázis építés és a fenntarthatóság eddig nem lett volna elég izgalmas kihívás, most az otthoni munkavégzés és a digitalizáció biztosan nagy változást hoz a civil szervezetek életében.  

Megbeszélések vezetéséről szóló cikksorozatunk első részében  a ChangemakerXChange kézikönyve alapján írunk arról, milyen tanulási típusú munkatársaknál mi működik jól az online térben, illetve milyen elérhető platformokon,  hogyan legyünk jelen megbeszélések és képzések vezetőiként és résztvevőként. 

A megbeszélésekről szóló cikksorozat remekül hasznosítható online képzések vezetése, facilitálása terén is.

Szervezetünk tevékenységének már része lehet a tudásmegosztás, képzések tartása vagy szemléletformálás, de az is lehet, hogy teljesen újonnan kezdjük ezt el építeni. A koronavírus mindenkit kihívás elé állít ezen a téren, egyben lehetőséget adva arra, hogy fejlődjünk a távmunkával, az online eszközök használatában: ez a tudás később is jól jön majd, hiszen egyre elterjedtebbek az online képzések, webinárok. Kezdjük a legfontosabbal, a résztvevőkkel!

2. Tanulási stílusok - kikkel dolgozunk?

Különbözőek vagyunk, üzeneteket is máshogy fogadnak be a csapat tagjai. Vannak, akiket tényekkel, praktikus tennivalókkal és jól felépített érvekkel lehet meggyőzni. Lehetnek olyanok is a csapatban, akik egy ügy vagy téma emberi oldalát, kapcsolódási pontokat és érzelmeik megosztását helyezik előtérbe. Ezeket a tanulási stílusokat osztja fel négy típusra az angolul PEMS-nek nevezett modell, amit magyarul legjobban PÉMS-nek lehet fordítani.  A betűszó a négy megközelítést írja le, ami a Praktikus, az Érzelmes, a Mentális (inkább gondolkodó) és a Spirituális. 


Praktikus: a cselekvő, gyakorlatias típus, aki legjobban saját megélt tapasztalatain keresztül, illetve a gyakorlatban alkalmazva tanul. A virtuális térben velük a World Cafe vagy az Open Space módszer működik a legjobban.
Érzelmes: Kapcsolódásra nyitottság, emberek mélyebb megismerésére törekvés és nagyfokú empátia jellemzi ezt az embertípust, akiknek érzelmeik megosztása kiemelten fontos. Az online zajló egyeztetésekben ezért számukra elengedhetetlen, hogy tervezzünk a csoportdinamikát segítő köröket, ahol a résztvevők az érzéseikről is beszélhetnek.
Mentális: A gondolkodók, akik tényekből, modellekből és rendszerekből értenek igazán. Számukra az elemzés, a tények megvitatása és a párbeszéd az, ami a legfontosabb, így a megbeszélésekre is érdemes konkrétumokkal és adatokkal felvértezve érkezni.
Spirituális: A spirituális, vagy szellemi beállítottságú embereket inkább a nagyobb cél, a miértek és a cselekvés érdekli. Ők azok, akik számára a mindennapi feladatok elvégzéséhez az ügy iránti lelkesedést kell felkelteni és kontextust adni a cselekvésnek.

Ahhoz, hogy a különböző emberekhez a leghatékonyabban tudj kapcsolódni, érdemes előzetesen készülni a megbeszélésre, megfontolni a következőket:

  • Ha lehetséges, használj ábrákat, illusztrációkat egy téma átadásához (vizuális típusok számára)
  • A megbeszélés előtt ossz meg írott összefoglalót, témához kapcsolódó dokumentumot, ami alapján kérdéseket vagy visszajelzést fogalmazhatnak meg a résztvevők
  • Használj videós vagy akár hanganyagot, amik alátámasztják a témát, ezt nem feltétlen a megbeszélés során, inkább mint felkészítő vagy kiegészítő tartalom
  • Technológiai háttér - Milyen eszközökkel dolgozunk?

Talán nem kell annyira bemutatni a virtuális térben tartott megbeszélések legnagyobb kihívását, magát a technológiai hátteret, illetve feltételeket. Mi a NIOK-nál a Zoom platformot használjuk, így a további tippek egy része is erre a felületre alkalmazható. A Zoom egyébként civil szervezetek számára is elérhető, itt írunk részletesebben a kedvezményes árszabásról és a feltételekről. 

Tippek megbeszélések vezetőinek:

  • Győződj meg róla, hogy erős internetkapcsolattal rendelkezel és viszonylag csendes a háttér
  • Még a hívás előtt teszteld le, hogy minden működik-e. Elég éles-e a kép, tiszta a hang és nem zavaró a háttér vagy a fények. Ehhez érdemes a kamerát, a mikrofont és a különböző funkciókat, prezentálási lehetőséget és chatet tesztelni.
  • A hívás közben használd a chatet háttéranyagok, linkek megosztására, illetve a résztvevőktől visszajelzések gyűjtésére.

+1 tipp: tudtad hogy a Zoom felületén megváltoztathatod a háttered? 

Ha nincs olyan hely a lakásban, ahol elég homogén a háttér, vagy nem szívesen mutatod meg az otthonodat, akkor ezt Neked találták ki! A Zoom alkalmazást megnyitása után  >> Settings >> Virtual Background.

Tippek résztvevőknek

  • Érdemes letölteni előre az alkalmazást, illetve tesztelni, hogy működik-e még a hívás előtt
    • A hívások alatt praktikus lenémítani a mikrofont, ha éppen nem Te beszélsz, így elkerülhető, hogy zavaró zajok kerüljenek a hívásba a résztvevőktől
  • Nézz a szemébe a munkatársaknak azzal, hogy néha felnézel a kamerába, így élőbb lesz a beszélgetés
  • Ezzel szemben ha gyenge internetkapcsolattal rendelkezel, akkor érdemes inkább csak hanggal részt venni a beszélgetésben, a kamerát pedig kikapcsolni
  • Elkerülendő, hogy mindenki egyszerre beszéljen, érdemes a kérdéseket és a kommenteket inkább a chatben visszajelezni, így utána a vezető könnyebben reagál rá

Bízunk benne, hogy támpontot adtunk az online megbeszélésekhez, találkozókhoz. A sorozat következő részében szó lesz a napirendi pontok tervezéséről, a különböző szerepekről és a levezetéshez kapcsolódó legjobb gyakorlatokról is. Tapasztalatokat és történeteket szívesen fogadunk az info@civiltech.hu email címen! 

A cikk ChangemakerXChange Toolkitje alapján készült.
További módszerekért az eredeti anyag angol nyelven itt érhető el!

további 2 tipp >>

 

Távmunka rovat a Tudástárban - eszközök, tippek, módszerek az otthoni munkavégzéshez



Címkék: szervezet fejlesztése, informatika, CivilTech, távmunka, koronavírus, Covid-19