Ezt a cikket több mint egy éve publikáltuk. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben.

Az alábbi cikk külső tartalom, nem frissített.

II. rész

Előző cikkünkben már feldolgoztuk a különböző tanulási stílusokat és a technikai hátterét az online megbeszéléseknek a ChangemakerXChange kézikönyve alapján. A sorozat folytatásában a hatékony napirendről, az időkeretekről és facilitálási módszerekről  írunk. A megbeszélésekről szóló cikksorozat remekül hasznosítható online képzések vezetése, facilitálása terén is.

A koronavírus mindenkit kihívás elé állít ezen a téren, egyben lehetőséget adva arra, hogy fejlődjünk a távmunkával, az online eszközök használatában: ez a tudás később is jól jön majd, hiszen egyre elterjedtebbek az online képzések, webinárok. Korábbi cikkünkben már feldolgoztuk a résztvevők és a technikai háttér kérdéskörét, most jöjjenek a keretek és a napirend! 

1. Időkeretek és résztvevők  

Megbeszélések, egyeztetések vagy akár tréningek facilitátoraként, levezetőjeként a következőkre érdemes figyelni:

  • Pontos kezdés és befejezés betartása, még jobb, ha pár perccel korábban véget ér a tervezettnél a megbeszélés, ezt a résztvevők is nagyra értékelik majd
  • Kedves, de szigorú hozzáállás az időkeret betartatásához. Például ha a résztvevők rendszerint eltérnek a tárgytól, esetleg túl hosszan részletezik a meglátásaikat, akkor érdemes a még a megbeszélés elején tisztázni, hogy összesen 1-2 perc van a reakciókra.  Így folyamatában már csak emlékeztetni kell őket a szabályra.

Milyen jelekre érdemes figyelni, ha nem szeretnénk hogy elkalandozzon a résztvevők figyelme?

Jelzés értékűek lehetnek erre a következők:

  • A résztvevő kikapcsolja a kameráját ( kivéve ha ezt a lassú internetkapcsolata maitt teszi)
  • A megbeszélésen részvétel vagy figyelem helyett a monitor egy pontját kezdi el figyelni, adott esetben gépel is mellé, ekkor lehet egy emailre válaszol vagy mással foglalkozik. ( ami mindenkivel megeshet, hogy beesik valami sürgős, de ha a megbeszélés nagyobb részét teszi ki, akkor lehet hogy nem mennek át az üzeneteink)
  • Az online kérdőívünkre vagy chat ablakban feltett kérdésünkre csak pár reakció érkezik
  • A feltett kérdésre egy résztvevő sem válaszol. Itt fontos megjegyezni, hogy mindig érdemes a kérdezőnek is biztosra menni, hogy elég tisztán és tömören fogalmazott-e.

Mit tehetünk, ha ezeket tapasztaljuk a résztvevőkön?

  • Megkérhetjük őket, hogy mindenki álljon fel ott ahol éppen van és nyújtózzon egyet
  • Adhatunk egy pár perces szünetet, amin a résztvevők kimehetnek egy pohár vízért vagy a friss levegőre
  • Kérjünk visszajelzést a résztvevőktől, hogy mi lenne az, ami őket a legjobban foglalkoztatja és amire a maradék időben szeretnék hogy szó legyen, illetve arra is kérdezz rá, hogy elég követhető-e amiket át próbálsz adni 

2. Napirendi pontok és betartásuk 

  • Megérkezés 

Ahogy a munkatársak jórésze otthonról dolgozik, sok dolog elvonhatja a figyelmüket az otthon maradt gyermekeik, házastársuk, esetleg négylábúak. A megbeszélések elején ezért érdemes pár percet annak szánni, hogy mindenki fizikailag és lelkileg is megérkezzen, arról nem is beszélve, hogy mindenki lát és hall-e mindenkit. ( ehhez kapcsolódó technikai tippekről előző cikkünkben írtunk) 

  • Keretek felállítása 

A megérkezést követően a megbeszélés vezetőjének érdemes röviden összefoglalni: 

  • a napirendet ( Mi fog történni?)
  • a célokat, illetve hogy mit vár a megbeszéléstől ( Miért gyűltünk össze?)
  • hogyan vegyenek részt a munkatársak ( Milyen visszajelzést, ötleteket vár a csapattól?) 

  • Téma tárgyalása 

Ehhez korábban már írtunk tippeket, de a legfontosabb a résztvevők figyelmének fenntartása és folyamatos visszajelzés kérése. A legfontosabbakat újra megemlítve:

  •  a prezentálási, vagyis a téma felvezetési ideje a lehető legkevesebb legyen, semmiképp ne legyen hosszabb 15 percnél
  •  ha csökken az érdeklődés és az energiaszint, akkor érdemes egy gyors energetizáló gyakorlatot közbeiktatni, például megkérni a résztvevőket, hogy álljanak fel és nyújtózzanak egyet
  • emlékeztessük a résztvevőket, hogy a gyors visszajelzések, kiegészítések adására használják az online hívás chat funkcióját
  • ne felejtkezzünk el azoknak a véleményét is kikérni, akik nem szívesen szólalnak fel mások előtt 

  • Lezárás és búcsú 

A megérkezéshez hasonlóan a lezárásnál, vagyis búcsúzásnál is fontos, hogy mindenki jó érzéssel távozzon. Ehhez a csoport mérete szerint, kis csoportoknál ( maximum 10 fő) egy gyors kört érdemes menni, hogy ki hogy van, nagyobb csoportoknál ( 10+ fő) pedig akár egy gyors kérdőívvel, vagy a chaten megírt válaszokkal jelezhetik vissza a résztvevők, hogy hogy érzik magukat.
Búcsúzásképpen pedig érdemes összefoglalni még egyszer a megbeszélés tanulságait, a következő lépéseket és megköszönni mindenkinek a hozzájárulását és a munkáját, amivel hozzájárult ehhez. 

Bízunk benne, hogy támpontot adtunk az online megbeszélésekhez, találkozókhoz. 

Tapasztalatokat és történeteket szívesen fogadunk az info@civiltech.hu email címen! 

A cikk ChangemakerXChange Toolkitje alapján készült.

További módszerekért az eredeti anyag angol nyelven itt érhető el!

előző tippek >>>