További 2 tipp a hatékonyabb megbeszélésekért az online térben

Távmunka

A sorozat folytatásában a hatékony napirendről, az időkeretekről és facilitálási módszerekről írunk.

II. rész

Előző cikkünkben már feldolgoztuk a különböző tanulási stílusokat és a technikai hátterét az online megbeszéléseknek a ChangemakerXChange kézikönyve alapján. A sorozat folytatásában a hatékony napirendről, az időkeretekről és facilitálási módszerekről  írunk. A megbeszélésekről szóló cikksorozat remekül hasznosítható online képzések vezetése, facilitálása terén is.

A koronavírus mindenkit kihívás elé állít ezen a téren, egyben lehetőséget adva arra, hogy fejlődjünk a távmunkával, az online eszközök használatában: ez a tudás később is jól jön majd, hiszen egyre elterjedtebbek az online képzések, webinárok. Korábbi cikkünkben már feldolgoztuk a résztvevők és a technikai háttér kérdéskörét, most jöjjenek a keretek és a napirend! 

1. Időkeretek és résztvevők  

Megbeszélések, egyeztetések vagy akár tréningek facilitátoraként, levezetőjeként a következőkre érdemes figyelni:

  • Pontos kezdés és befejezés betartása, még jobb, ha pár perccel korábban véget ér a tervezettnél a megbeszélés, ezt a résztvevők is nagyra értékelik majd
  • Kedves, de szigorú hozzáállás az időkeret betartatásához. Például ha a résztvevők rendszerint eltérnek a tárgytól, esetleg túl hosszan részletezik a meglátásaikat, akkor érdemes a még a megbeszélés elején tisztázni, hogy összesen 1-2 perc van a reakciókra.  Így folyamatában már csak emlékeztetni kell őket a szabályra.

Milyen jelekre érdemes figyelni, ha nem szeretnénk hogy elkalandozzon a résztvevők figyelme?

Jelzés értékűek lehetnek erre a következők:

  • A résztvevő kikapcsolja a kameráját ( kivéve ha ezt a lassú internetkapcsolata maitt teszi)
  • A megbeszélésen részvétel vagy figyelem helyett a monitor egy pontját kezdi el figyelni, adott esetben gépel is mellé, ekkor lehet egy emailre válaszol vagy mással foglalkozik. ( ami mindenkivel megeshet, hogy beesik valami sürgős, de ha a megbeszélés nagyobb részét teszi ki, akkor lehet hogy nem mennek át az üzeneteink)
  • Az online kérdőívünkre vagy chat ablakban feltett kérdésünkre csak pár reakció érkezik
  • A feltett kérdésre egy résztvevő sem válaszol. Itt fontos megjegyezni, hogy mindig érdemes a kérdezőnek is biztosra menni, hogy elég tisztán és tömören fogalmazott-e.

Mit tehetünk, ha ezeket tapasztaljuk a résztvevőkön?

  • Megkérhetjük őket, hogy mindenki álljon fel ott ahol éppen van és nyújtózzon egyet
  • Adhatunk egy pár perces szünetet, amin a résztvevők kimehetnek egy pohár vízért vagy a friss levegőre
  • Kérjünk visszajelzést a résztvevőktől, hogy mi lenne az, ami őket a legjobban foglalkoztatja és amire a maradék időben szeretnék hogy szó legyen, illetve arra is kérdezz rá, hogy elég követhető-e amiket át próbálsz adni 

2. Napirendi pontok és betartásuk 

  • Megérkezés 

Ahogy a munkatársak jórésze otthonról dolgozik, sok dolog elvonhatja a figyelmüket az otthon maradt gyermekeik, házastársuk, esetleg négylábúak. A megbeszélések elején ezért érdemes pár percet annak szánni, hogy mindenki fizikailag és lelkileg is megérkezzen, arról nem is beszélve, hogy mindenki lát és hall-e mindenkit. ( ehhez kapcsolódó technikai tippekről előző cikkünkben írtunk) 

  • Keretek felállítása 

A megérkezést követően a megbeszélés vezetőjének érdemes röviden összefoglalni: 

  • a napirendet ( Mi fog történni?)
  • a célokat, illetve hogy mit vár a megbeszéléstől ( Miért gyűltünk össze?)
  • hogyan vegyenek részt a munkatársak ( Milyen visszajelzést, ötleteket vár a csapattól?) 
  • Téma tárgyalása 

Ehhez korábban már írtunk tippeket, de a legfontosabb a résztvevők figyelmének fenntartása és folyamatos visszajelzés kérése. A legfontosabbakat újra megemlítve:

  •  a prezentálási, vagyis a téma felvezetési ideje a lehető legkevesebb legyen, semmiképp ne legyen hosszabb 15 percnél
  •  ha csökken az érdeklődés és az energiaszint, akkor érdemes egy gyors energetizáló gyakorlatot közbeiktatni, például megkérni a résztvevőket, hogy álljanak fel és nyújtózzanak egyet
  • emlékeztessük a résztvevőket, hogy a gyors visszajelzések, kiegészítések adására használják az online hívás chat funkcióját
  • ne felejtkezzünk el azoknak a véleményét is kikérni, akik nem szívesen szólalnak fel mások előtt 
  • Lezárás és búcsú 

A megérkezéshez hasonlóan a lezárásnál, vagyis búcsúzásnál is fontos, hogy mindenki jó érzéssel távozzon. Ehhez a csoport mérete szerint, kis csoportoknál ( maximum 10 fő) egy gyors kört érdemes menni, hogy ki hogy van, nagyobb csoportoknál ( 10+ fő) pedig akár egy gyors kérdőívvel, vagy a chaten megírt válaszokkal jelezhetik vissza a résztvevők, hogy hogy érzik magukat.
Búcsúzásképpen pedig érdemes összefoglalni még egyszer a megbeszélés tanulságait, a következő lépéseket és megköszönni mindenkinek a hozzájárulását és a munkáját, amivel hozzájárult ehhez. 

Bízunk benne, hogy támpontot adtunk az online megbeszélésekhez, találkozókhoz. 

Tapasztalatokat és történeteket szívesen fogadunk az info@civiltech.hu email címen! 

A cikk ChangemakerXChange Toolkitje alapján készült.

További módszerekért az eredeti anyag angol nyelven itt érhető el!

előző tippek >>>

 

Távmunka rovat a Tudástárban - eszközök, tippek, módszerek az otthoni munkavégzéshez



Címkék: kommunikáció, szervezet fejlesztése, informatika, CivilTech, távmunka, koronavírus, Covid-19