Konfliktusmentes online kommunikáció

Távmunka

Ahogy a koronavírus miatti kényszerből a szervezeti kommunikáció az online térbe kerül át, egyre több konfliktussal szembesülhet: félreértett emailek, frusztráló, követhetetlen beszélgetések, már-már veszekedéssé fajuló üzenetváltások.

A személyes jelenlét hiányában még a legmodernebb eszközök is könnyen konfliktusokhoz vezethetnek, ezek elkerüléséhez és megoldásához adunk tippeket.  

 

Válasszunk megfelelő csatornát!

Konferenciahívás, telefon, email, üzenetküldő alkalmazások - többféle eszköz áll rendelkezésre, gondolja végig, az adott helyzetben, melyik a legmegfelelőbb!  Az általánosan elmondható, hogy a komplikáltabb, esetleg érzelmekkel telített, személyesebb témákat érintő beszélgetések videón ideálisak, az áll legközelebb a személyes kommunikációhoz.

Azonban amikor erre nincs lehetőség emailen vagy más, szervezeti chat alkalmazáson (például Slacken) is sokat tehetünk, hogy elkerüljük a konfliktusokat. 

Segítsük az online átállást!

Ha még csak most állnak át a rendszeres online kommunikációra, legyenek körültekintőbbek: minden csapattagnak eltérőek lehetnek a kommunikációs igényei, így eleinte eltarthat egy darabig, míg megtalálják a mindenki számára megfelelő rendszert. Ilyenkor kérjen és adjon rendszeres visszajelzést, ez a kezdeti energia befektetés megtérül majd a későbbiekben. Tartsa szem előtt, hogy a munka-magánélet egyensúly az online térben is fontos, ha van rá lehetőség, ne használják ugyanazokat a csatornákat (pl facebook és messenger), mint a privát életben. 

Legyünk egyértelműek és pozitívak!

Megnövekszik az online töltött idő és a kapott üzenetek száma, ezért figyeljen arra, hogy emailjeinek tárgya legyen egyértelmű, és csak azok kapják meg, akiknek valóban szükséges. A tárgyilagosság mellett azonban ne becsüljük alá a kedvesség és a pozitív visszajelzés erejét online se: egy egysoros pozitív visszajelzés, a hála kifejezése segíthet pótolni a személyes kapcsolódást, és elejét venni a konfliktusoknak és félreértéseknek.  

Mielőtt negatív szándékot olvasna ki egy emailből, lépjen egyet hátra virtuálisan, és gondolja végig: lenne erre indoka a levélírónak? Volt példa korábban arra, hogy szándékosan számomra bántó módon viselkedett? Van bármi konkrét, támadó leírva az üzenetben? Ha a válasz egyértelműen nem, akkor vegyen egy mély lélegzetet, és írja az online kommunikáció tökéletlenségének a számlájára. Ha ezek után is konfliktust érez, váltson inkább telefonra vagy videohívásra, úgy könnyebben feltárható és elsimítható a konfliktus.

Ha erre nincs lehetőség, tartsuk magunkat az asszertív és az erőszakmentes kommunikáció alapelveihez: egyenesen és lényegre törően fogalmazzuk meg a problémát, ne a másik feltételezett szándékát kritizáljuk, hanem a saját érzésünket, kérésünket írjuk meg. 

További távmunka javaslatokat és ajánlott szoftverek, alkalmazások bemutatását a Dolgozzon távmunkában cikkben összesítettük.



Címkék: informatika, CivilTech, távmunka, koronavírus, Covid-19