Képzéseink, workshopjaink vagy találkozóink nagy része az utóbbi években online zajlik. A NIOK-nál mi is átálltunk online üzemmódba, mint mindenki más. A virtuális rendezvényeken és több száz online találkozón való részvétel, valamint új szoftverek használata egészen új szintre emelték a működésmódunkat. Az alábbi cikkben tapasztalatainkat, és a CivilTech partnere, a TechSoup Europe ajánlásait osztjuk meg, amelyben néhány hasznos módszert ajánlunk az online találkozók lebonyolításának legfontosabb elemére, a közönség bevonására, figyelmének megőrzésére összpontosítva.
Tervezés
Válassza ki az eszközöket, és szabja testre menetrendjét. Ugyanúgy, ahogyan gondosan előkészítjük a fizikai teret egy offline találkozóra, tréningre vagy konferenciára, itt is nagyon fontos, hogy megfelelő online platformot válasszunk rendezvényünkhöz. Alaposan ismernünk kell a szoftvert, hogy minden funkciójával tisztában legyünk, és komfortosan tudjuk használni az online esemény alatt. Érdemes az értekezlet előtt frissíteni is, hogy ne menetközben történjen meg ez, amire igen nagy az esély különben ☺.
Hosszabb tréning során javasoljuk néhány kiegészítő eszköz használatát. Találja meg az ön igényeire szabott együttműködési eszközöket: időnként elég egy egyszerű prezentáció közös csoportmunkával vegyítve (pl. vita a „külön szobákban [”breakout rooms”], vagy közös alkotás a Google Dokumentumokban), és/vagy egy interaktív elemmel színezve (pl. szavazás a Zoom-ban, kvíz a Kahoot-on vagy a Mentimeter-en, vagy ötletek gyűjtése az Ideaboardz-ban). Az olyan eszközökkel azonban, mint a Mural vagy a Miro még magasabb szintre emelheti az online találkozót.
A közönség online figyelemének fenntartása érdekében javasoljuk, hogy rövidítse a programot, vagy ossza szét több napra.
Ne feledje, hogy 60-90 percenként 10-15 perces szünetet kell terveznie, és ha úgy döntött, hogy egy egész napos műhelymunkát valósít meg, szánjon megfelelő időt az ebédszünetre is.
Az ülés megnyitása
Kezdetben ismertesse meg a résztvevőkkel az Ön által használt eszközt, programot.
Ne feledje, hogy nem mindenki ért a különböző programokhoz. Ha van lehetősége bemutatni a használt eszközök különböző lehetőségeit, illetve bonyolultabb funkcióit, akkor érdemes az elején, az ismerkedés során megtenni ezt. Meg kell győződnie arról, hogy mindenki rendelkezik működő mikrofonnal és webkamerával, tudja, hogyan módosíthatja a képernyő nézetét, használja a chatboxot, vagy használja az „emelje fel a kezét” opciót.
Íme néhány javaslat a bemelegítő gyakorlatokhoz:
- Hangulatjelek: arra kérjük a résztvevőket, hogy illesszenek be a chat dobozba három hangulatjelet, amelyek elmondják, kik ők és hogyan érzik magukat. Ezután egyenként felszólítja az embereket, hogy mondják el, miért választották hangulatjeleiket. Itt megtalálja az összes lehetséges smiley-t egy oldalon összegyűjtve.
- Felhasználónevek: módosítsa a felhasználónevét (pl. a Zoomban, az „Átnevezés” funkcióval) – adja meg a nevét/szervezete nevét és egy számot, amely az adott napon az energiaszintjét jelöli, 1-10-ig terjedő skálán. A legmagasabb/legalacsonyabb számmal rendelkező kezd, röviden mindenkinek elmond magáról pár szót, majd felhívja a sorban következőt a választott szám szerint, hogy folytassa. Így ismerkednek a résztvevők. Egyrészt itt ügyelni kell arra, hogy ne hagyjunk ki senkit a csoportból, másrészt azt is megtudhatjuk itt, hogy milyen energiaszintű a csoport.
Ha más együttműködési eszközöket szeretne használni, a bemelegítés és a hangulatoldó feladatok alkalmazása jó alkalom arra, hogy megmutassa, hogyan kell ezeket használni. Vegyük például a Miro táblát; itt létrehozhat egy virtuális asztalt, és megkérheti a résztvevőket, hogy írják fel nevüket és szervezeteik nevét virtuális post-it cetlikre, és helyezzék el oda, ahol szeretnének „ülni” az asztalnál. A bemutatkozás azzal kezdődik, aki először hajlandó megszólalni, majd a kör balra vagy jobbra megy, amíg mindenki be nem mutatkozik.
A bemelegítő kör alatt ügyeljen a megfelelő energiaszint fenntartására
Annak ellenére, hogy remekül megtervezte az ismerkedést, bemelegítést, mindenképpen tartson néhány rövid szünetet, és időnként tegyen fel kérdéseket résztvevőinek a chatboxon vagy egy felmérés formátumában, hogy visszanyerjék a figyelmüket. 2 órát megállás nélkül a képernyőt bámulva bárki gondolatai elkalandozhatnak, a csoporttagoknak is meg kell nyújtóztatniuk végtagjaikat. Íme néhány bevált módszer a csoporton belüli energiaszint növelésére:
- „Színezd ki a képernyőt” úgy, hogy megkéri a résztvevőket, hozzanak különböző tárgyakat egy adott színben, és helyezzék azokat a kamerájuk elé. A virtuális világ lehet zöld vagy rózsaszín:
- „Zoom Pilates” – készítsen diát több objektummal és hozzájuk rendelt utasításokkal. Mutassa meg egyenként a tárgyakat a kamerának, miközben a csoport nyújtó gyakorlatokat végez.
- „Alakzatok és figurák” – kérje meg a résztvevőket, hogy csak a testükkel változzanak valamivé. Például: „legyen teáskanna”
A végén – gyűjtsön visszajelzést
A találkozót egy tipikus visszacsatoló körrel zárhatjuk, ahol minden résztvevő elmondja véleményét az alkalomról. Sajnos néhány órás virtuális találkozó után az ön figyelme előadóként, a találkozó vezetőjeként is elkalandozhat, beszűkülhet. Egy egyszerű módja annak, hogy senki ne maradjon ki a beszélgetésből, ha a résztvevők az „emelje fel a kezét” reakciólehetőséget használják. Az első személy megszólal, és a végén kijelöli a következő résztvevőt a folytatásra, majd „leteszi” a kezét, így a reakciószimbólumok ellenőrzésével könnyen nyomon követheti, hányan nem beszéltek még.
Nincs sok ideje visszajelzések gyűjtésére? Vagy esetleg írásos válaszokra van szüksége (amit később felhasználhat a közösségi médiában vagy egy riportban)? Mint mindig, a Mentimeter vagy a válaszok virtuális táblán való megosztása nagyszerű módja annak, hogy mindenki gyorsan megmutathassa, hogy érezte magát a találkozón.
Lezárás
Az értekezlet után küldjön egy e-mailt a csoportjának. Az értékelő kérdőíven kívül csatoljon felvételt/prezentációt/PDF-et a külső platformon készített anyagokról, vagy ossza meg a közösen készített jegyzeteket a Google Dokumentumokban.
További tippek
Ha többet szeretne megtudni az offline oktatásról az onlinera történő átállásról, és arról, hogyan alakíthatja át képzéseit, előadásait offline formátumról online formátumra, olvassa el az alábbi angol nyelvű útmutatót!
Ha érdekli, milyen eszközöket és tudást kínál a NIOK a civil szervezetek digitalizációjához, iratkozzon fel a CivilTech hírlevélre!
A cikket partnerünk, a TechSoup Europe készítette, a “Tréninganyag fejlesztés civil szervezetek számára” közös projekt keretében, amelyet az Erasmus+ program támogatott.