A beszámolót és mellékleteit az OBH részére kell megküldeni (vagy a képviselő, vagy az általa meghatalmazott személy), amivel a letétbe helyezési és a közzétételi kötelezettségnek is eleget teszünk.
Az alábbi dokumentumokat kell letétbe helyezni:
- mérleg (egyszerűsített mérleg)
- eredmény-kimutatás (eredménylevezetés)
- + kettős könyvvitel esetén: kiegészítő melléklet (amely közhasznú szervezet esetén további információkat is tartalmaz
- közhasznúsági melléklet (minden civil szervezetnek el kell készíteni)
- + kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálói jelentést
A számviteli törvény szerinti éves beszámolót készítőknek, mely lehet kötelezően előírt forma vagy saját választás is, a fentieken kívül üzleti jelentést és cash-flow kimutatást is kell készíteniük.
Az Országos Bírósági Hivatal tájékoztatása szerint a beszámolót és a közhasznúsági mellékletet az elektronikus eljárásra kötelezett szervezet elektronikus úton köteles megküldeni az OBH részére! Ehhez mindhárom beszámoló forma esetén külön-külön nyomtatvány (űrlap) került közzétételre.
A vonatkozó jogszabály: a civil szervezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggő eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLXXXI. törvény 8.§ (4) és 39. § (1) bekezdése. Az elektronikus eljárásra nem kötelezettek papír alapon is benyújthatják beszámolójukat, azonban számukra is kötelező az erre rendszeresített űrlap használata. A postai úton megküldött beszámolót az OBH kizárólag eredetiben, keltezéssel ellátva, a tárgyév, illetve az időszak pontos feltüntetésével, valamint a képviselő aláírásával ellátva fogadja el.
Amennyiben beszámolójukat postai úton küldik és igazolásra van szükségük a letétbe helyezéséről, úgy kísérőlevelet kell mellékelniük, amelyben kérik az igazolás kiállítását. Az igazolások kiállítására utólagosan is van lehetőség, melyet e-mailben (civilinfo@obh.birosag.hu), vagy személyesen az OBH Nyilvántartási Irodájának ügyfélszolgálatán lehet kérni.
A közzététel céljából beküldendő formanyomtatványok a www.civil.info.hu és a birosag.hu internetes portálról tölthetőek le.
A letétbe helyezés mellett amennyiben a szervezet saját honlappal rendelkezik, a honlapon is el kell helyezni, és legalább három évig elérhetővé tenni a beszámolót és a közhasznúsági mellékletet.