Az adománygyűjtés egyik fontos területe az adatbázisok használatán történő e-dm alapú adománygyűjtés. Ez a módszer hatékony és egyszerű módja a forrásszervezésnek, hosszú távon rendszeres adományozói bázis kiépítésére is alkalmas.
Amikor adatbázis alapú adománygyűjtésről beszélünk, azt látjuk, hogy a civil szervezetek nagyon különböző szinten állnak adatbázis-menedzsment terén. Szeretnénk iránymutatást adni, hogy hova tudsz fordulni segítségért, ha szeretnél adatbázist használni adománygyűjtésre, milyen rendszerek és eszközök állnak jelenleg rendelkezésre a piacon.
A szervezet céljaitól és kapacitásaitól függően különböző eszközökkel és szinteken vághattok bele az adatbázis alapú kommunikációhoz és adománygyűjtéshez.
Egyszerűbb célok és kisebb adatbázis esetén megteszi egy tömeges levélkiküldő szolgáltatás, amelyet kombinálhatsz meglévő excel adatbázisaiddal, esetleg összeköthetsz honlapoddal. Ezek a rendszerek tudnak:
- nagy mennyiségű email címre levelet küldeni,
- a kiküldésről riportokat készíteni,
- némi automatizációt végezni (pl. válasz email küldése, nem megnyitókra kiküldés, stb.)
Ilyen népszerű tömeges levélküldő rendszerek például:
https://www.sendinblue.com/
https://help.activecampaign.com
Figyelem! Gmail-es levelező rendszert vagy más szervezeti levelező szervert ne használjatok sok levél kiküldésére, mert innen könnyen a spambe kerülhetnek a tömegesen kiküldött emailek, és később más üzeneteid sem érhetnek célba akár egyetlen címzettnek sem.
Ezek a rendszerek leginkább pár százas vagy pár ezres adatbázis esetén tesznek jó szolgálatot, illetve akkor, ha manuálisan állítasz be kampányokat, küldesz ki hírlevelet, de ennél komplexebb adománygyűjtéshez kapcsolódó folyamatokat nem szeretnél menedzselni. Ha érzed magadban a potenciált, hogy ennél a szintnél feljebb lépj, automatizált folyamatokat használj, növeld jelentősen adatbázisodat, donor journey-t építs ki, illetve más jellegű tevékenységeket is ebben a rendszerben kezelj (adatbázis-építés, adományriportok, eseményszervezés, önkéntesmenedzsment, vállalati kapcsolatok, stb.), akkor akár kezdetben is érdemes elgondolkodni egy összetettebb adatbázis-kezelő és levélkiküldő rendszeren: vagyis egy CRM rendszeren.
Komplexebb adatbázis-kezeléshez és adományozói utak kiépítéséhez tehát szükséged lesz egy CRM rendszerre, amely képes:
- komolyabb adattartalom kezelésére (pl. kontaktjaid forrásának kezelése: látod ki mikor honnan került be az adatbázisba),
- adatok közti kapcsolatok rögzítése (pl. vállalati partner kontaktok, felelős),
- kontaktokhoz kötődő aktivitások figyelése (adott kontakt adatlapján egy helyen látható pl. hogy önkéntes, adományozó, hírlevél-feliratkozó, mikor milyen leveleket kapott, megnyitotta-e, kattintott-e valamely linkre,, adományozott-e, stb.),
- donor journey-k kialakítása (rendszeres adományozók toborzására alkalmas automatizált levélfolyam, amely megfelelő triggereken alapul),
- adományhoz kapcsolódó beszámolók készítésére,
- szűrések, szegmentálások (mindenki csak a neki releváns tartalmakat kapja a rendszertől, Excelben kézzel már nem követhető célcsoportok kialakítása),
- adatbázis automatikus frissítése (pl. az adományok, adományozók, feliratkozók adatai automatán kerülnek a rendszerbe),
- egyes rendszerek esetében: petíciók, események kezelésére (pl. automata regisztrációs folyamat, válaszlevelek generálása) (erre nem mindegyik alkalmas)
Ilyen CRM rendszerek például:
https://www.salesforce.com/ (nem open source)
https://civicrm.org (open source)
CiviRM üzemeltetés: https://www.reflexivecommunications.hu
https://www.revolution.hu/microsoft/dynamics-365-business-central (nem open source)
https://www.minicrm.io (nem open source)
Jó tanácsok:
- A CRM rendszer kiválasztásakor tartsd szem előtt, hogy a webshopok támogatására, for-profit célra kifejlesztett rendszerek nem minden esetben fedik le a nonprofit igényeket, hiányoznak bizonyos funkciók.
- A CRM rendszer akkor működik hatékonyan, ha tömeges levélkiküldő szolgáltatás is van hozzá kapcsolva, erről is érdeklődj a szolgáltatónál!
- Szintén fontos szempont, hogy csak az üzemeltetésért vagy külön a rendszer használatért is kell-e fizetni. Az open source rendszerek esetében a rendszerhasználat ingyenes, saját fejlesztésű rendszerek esetében pedig vannak szolgáltatók, akik kedvezményt adnak nonprofitoknak, ezt is érdemes körbejárni.
- Mindig informálódj, hogy van-e a rendszerüzemeltetőnek nonprofit tapasztalata, civil ügyfelei, illetve tud-e fundraising szakmai támogatást is adni a rendszerüzemeltetésen túl.