Ahhoz, hogy ügyünkért a lehető leghatékonyabban dolgozzunk, és elérjük a szervezet céljait, a közösségünk komplex támogatására lesz szükség - így anyagi támogatásukra is. A pénzügyi stabilitás és függetlenség sok szervezet számára fontos hosszútávú cél, vagy éppen álom. Tudatos tervezéssel azonban ezeket az álmokat elérhető célokká és lehetőséggé fordíthatjuk.
Ha folyamatosan pénzzavarban érzitek magatokat, nehezen szereztek elegendő forrást a költségeitek fedezésére, vagy fogalmatok sincs arról, hogy mi lesz pár hónap vagy egy év múlva, fent tud-e maradni a szervezet, és el tudjátok-e látni azt sok nagyon fontos feladatot, amire szerveződtetek, akkor itt az idő egy forrásteremtési stratégia elkészítésére.
Na rémisszen meg a “stratégia” szó - valójában csak arról van szó, hogy megtervezzétek, mit szeretne csinálni a szervezet a következő évben, vagy néhány évben, és hogy hogyan fog a szervezet forrásokat szerezni a költségek fedezetére.
A szervezet belső és külső adottságainak elemzése
Kezdjük az alapokkal! Fontos, hogy a szervezetben mindannyian tisztán és ugyanúgy értsük, mi a küldetésünk, és mik az alapvető céljaink. Ez nyilvánvalónak tűnhet, de nem ritka, hogy az ezekről szóló beszélgetések során kiderül, hogy valamit máshogy értünk, és elképzeléseink akár ellentmondásosak is. Mivel éppen a közös értékeink, ügy, problémák és célok hoztak minket össze szervezetként, és a szélesebb közösségünk is ezek miatt áll mellettünk, minden tevékenységünket a közös alap kell, hogy meghatározza. Közös ügyünket máshogy szolgálhatjuk a szervezet munkatársaként, önkéntesként vagy adományozóként, de alapvető céljainkban egyeznünk kell. Ezek a célok fogják adománygyűjtési céljainkat is meghatározni.
Ezek után meg kell nézni, hogy jelenleg hogyan áll a szervezet a forrásteremtésben, hová akar ehhez képest eljutni, és végül, hogy ezt hogyan fogja megtenni. Ezek felmérésére sokféle módszer áll a rendelkezésünkre: a SWOT elemzés ismert és népszerű módszer a szervezet erősségeinek és gyengeségeinek felmérésére.
Nagyon fontos a környezet és a szervezet lehetőségeinek felmérése is annak érdekében, hogy egy valós lehetőségeken alapuló tervet tudjunk készíteni, és hogy ezeknek lássuk a bevételi potenciálját, de a felmerülő költségeket is. Ha ezeket nem csináljuk meg előzetesen, akkor előfordulhat, hogy később kell majd olyan döntéseket meghozunk, amelyek már negatívan befolyásolhatják a hatékonyságunkat.
A forrásteremtési célok és bevételi csatornák meghatározása
Ha már van egy pontos képünk a várható lehetőségekről, akkor itt az idő, hogy kitűzzük a céljainkat:
- Mennyit akarunk gyűjteni?
- Mennyi idő alatt?
- Hogyan?
- És mennyit fogunk költeni erre a folyamatra?
Pl. 5 millió forintot fogunk előteremteni 2021 végére alapítványi, egyéni adományozói és vállalati forrásokból 1 millió forintos ráfordítással.
(Érdemes megjegyezni, hogy az adománygyűjtés korai fázisában általában szükséges valamennyit befektetni a folyamatba, és a későbbiekben is kisebb-nagyobb mértékű költségekkel jár. De ne feledjük, hogy ezek mind hosszútávú céljainkat szolgálják!)
Az átfogó cél meghatározása után az egyes bevételi csatornákat részletesen ki kell dolgozni: pontosan mennyi bevételt várunk az egyes csatornákon, hogyan fogjuk elérni ezt az eredményt, és mennyibe fog ez kerülni a szervezet számára. Pontosan meg kell határozni, hogy melyik alapítványokat, intézményeket, milyen magánszemélyeket, és milyen vállalatokat akarunk megcélozni.
Ezen felül azt is meg kell határoznunk, hogy milyen üzenetekkel fogjuk tudni őket megszólítani - várhatóan mindegyik célcsoportot valami mással -, és azt is, hogy melyik projekteket fogják az egyes források finanszírozni.
Pl. Vállalati forrásokból 2021 végére 500 000 forintot várunk, hogy a 2022-es gyermektáborunkat finanszírozni tudjuk. Ehhez 15 céget fogunk megkeresni az ajánlatunkkal, aminek az előkészítő munkája és a céges megkeresésekre fordított idő költségei várhatóan 1 000 000 forintba fognak kerülni. Ezt a csatornát mégis fontosnak tartjuk kiépíteni, mert hosszút távon (2-3 év alatt) arra számítunk, hogy a szervezetnek lesz 4-5 rendszeres vállalati partnere, akik éves szinten minimum 2,5 M forinttal támogatják majd a szervezetet.
A forrásteremtési kapacitások tervezése
A sikeres adománygyűjtéshez megfelelő kapacitásra, időre és tudásra lesz szükség.
Ha a szervezeten belül még nincs tapasztalatunk az adománygyűjtésben, csapatunkat különböző módokon készíthetjük fel rá: számos tudásanyag elérhető online (pl. Tudástárunkban), de még hatékonyabb, ha képzési lehetőséget találunk, vagy külsős szakértő segítségét kérjük az első kampányunk során.
Az is lehet, hogy nincs még meg a megfelelő infrastruktúra, pl. egy adománygyűjtő felület, a szükséges adminisztrációs és pénzügyi folyamatok, egy jó adatbázis rendszer, egy levélküldő szolgáltatás, vagy ideális esetben egy komplex CRM rendszer.
Érdemes átgondolni, hogy készen áll-e a szervezet az adománygyűjtésre.
Mérhető célok, feladatok és időterv
Ezt követően meg kell határozni a mutatókat, amelyek alapján a tevékenységet végezni tudjuk, és a folyamatokat monitorozni fogjuk, például:
- az elindult adománygyűjtő kampányok száma,
- az új egyéni és rendszeres adományozók száma,
- az intézmények/vállalatok száma, akiket egy bizonyos időn belül meg fogunk keresni,
- az elindult intézményi/vállalati partnerségek száma és értéke,
- a pályázatok száma, amelyeket el fogunk készíteni,
- a sikeres pályázatok aránya és értéke,
- stb.
Az így meghatározott célok és mutatók alapján egy ütemtervet, magánadományok gyűjtése esetén kampánytervet készítünk, és már kezdődhet is a forrásteremtés!
És most hogyan tovább?
Hogy mik a következő lépések, az attól függ, milyen típusú adománygyűjtésbe vágtok bele: ha magánadományokat szeretnétek gyűjteni, el kell készítenetek a kampánytervet; vállalati támogatók számára támogatási ajánlatot kell összeállítani; stb. Ne feledjétek azt sem, hogy a megfelelő előkészítéssel megalapozhatjátok az adománygyűjtés sikerét, a siker kulcsa pedig a kitartó kommunikációs és adománygyűjtő munka lesz.
Az alábbi esettanulmányokban jó példákat ismerhetsz meg arra, hogyan ismerheted meg és építheted támogatói közösségedet.
"Romaversitas Alapítvány - Lépésről lépésre az anyagi függetlenség felé"