Adatbázis tárolás, rendszerezés lehetséges módjai

Több olyan szoftveres megoldás létezik, amelynek segítségével az adományozók és támogatók (önkéntesek, aktivisták, eseményeinken résztvevők, stb.) adatait tudjuk nyilvántartani, illetve ezek alapján statisztikákat készíteni a támogatói bázisunkról. Céljainktól és lehetőségeinktől függően megfelelhet számunkra egy tömeges levélküldő szoftver is, de dönthetünk egy, a civil szférában is egyre elterjedtebb és fejlettebb megoldás mellett is: a CRM (customer relationship management = ügyfélkapcsolat-kezelés) rendszer bevezetése mellett is. A CRM rendszerek nem csak adattárolásra, de folyamatmenedzsmentre is alkalmasak, komplexek, működtetésükhöz mindenképp külsős segítségre lesz szüksége a szervezetnek. Sokszor ezek a rendszerek azonban nem rendelkeznek beépített levelező rendszerrel vagy ha van is nekik, nem annyira professzionális, mint egy erre optimalizált levelező rendszer.

Miért jó?

A CRM vagy levelező rendszerek használata egy jelentős szintlépés a sima excel táblák töltéséhez képest, hiszen nem kell manuálisan töltögetni minden egyes adatot, hanem ezek a rendszerek összeköthetők adományozói felületünkkel, rendelkeznek formokkal, amik automata adatbevitelt tesznek lehetővé. Egy komplex rendszerben nyomon követhetjük, hogy ki, mikor, mennyit adományozott, vagy értesülhetünk arról, ha leállította adományait, és erre így gyorsabban tudunk reagálni és esetleg felvenni a kapcsolatot inaktívvá vált támogatóinkkal.

Ha szeretnénk megtudni valamit támogatónkról, rengeteg típusú szűrés alkalmazható, tudunk listákat és csoportokat készíteni, azaz szegmentálni. Fontos tudni ugyanakkor, hogy egy rendszer akkor szolgálja jól munkánkat, ha céljainknak megfelelően történik meg kiválasztása, fejlesztése, nem árt tudni, hogy melyik rendszer mire képes és milyen fejlesztési lehetőségek vannak benne. Nem biztos, hogy egyből egy nagyon komplex és drága CRM rendszer szolgálja ki leginkább a szervezeti igényeket, sok esetben egy jól felépített levelező rendszer az adománygyűjtéshez szükséges folyamatokat tökéletesen lekezeli. Hogy milyen szempontok szerint választhatod meg a szervezet számára megfelelő eszközt, arról ebben a cikkünkben írtunk, melyen belül több hivatkozást találsz néhány konkrét levélküldőket és CRM-et bemutató, civil szervezeti tapasztalatokat leíró cikkre.

A jól működő adománygyűjtés lelke:  az adatok

Az adományozókkal való hatékony kapcsolattartáshoz fontos, hogy a megfelelő adatok birtokában legyünk, melyeket a kiválasztott rendszerünk segítségével összefüggéseikben is látni tudunk. Természetesen az online kapcsolattartásban elengedhetetlen az email cím és név, mint alapadat, de ennél jóval többet kell tudnunk támogatóinkról (adat forrása, adományozott kampány, önkéntesünk-e, milyen adományai vannak..), hogy személyre szabott üzenetekkel érhessük el őket és vonhassuk közelebb a szervezethez. Itt is érdemes tudatosan eljárni, előre átgondolni, hogy tényleg csak azokat az adatokat gyűjtsük, amire szükségünk van, és persze, amire a GDPR is lehetőséget ad számunkra.

Arról, hogy milyen adatokat érdemes gyűjteni, és milyen különféle utakon szerezhetünk adatokat, ebben a cikkben írtunk részletesen.

Hogyan szegmentáljunk?

A szegmentálás annyit jelent, hogy a támogatóinkat alkotó egyéneket csoportokba osztjuk olyan releváns tulajdonságok mentén, amelyek befolyásolják a szervezetünkhöz, céljainkhoz való hozzáállásukat és adományozási hajlandóságukat. Ha már rendelkezünk adatokkal és egy ezt kezelő rendszerrel, nem csak célzottan tudjuk követni egy-egy támogató útját, hanem a kampányainkat és üzeneteinket is hatékonyabban tudjuk személyre, azaz támogatói célcsoportokra szabni. Támogatóink ugyanis különböző értékekkel és motivációkkal bírnak, így az is más, hogy milyen üzenettel tudjuk megszólítani őket, ebben pedig a bázisunk szegmentálása segíthet. 

Érdemes lehet az alábbiak alapján donor profilokat (az adományozók egy-egy csoportját a jellemző tulajdonságok alapján bemutató profil) képezni, a meglévő legjobb donorjaink tulajdonságainak feltérképezésével (amennyiben az adományozó hozzájárult az adatok erre a célra való felhasználásához):

• kor
• nem
• lakhely
• demográfiai adat, ha rendelkezésre áll
• szervezethez kötődés módja, adat forrása (esemény, kampány, önkéntes..)
• támogatás nagyságrendje, típusa (egyszeri, rendszeres, middle, major, one off)
• …

Lehetnek ennél összetettebb alapjai is a szegmentálásnak, ezt mindig a szervezet céljai határozzák majd meg egy adománygyűjtő kampány esetén.

Az adatbázis tisztán tartása

Az adatbázisunkat folyamatosan gondozni is kell: tévhit, hogy feltétlenül a minél több adat megtartása a cél. Az inaktív, régi támogatók adatai, akiket nem sikerült visszaszerezni, torzítják a képet, és nem segítik munkánkat. Így érdemes adott gyakorisággal (pl. 1-1,5 évente) frissíteni az adatbázisunkat, és törölni a már nem hasznosítható, vagy épp nem működő adatokat. Azokat az adatokat mindenképpen töröljük, amelyek esetében lejárt az adatkezelés ideje. 

Minél integráltabb az adatbázisunk, annál jobb! Ha a technológiai lehetőségeink megengedik, minél inkább közelítsünk egy átfogó, a szervezet minden projektjét és részlegét kiszolgáló adatbázis létrehozása felé. Bár logikusnak tűnhet külön nyilvántartani az önkénteseket, az adományozókat és az eseményeinken "csak" résztvevőket, valójában mind a társadalmi bázisunk részei, és hatékonyabb, ha minden, hozzánk különféle módon kapcsolódóra potenciális támogatóként tekintünk. Jól szűrhető adatbázisok esetében, a közös nyilvántartás nem jelenthet gondot, inkább előnyei vannak: a támogatókat sokféle módon rendezhetjük csoportokba, és az egyes alcsoportokkal más-más üzenetek mentén kommunikálhatunk.

Ha többet szeretnél tudni a témában, ajánljuk a teljes Adatbázis alapú kommunikáció cikksorozatunkat!

A témában ajánljuk a NIOK és felkért szakértői által létrehozott e-learning tananyagokat a NIOK Akadémián, melyeket bármikor elvégezhetsz: 

Rendszeres adományozók bevonása és megtartása

Magánadományok gyűjtése tudatosan

Társadalmi bázisépítés szemlélet

Hírlevél: mire jó és hogyan csináljam?

Ez a cikk a nonprofit.hu tudásbázis része – kérjük, hivatkozzon ránk forrásként. / This article is part of nonprofit.hu knowledge base. Please refer to nonprofit.hu as source of content.