Mi is egy adományozói adatbázis, CRM rendszer?

Egy olyan szoftveres megoldás, ahol az adományozók és támogatók ( önkéntesek, aktivisták, eseményeinken résztvevők, stb.) adatait tudjuk nyilvántartani, illetve ezek alapján statisztikákat készíteni a támogatói bázisunkról. Ennek egy fejlettebb és a civil szférában is egyre inkább elterjedt verziója a CRM (customer relationship management = ügyfélkapcsolat-kezelés) rendszer, amely nem csak a múltbéli adatokat tárolja, hanem a szervezet teljes kapcsolati folyamatait, és segítségével a támogatói életutak könnyebben kezelhetővé válnak. Az adatokat sokféleképp gyűjthetjük: élőben az eseményeinken, kérdőívekkel, önkéntes online feliratkozással, online adománygyűjtéseken vagy közösségi oldalakon keresztül.

Miért jó?

Egy megfelelő adatbázis és/vagy CRM a gyakorlatban segíti a körülöttünk lévő, az ügyeink iránt érdeklődő- emberek adatainak tudatos kezelését, így lehetővé teszi a társadalmi bázisunk és az adományozói körünk növelését. A jól felépített rendszer segíthet például felvenni a kapcsolatot a korábbi, inaktívvá vált donorokkal, új adományozók bevonzásában,  vagy támogathat minket új támogatóik elérésében, segíthet mélyíteni a kapcsolatunkat az önkéntesekkel és az adományozókkal. 

Egyes szervezetek igényei eltérőek lehetnek, így a legjobb egy valóban testre szabott rendszer kiépítése - ennek elkezdéséhez adunk pár tippet!

Milyen adatokat gyűjtsünk?

A támogatói profilok és szegmentáláshoz szükséges adatok (ezekről a következő pontban olvashatsz részletesen) mellett az online világban az email cím talán a legnagyobb kincs - megfelelő email marketinggel közvetlenül elérhetjük az irántunk érdeklődőket, sokszor nagyobb hatékonysággal mint a közösségi oldalakon keresztül. Sok, főleg kisebb szervezet nem feltétlenül veszi számításba, de a telefonos kapcsolattartás is egy nagyon hatékony és jól megtérülő eszköz az adományozók elérésére, így a telefonszámot is érdemes az adatbázisunkban tárolni.

Fontos, hogy megfeleljünk az adatvédelmi és a GDPR szabályozásnak! Másféle adatot tárolhatunk arról, aki adományozóként került velünk kapcsolatba mint arról, aki egy kérdőív kitöltése során adta meg adatait. Az életkor, lakcím, vagy akár a foglalkozás is olyan szenzitív adat, amelyet nem minden esetben tárolhatunk! Azt viszont hasznos gyűjteni, és megfelelő tájékoztatás mellett a GDPR szabályoknak is megfelel a tárolása, hogy ki, milyen eseményen vagy kampányon keresztül került kapcsolatba velünk.

Hogy szegmentáljunk?

A szegmentálás annyit jelent, hogy a támogatóinkat alkotó egyéneket csoportokba osztjuk olyan releváns tulajdonságok mentén, amelyek befolyásolják a szervezetünkhöz, céljainkhoz való hozzáállásukat és adományozási hajlandóságukat. Ha már rendelkezünk adatokkal és egy ezt kezelő rendszerrel, nem csak célzottan tudjuk követni egy-egy támogató útját, hanem a kampányainkat és üzeneteinket is hatékonyabban tudjuk személyre, azaz támogatói célcsoportokra szabni. Támogatóink ugyanis különböző értékekkel és motivációkkal bírnak, így az is más, hogy milyen üzenettel tudjuk megszólítani őket, ebben pedig a bázisunk szegmentálása segíthet. 

Érdemes lehet az alábbiak alapján donor profilokat (az adományozók egy-egy csoportját a jellemző tulajdonságok alapján bemutató profil) képezni, a meglévő legjobb donorjaink tulajdonságainak feltérképezésével (amennyiben az adományozó hozzájárult az adatok erre a célra való felhasználásával):

• kor
• nem
• lakhely
• családi állapot
• jövedelem
• foglalkozás
• jelenlegi életpillanat (bár ennek megvannak a határai, de például a tradicionális nukleáris családmodellben felépíthető egy életút: fiatal felnőtt - friss szülő - tapasztalt szülő - aktív szülő, már kirepült gyerekekkel - nyugdíjas)

Plusz tippek az adatbázis kezeléséhez

Az adatbázisunkat folyamatosan gondozni is kell: tévhit, hogy feltétlenül a minél több adat megtartása a cél. Az inaktív, régi támogatók adatai, akiket nem sikerült visszaszerezni torzítják a képet, és nem segítik munkánkat. Így érdemes adott gyakorisággal (pl. 1-1,5 évente) frissíteni az adatbázisunkat, és törölni a már nem hasznosítható adatokat. Azokat az adatokat mindenképpen töröljük, amelyek esetében lejárt az adatkezelés ideje. 

Minél integráltabb az adatbázisunk, annál jobb! Ha a technológiai lehetőségeink megengedik, minél inkább közelítsünk egy átfogó, a szervezet minden projektjét és részlegét kiszolgáló adatbázis létrehozása felé. Bár logikusnak tűnhet külön nyilvántartani az önkénteseket, az adományozókat és az eseményeinken "csak" résztvevőket, valójában mind a társadalmi bázisunk részei, és hatékonyabb, ha minden, hozzánk különféle módon kapcsolódóra potenciális támogatóként tekintünk. Jól szűrhető adatbázisok esetében, a közös nyilvántartás nem jelenthet gondot, inkább előnyei vannak: a támogatókat sokféle módon rendezhetjük csoportokba, és az egyes alcsoportokkal más más üzenetek mentén kommunikálhatunk.