Ezt a cikket több mint egy éve publikáltuk. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben.

Mi is egy adományozói adatbázis, CRM rendszer?

Egy olyan szoftveres megoldás, ahol az adományozók és támogatók ( önkéntesek, aktivisták, eseményeinken résztvevők, stb.) adatait tudjuk nyilvántartani, illetve ezek alapján statisztikákat készíteni a támogatói bázisunkról. Ennek egy fejlettebb és a civil szférában is egyre inkább elterjedt verziója a CRM (customer relationship management = ügyfélkapcsolat-kezelés) rendszer, amely nem csak a múltbéli adatokat tárolja, hanem a szervezet teljes kapcsolati folyamatait, és segítségével a támogatói életutak könnyebben kezelhetővé válnak. Az adatokat sokféleképp gyűjthetjük: élőben az eseményeinken, kérdőívekkel, önkéntes online feliratkozással, online adománygyűjtéseken vagy közösségi oldalakon keresztül.

Miért jó?

Egy megfelelő adatbázis és/vagy CRM a gyakorlatban segíti a körülöttünk lévő, az ügyeink iránt érdeklődő- emberek adatainak tudatos kezelését, így lehetővé teszi a társadalmi bázisunk és az adományozói körünk növelését. A jól felépített rendszer segíthet például felvenni a kapcsolatot a korábbi, inaktívvá vált donorokkal, új adományozók bevonzásában,  vagy támogathat minket új támogatóik elérésében, segíthet mélyíteni a kapcsolatunkat az önkéntesekkel és az adományozókkal. 

Egyes szervezetek igényei eltérőek lehetnek, így a legjobb egy valóban testre szabott rendszer kiépítése - ennek elkezdéséhez adunk pár tippet!

Milyen adatokat gyűjtsünk?

A támogatói profilok és szegmentáláshoz szükséges adatok (ezekről a következő pontban olvashatsz részletesen) mellett az online világban az email cím talán a legnagyobb kincs - megfelelő email marketinggel közvetlenül elérhetjük az irántunk érdeklődőket, sokszor nagyobb hatékonysággal mint a közösségi oldalakon keresztül. Sok, főleg kisebb szervezet nem feltétlenül veszi számításba, de a telefonos kapcsolattartás is egy nagyon hatékony és jól megtérülő eszköz az adományozók elérésére, így a telefonszámot is érdemes az adatbázisunkban tárolni.

Fontos, hogy megfeleljünk az adatvédelmi és a GDPR szabályozásnak! Másféle adatot tárolhatunk arról, aki adományozóként került velünk kapcsolatba mint arról, aki egy kérdőív kitöltése során adta meg adatait. Az életkor, lakcím, vagy akár a foglalkozás is olyan szenzitív adat, amelyet nem minden esetben tárolhatunk! Azt viszont hasznos gyűjteni, és megfelelő tájékoztatás mellett a GDPR szabályoknak is megfelel a tárolása, hogy ki, milyen eseményen vagy kampányon keresztül került kapcsolatba velünk.

Hogy szegmentáljunk?

A szegmentálás annyit jelent, hogy a támogatóinkat alkotó egyéneket csoportokba osztjuk olyan releváns tulajdonságok mentén, amelyek befolyásolják a szervezetünkhöz, céljainkhoz való hozzáállásukat és adományozási hajlandóságukat. Ha már rendelkezünk adatokkal és egy ezt kezelő rendszerrel, nem csak célzottan tudjuk követni egy-egy támogató útját, hanem a kampányainkat és üzeneteinket is hatékonyabban tudjuk személyre, azaz támogatói célcsoportokra szabni. Támogatóink ugyanis különböző értékekkel és motivációkkal bírnak, így az is más, hogy milyen üzenettel tudjuk megszólítani őket, ebben pedig a bázisunk szegmentálása segíthet. 

Érdemes lehet az alábbiak alapján donor profilokat (az adományozók egy-egy csoportját a jellemző tulajdonságok alapján bemutató profil) képezni, a meglévő legjobb donorjaink tulajdonságainak feltérképezésével (amennyiben az adományozó hozzájárult az adatok erre a célra való felhasználásával):

  • kor
  • nem
  • lakhely
  • családi állapot
  • jövedelem
  • foglalkozás
  • jelenlegi életpillanat (bár ennek megvannak a határai, de például a tradicionális nukleáris családmodellben felépíthető egy életút: fiatal felnőtt - friss szülő - tapasztalt szülő - aktív szülő, már kirepült gyerekekkel - nyugdíjas)

 

Plusz tippek az adatbázis kezeléséhez

Az adatbázisunkat folyamatosan gondozni is kell: tévhit, hogy feltétlenül a minél több adat megtartása a cél. Az inaktív, régi támogatók adatai, akiket nem sikerült visszaszerezni torzítják a képet, és nem segítik munkánkat. Így érdemes adott gyakorisággal (pl. 1-1,5 évente) frissíteni az adatbázisunkat, és törölni a már nem hasznosítható adatokat. Azokat az adatokat mindenképpen töröljük, amelyek esetében lejárt az adatkezelés ideje. 

 

Minél integráltabb az adatbázisunk, annál jobb! Ha a technológiai lehetőségeink megengedik, minél inkább közelítsünk egy átfogó, a szervezet minden projektjét és részlegét kiszolgáló adatbázis létrehozása felé. Bár logikusnak tűnhet külön nyilvántartani az önkénteseket, az adományozókat és az eseményeinken “csak” résztvevőket, valójában mind a társadalmi bázisunk részei, és hatékonyabb, ha minden, hozzánk különféle módon kapcsolódóra potenciális támogatóként tekintünk. Jól szűrhető adatbázisok esetében, a közös nyilvántartás nem jelenthet gondot, inkább előnyei vannak: a támogatókat sokféle módon rendezhetjük csoportokba, és az egyes alcsoportokkal más más üzenetek mentén kommunikálhatunk.

 

frissítve: 2020.09.10.

További cikkek az adománygyűjtés tervezéséről és módszereiről a forrásszervezés útmutatóban, és a hozzá kapcsolt kérdések között találhatóak.