Hogyan tervezzünk sikeres adománygyűjtő kampányt?

Civil szervezetként sokféle módszerrel gyűjthettek adományokat, de bármilyen kampányt indítotok is, a tervezés során alapvetően ugyanazokat a szempontokat kell végiggondolnotok. A következőkben ezeket vesszük végig.

A gyűjtés célja

A gyűjtés céljának meghatározása  a kampány tervezésének nulladik lépése és elindítója kell, hogy legyen. Gondoljátok végig, melyik tevékenységetekhez, célotokhoz van szükségetek forrásra, és melyik az, amelyikre adománygyűjtéssel lehetne a leghatékonyabban forrást szerezni (és nem pl. pályázatírással). Nagyon fontos, hogy az adománygyűjtés sosem lehet önmagáért való. “Csak úgy” gyűjteni egyrészt egyáltalán nem hatékony, hiszen nem motiválja az adományozókat; másrészt nem is átlátható, így rossz fényt vethet a szervezetre.

Fontos szempont még, hogy egyszeri adományokat szeretnétek-e gyűjteni egy konkrét célra, vagy rendszeres adományokat kértek, amelyek hosszú távon támogatják a szervezet általánosabb céljait, tevékenységeit.

Célösszeg

Amennyiben a célgyűjtés mellett döntötök,meg kell határoznotok a célösszeget, amit gyűjteni szeretnétek. Vegyétek figyelembe korábbi adománygyűjtési tapasztalataitokat, eredményeiteket, hogy reális célt tűzzetek ki. Lehet, hogy valamihez több millió forint adományra lenne szükségetek, de ha a korábbi gyűjtéseitek csak a pár százezer forintot érték el, akkor valószínűleg egy hasonló nagyságrendű összeget célozhattok meg, és ehhez tudjátok igazítani, hogy az adott célon belül mit tudtok ebből az összegből megvalósítani.

Célcsoport

Minél pontosabban tudjátok, kiktől szeretnétek és tudtok adományt kérni, annál sikeresebb lesz a gyűjtés. Kik a jelenlegi támogatóitok, és rajtuk kívül még kiknek lehet fontos a munkátok, ügyetek? Őket hol éritek el? Kiépítettétek-e már a csatornákat hozzájuk? (social média, adatbázis) Vannak-e olyanok a támogatók a környezetetekben, akik számára az adott gyűjtés célja, témája különösen fontos?

Minél jobban ismeritek a szervezethez közel álló embereket, annál hatékonyabban tudjátok különböző célcsoportokra osztani őket, és célzottabban, szinte személyre szabottan kommunikálni velük, adományt kérni tőlük. A megismerésre kitűnő lehetőséget biztosítanak az online eszközök, pl. a Facebook és a Google Analytics.

Költségvetés

Bármilyen adománygyűjtő kampány esetében számolnunk kell költségekkel; ha mással nem, akkor a kampánnyal foglalkozó munkatárs(ak) bérével. A legtöbb esetben ehhez még kommunikációs költségek járulnak, illetve az adománygyűjtő felülethez kapcsolódó költségek, pl. banki tranzakciós díj vagy a felületet biztosító szolgáltatás díja. Mérlegeljétek, mennyit tudtok a kampányra költeni, illetve mennyit tartotok érdemesnek a kitűzött célösszeghez képest.

Bizonyos gyűjtések esetében az adott célösszegen túl a kampány hosszabb távú célokat is támogathat. Ilyenkor dönthettek úgy, hogy befektetésként is tekintetek a kampányra, és számoltok a magasabb költségekkel a hosszabb távú megtérülés és célok érdekében.

Módszer és eszközök

Számos adománygyűjtő módszer közül választhattok attól függően, mik a kampány céljai, mi illik leginkább a szervezethez, mik az erősségeitek, milyen lehetőségeitek vannak, miben van már tapasztalatotok, és mi az, ami korábban bevált, vagy éppen nem.

Rengetegen követnek titeket a Facebookon, és követőitek nagyon aktívak is? Gyűjtsetek online adományokat! Ehhez feltétlen szükségetek lesz kártyás adományokat fogadó fizetőfelületre, melyet az Adjukössze.hu Kártyás fizetőfelület szolgáltatása biztosít számotokra.  Népszerű rendezvényeiteket sokan látogatják? Gyűjtsetek az eseményen! Sok elkötelezett támogatótok, önkéntesetek van, akik szívesen tennének értetek? Próbáljátok ki a Közösségi Adománygyűjtést! 

Kommunikáció

A sikeres gyűjtéshez elengedhetetlen az aktív és intenzív kommunikáció. Ne feledjétek, hogy az adományok nem maguktól fognak érkezni, hanem a szervezet munkájának eredményeként! Ne féljetek sokszor és több felületen megszólítani a lehetséges támogatókat. Egy alkalom nem fog mindenkit cselekvésre bírni; ahhoz, hogy valóban adakozzanak, többször is meg kell őket szólítani. Ha többször találkoznak a kéréssel, egyértelmű lesz számukra, hogy a segítségükre van szükségünk. A közösségi médiában ráadásul csupán a követőink töredékét érjük el organikusan, így ott javasolt hirdetésekkel is megtámogatni a kampányt. Alapszabályként elmondható, hogy a szervezet mindig úgy érzi túl sokszor kommunikál, azonban ilyenkor a támogatói bázisának még mindig csak töredék részét érte el. A kommunikáció intenzitásának méréséhez hagyatkozzatok az adatokra, social médiában - elérési számok, aktivitás, adatbázis kommunikációban - megnyitási adatok, leiratkozás, stb…

A rendszeresség mellett a kommunikációs üzenetek és anyagok kreativitása, megszólító ereje a siker kulcsa.

Vegyétek számba, milyen csatornákon és felületeken tudtok kommunikálni, hol éritek el legkönnyebben a lehetséges támogatókat, és melyek a legalkalmasabbak az adott kampányhoz. A közösségi média általában megkerülhetetlen kommunikációs eszköze az adománygyűjtő kampányoknak, de ne feledkezzetek el az adatbázison történő kommunikációról sem, hiszen itt éritek el a legközvetlenebb, legbiztosabb módon a szervezethez közel állókat, illetve a hírlevélre feliratkozók jellemzően erősebben is kötődnek a szervezethez, mint a Facebook követők. A honlapon elérhető fizetőfelület vagy az adjukossze.hu felületet biztosíthat az online adományozáshoz, de a lehetséges adományozókat ezekre a felületekre kell terelnetek.

A kommunikációs anyagok összeállításakor törekedjetek a rövid, érthető, felhívó erejű üzenetekre és az erős vizuális megjelenésre.

A kampány kommunikációjához tartozik, hogy a gyűjtés végén köszönetet mondjatok az adományozóknak, és -amennyiben hozzájárultak, hogy használjátok az adataitak- elkezdjétek a további kapcsolatépítést és kommunikációt velük. Ennek része lesz majd az is, hogy a sikeres kampányt követően a kampánycél megvalósulásáról, az adományok felhasználásáról tájékoztassátok az adományozóitokat.

Tervezés, kapacitás, felelősök

A tervezés során hozzatok létre egy részletes időtervet a legfontosabb határidőkkel és a feladatok ütemezésével. Ha többen dolgoztok a kampányon, különösen fontos, hogy mindenki számára világos legyen, kinek mi a feladata és felelőssége. Természetesen ilyenkor is kell egy felelős, aki a kampányért összességében felel, átlátja és koordinálja a folyamatokat.

Mérjétek fel, várhatóan mennyi időt, kapacitást kíván a kampány a megvalósításban résztvevő munkatársaktól, és hogyan tudjátok ezt hatékonyan összeegyeztetni egyéb feladataitokkal.

A tervezés része a költségvetés meghatározása és követése is. Ehhez már látnotok kell, milyen eszközöket fogtok használni a kampányban, és milyen mennyiségben/intenzitással. Különösen nagy kapacitást igénylő kampány esetében érdemes lehet a bérköltségeket is beépíteni a költségvetésbe.

Értékelés

A kampány lezárása után, akár sikeresnek ítélitek, akár nem, mindenképp fordítsatok figyelmet az értékelésre: mik a pozitív és negatív tapasztalatok, mit tartanátok meg, és mit csinálnátok másképp legközelebb?

Ez a cikk a nonprofit.hu tudásbázis része – kérjük, hivatkozzon ránk forrásként. / This article is part of nonprofit.hu knowledge base. Please refer to nonprofit.hu as source of content.