Az értékesítésről számlát kell kiállítani. Ezt sokszor hagyják figyelmen kívül a civil szervezetek. Az általános forgalmi adóról szóló törvény szól részletesen a számlakiállítási kötelezettségről. 

Az adóalany köteles számlát kibocsátani az általa végzett termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról, ha erről a nevében más nem gondoskodik. Ez fordítva is igaz, vagyis, ha nem történik termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás a szervezet részéről, akkor fel sem merülhet számla kibocsátása!

A törvény külön kiemeli, mikor nem kell számlát kibocsátani:

• Ha a tevékenység közérdekű jellegére tekintettel mentes az adó alól, és az értékesítő gondoskodik arról, hogy az értékesítésről ún. számviteli bizonylat készüljön (például bevételi pénztár bizonylat);
• ha a vevő, aki nem jogi személy, az ellenértéket a teljesítésig maradéktalanul megtéríti, és nem kéri a számla kiállítását, valamint az ellenérték nem éri el a 900 ezer forintot.

Ez utóbbi esetben nyugtát kell kiállítani. 

Tehát mindig számlát kell kiállítani, ha

• a vevő jogi személy;
• magánszemély, de a teljesítést követően fizet;
• magánszemély, a teljesítésig megfizeti az ellenértéket, de annak értéke meghaladja a 900.000 Ft-ot;
• magánszemély, és a számla kiállítását kérte.

A tagdíj számlázására nem vonatkozik a számlakiállítási kötelezettség, mert az az Áfa tv. 85. § (1) l) pontja szerint a tevékenység közérdekű jellege miatt mentes az adó alól. Ebben az esetben az ügylet teljesítését tanúsító számviteli bizonylatot kell kiállítani.

A számviteli bizonylat formai és tartalmi követelményeit a számviteli törvény tartalmazza. Ez alapján számviteli bizonylat a gazdálkodó vagy a vele üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által készített okmány, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztja alá. Az ilyen bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenni, és a világosság elvét szem előtt tartva kell megírni. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában/időszakában kell kiállítani.

Számviteli bizonylat lehet a számla, a szerződés, a megállapodás, egy kimutatás és a bankkivonat is. Ezek közül a tagdíj teljesítésének tanúsítására a bankkivonaton lévő információk csak korlátozottan felelnek meg, ezek persze kiegészíthetők a közlemény rovatban a hiányzó adatokkal (tag neve, tagdíjfizetés éve, tagdíj mértéke, ha nem egységes tagdíj fizetés van).

A szervezet saját gyakorlatában érdemes kialakítani és rögzíteni azt az eljárást, hogy hogyan dokumentálja a tagdíjakkal kapcsolatos adminisztrációt. Tapasztalatunk az, hogy a számlázóprogramok használata nagymértékben megkönnyíti ezt a munkát. Amennyiben egyéb számlakiállítási kötelezettsége is lehet a szervezetnek, akkor mindenféleképpen ennek használatát javasoljuk. 

A számla tartalmi és formai követelményei

A számla, az számviteli bizonylat, ami a szervezet által készített okirat, amely a benne szereplő gazdasági eseményt támasztja alá.

A bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenni.

A számla kötelező tartalma:

• a kibocsátás kelte
• egyedi sorszám, ami alapján a bizonylat azonosítható
• a kiállító adóalanya neve, címe és adószáma
• a vevőt azonosító adatok: név, cím, adószám
• az értékesített termék/szolgáltatás adatai
• az alkalmazott adó mértéke, a felszámított adó értéke
• adómenetesség esetén utalás arra, hogy az értékesítés mentes az adó alól, hivatkozással az áfatörvény rendelkezéseire

Meddig kell kiállítani a számlát:

• az ügylet áfatörvény szerinti tényleges teljesítéséig
• előleg esetén annak megszerzéséig (kézhezvételéig, jóváírásáig)
• de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül

Mi az ésszerű határidő:

• ha az ellenértéket a teljesítéskor megtérítik, akkor a számlát a teljesítéskor kell kiállítani
• a teljesítést követő ellenérték megfizetése esetén, amennyiben a számla áthárított adót is tartalmaz: 8 napon belül kell a számlát kiállítani
• közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kiállítani
• amennyiben a szolgáltatás egy másik tagállamban teljesül, akkor is a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig

A számla módosítása, érvénytelenítés, javítása

A számla módosítható a számlával egy tekintet alá eső okirattal, ezzel a már kiállított számla bármely adata módosítható, mint 

• az adóalap, adómérték, adóösszeg változtatása
• a besorolási számok módosítása
• a teljesítési időpont korrekciója

Érvényteleníteni kell a számlát, akkor amikor nem a valós gazdasági eseményről készült a számla pl. rossz a vevő megnevezése, ekkor az érvénytelenítő számla megnevezése is számlával egy tekintet alá eső okirat, de ekkor kell készüljön egy helyes számla a jó vevői névvel és címmel

A számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma:

• a kibocsátás kelte
• az okirat sorszáma, amely kizárólagosan azonosítja
• hivatkozás a számlára, amelynek az adattartalmát módosítja
• a módosítással érintett eredeti számlaadat megnevezése
• a módosítás oka, tartalma
• amennyiben van, akkor a módosítás számszerű eredménye
• bármi, amit a számla kibocsátója fontosnak tart

Érvénytelenítő számla esetén alternatív megoldás lehet, hogy a hibás számlát érvénytelenítik (sztornírozzák), helyett egy új, a helyes adatokat tartalmazó számla készül. Mind a két számlán hivatkozni kell a helytelen adatú számla sorszámára. Az érvénytelenítő számla és az új számla együtt módosítja az eredeti számlát.

Amennyiben nincs számla kiállítási kötelezettség, akkor az adóalany köteles nyugtát adni

A nyugta kötelező tartalma:

• kibocsátás kelte
• egyedi sorszám, ami alapján azonosítani lehet
• a kiállító adóalany neve, címe és adószáma
• a termék vagy szolgáltatás adót is tartalmazó ellenértéke
• amennyiben a nyugta az abban megjelölt szolgáltatás igénybe vételére is jogosít, akkor a kibocsátás kelte helyett elegendő annak feltűntetése, amikor a nyugtában kifizetett szolgáltatás igénybe vehető
• kizárólag magyar nyelven készülhet
• vannak olyan tevékenységek, amikor kizárólag pénztárgéppel lehetséges a nyugtát kiállítani

Online számlaadat-szolgáltatás

• minden kiállított számláról adatot kell szolgáltatni a NAV Online Számla felületén keresztül, annak áfatartalmától függetlenül. 

• amennyiben számlázóprogramot vagy online számlázó­rendszert használnak és a szükséges beállításokat (összekötés a NAV-val) elvégzik, ezek automatikusan küldik a NAV felé az adatszolgáltatást a számla kiállításakor;
• amennyiben kézi számlát, számlatömböt használnak, manuálisan kell az adatszolgáltatást elvégezni az online felületen, az áfatartalomtól függően, az új szabályok szerint 1 vagy 4 napon belül. 
• Amennyiben az áfatartalom 

• eléri az 500 000 forintot, 24 órán belül kell az adatszolgáltatást teljesíteni,
• egyéb esetben pedig 4 napon belül. 

• nem csak az áfa felszámításával kiállított számlákról kell adatszolgáltatást teljesíteni, hanem többek közt azokról is, amelyek

• alanyi adómentességet választott adózó által kiállított számlák,

• egyes úgynevezett tárgyi adómentesség alá eső tevékenységekről szóló számlák, ezek a következők:

• egyéb oktatás (például engedéllyel rendelkező vagy jogszabály alapján végzett felnőttképzés)

• ingatlanértékesítés.

• különösen figyelnie kell annak, aki online pénztágépet használ, de a vevő kérésére számlát kell kiállítania a vásárlásról, és ezt kézi számlatömbből vagy a pénztárgéptől független számlázóprogramból teszi. Mivel a kiállított számláról is adatot kell szolgáltatni, a duplikált adatszolgáltatás elkerülése miatt a számlás bevételeket egyéb pénzbevételként kell rögzíteni a pénztárgépben, hogy a kasszában lévő készpénz egyezzen a pénztárgépben nyilvántartott pénzforgalommal.

Szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy a civil szervezet felé kiállított számlákon is kötelező feltüntetni a vevőadatok között a szervezet adószámát a megfelelő formában, így áfát levonásba helyezni is csak akkor lehet, ha a befogadott számlán ez az adat szerepel. A közösségi ügyleteknél továbbra is a közösségi adószámot kell használni mindkét félnél.