Mindennapi működtetés
Mindennapi működtetés
Mit kell tudni általában a pályázati elszámolásokról?


7857


A civil szervezetek több forrásból és több helyről részesülhetnek pályázati támogatásban. Az elszámolások módja annyiféle, ahány pályáztató létezik.

Általános tanács, hogy mindig úgy, olyan módon kell elszámolni, ahogy azt a pályáztató szeretné. Vitatni lehet, de nem érdemes, mert a többség a támogatási szerződésben kiköti, hogy mikor milyen pénzügyi és szakmai beszámolót kér, s mivel a szerződést aláírtuk, azzal a feltételeket is elfogadtuk. Ha a pályáztató külön elszámolási útmutatót szerkeszt, akkor annak tanulmányozása és az abban foglaltak betartása sikeres elszámoláshoz vezet. A pályázati elszámolás technikája nem feltétlenül egyezik meg a könyveléssel, attól teljesen eltérő is lehet.

Fontosnak tartjuk hangsúlyozni, hogy a pályázati elszámolás nem a könyvelés része és nem a könyvelő feladata. Természetesen nem kizárt, ha meg tudunk állapodni a könyvelővel, hogy a pályázati elszámolásban vegyen részt.

Hogyan kapcsolódik a könyvelés és a pályázatok nyilvántartása?

A könyvelésen belül a nyilvántartásokat úgy kell kialakítani, hogy az a Számviteli törvénynek és a pályázati kiírásnak is megfeleljen. A különböző pályázatokhoz tartozó költségeket, ráfordításokat, bevételeket egymástól elkülönítetten kell könyvelni, mivel a szervezet könyveiben is ki kell tudni mutatni, pályázatonként, támogatásonként, hogy a bevételeket milyen kiadásokra fordította. Ezt az elkülönített könyvelést az ún. munkaszámos, vagy projektszámos könyveléssel lehet biztosítani. A munkaszámra történő könyvelésnél az sem okozhat problémát, ha a pályázat megvalósítási ideje nem egyezik meg a naptári évvel, hanem áthúzódik a következő évre. Ebben az esetben a Számviteli törvény aktív és passzív időbeli elhatárolásokra vonatkozó előírásait betartva kell a bevételeket és a költségeket könyvelni. Ezen kívül természetesen a projekt megvalósításban részt vevő munkatársak vezethetnek külön nyilvántartást – akár egy Excel táblázatban – a projekt előrehaladásról, a pénzügyileg rendezett, az elszámolásra benyújtott és a kifizetett költségekről.

Ez a következő módon oldható meg:

  • A könyvelési megbízás előtt tájékoztassuk a könyvelőt arról, hogy nekünk a tevékenységünk sajátossága miatt elkülönített könyvelést kell vezetnünk. Kérjük a segítségét abban, hogy közösen alakítsuk ki a számunkra legmegfelelőbb munkaszámos, projektszámos könyvelési rendszert.
  • Minden pályázati program kap egy belső kódot. (szám vagy betű vagy kettő együtt). A könyvelés előtt a beérkezett számlákat ezzel a kóddal kell ellátni, tehát ha tudjuk, hogy melyik számla melyik programhoz tartozik, akkor a program kódját kapja, ha nem tudjuk, akkor egy általános kódot kap. A kódolt számlákat adjuk át könyvelésre. A könyveléssel egyidejűleg történik a kódra történő rögzítés is. Ezzel kaphatunk egy olyan listát, amely a programszámra gyűjti az oda lekönyvelt tételeket. Ezzel az elkülönített könyveléssel eleget teszünk a számviteli és a pályáztatói követelményeknek is.
  • A kódra könyvelt számlákról folyamatosan listákat kell kérni a könyvelőtől, mert az elszámolás végén a listán ugyanazoknak a tételeknek kell szerepelniük összegszerűen is, amelyet a pályázati elszámolásba beadtunk.

A civil szervezetek gazdálkodásával kapcsolatos kérdésekre választ a Gyakori kérdések rovatban A civil szervezetek gazdálkodása téma alatt talál.

frissítve: 2018.04.06.



A Tudástár frissítésében dr. Tarczay Áron ügyvéd nyújt segítséget szerkesztőségünknek.


Hír
Jövőre a kisebb civil szervezeteknek kétszázezer forintos egyszerűsített támogatást vezet be a Nemzeti Együttműködési Alap (NEA), a nagyobbaknál pedig összevonják a korábbi mű ...
Hír
Hosszú évek óta jelentős többletmunkát és adminisztrációt ró a nonprofit szervezetekre a megváltozott „Civil törvény” és a helyzet a folyamatos változásoknak köszönhetően csak ...
Hír
A strasbourgi Emberi Jogok Európai Bíróságához (EJEB) fordult a “Stop Soros” törvénycsomag miatt a Nyílt Társadalom Alapítvány (Open Society Foundations) – jelentette be honla ...
Hír
A MagNet Bank második alkalommal bízza társasági adójának szétosztását a „nagyérdemű közönségre”. Ezúttal nemcsak ügyfeleire számít, hanem bárkire, akinek van „egy kattintásn ...
Hír
Október 25-ig lehet regisztrálni a Nemzeti Fenntartható Fejlődési Tanács új civil tagjainak delegált-választási eljárási folyamatába.
Címkék