A jegyzőkönyvek igen fontos dokumentumok a civil szervezetek életében. Ezek dokumentálják a civil szervezet működését, tartalmazzák a döntéseket, a szavazati arányokat, és ezekből állapítható meg, hogy a civil szervezet nem csak működik, hanem törvényesen működik.

A jegyzőkönyveket és azok mellékleteit az általános elévülési ideig, tehát legalább 5 évig kell megőrizni. Ha a döntés egy hosszabb időszakra vonatkozik, vagy határozatlan időtartamra (pl. szervezeti kérdésre) akkor öt éven túl is meg kell őrizni, mivel abból rekonstruálható az eredeti szándék, illetve igazolható a későbbi eljárás.

Mit kell tartalmaznia:

• Jegyzőkönyv elnevezés
• A jegyzőkönyv készítésének helye és ideje
• Mely szerv milyen ülésén készült
• Jelenlévőkre utalás a jelenléti ívben, ha a jelenlévők felsorolhatók, akkor itt is felsorolhatók (például 3 tagú kuratórium ülésezik, akkor a 3 fő felsorolható, ha több száz fős közgyűlésen készül, akkor jelenléti ív). A jelenléti ívet a jegyzőkönyvhöz csatolni kell.
• Jelenlévők tisztsége
• Határozatképesség megállapítása- minden határozat előtt szükséges. Tehát egyszer az ülés elején, hogy egyáltalán megtartható-e az adott ülés. Utána minden határozathozatal előtt. (pl: nagy létszámú közgyűlésen elmennek szünetben a tagok, máris csökken a létszám, veszélyben lehet a határozatképesség)
• Napirend, illetve utalás a meghívóra, amely a napirendet tartalmazza. A meghívót a jegyzőkönyvhöz csatolni kell.
• Az első napirendi pont a levezető elnök, jegyzőkönyvvezető és két jegyzőkönyv hitelesítő (szükség esetén szavazatszámlálók) megválasztása, ezt a meghívónak is tartalmaznia kell. Elnökségi ülésnél, felügyelőbizottsági ülésnél ez gyakran nem szükséges, mert általában az ügyrend tartalmazza.
• A jegyzőkönyv vezetőjének és hitelesítőjének neve. A vezető, aki leírja a történteket, a hitelesítő egy jelenlévő személy, aki aláírásával igazolja, hogy a jegyzőkönyv tartalma hiteles. (Nem minden esetben szükséges, mert például a 3 fős kuratórium ülésezik, egyikük írja a jegyzőkönyvet, a többiek aláírják, de ha 50 fős közgyűlést tartunk, akkor ez így már nem megoldható.)
• Az ülésen történtek, vélemények, ellenvélemények leírása tömören, a szó szerintiség csak akkor követelmény, ha ezt a létesítő okirat előírja, vagy a helyszínen ezt eldöntik.
• A döntés és a döntés meghozatalának módja, szavazati aránya, elfogadók, ellenzők, tartózkodók számának rögzítése.
• A lezárás ideje, K.M.F (kelt, mint fent) jelzés és jegyzőkönyvvezető aláírása, hitelesítő aláírása.

Jegyzőkönyv sablonok letölthetőek a bírósági portálról.