Ha szervezetetek tárgyi adományokat, pl. ruhát, bútorokat, iskolai felszerelést, állateledelt, stb. szeretne gyűjteni, a legnagyobb feladatot az ehhez szükséges rendszer és infrastruktúra kitalálása és létrehozása jelenti, különösen, ha rendszeres, folyamatos tevékenységről van szó.
Először is meg kell határoznotok, kik számára gyűjtötök. Ez természetesen adott, ha pl. egy iskoláról vagy állatmenhelyről van szó, ahol egységesen minden rászoruló diáknak szüksége van egy iskolakezdési csomagra, vagy minden menhelyi kutyának szükséges az eledel. Ha viszont nagyobb közösséggel dolgoztok, és csak bizonyos tagjainak gyűjtötök, akkor nagyon fontos egy megindokolt, következetes és igazságos rendszer kidolgozása.
Ezután fel kell mérnetek, hogy pontosan mire van szükség, és milyen mennyiségben. Minél pontosabban tudjátok, mire van szükségetek, annál eredményesebb lesz a gyűjtés. Természetesen jó, ha az igények valamennyire rugalmasak is tudnak lenni.
Az adománygyűjtés kommunikációjában érdemes hangsúlyozni, milyen minőségű, állapotú dolgokat gyűjtötök: olyan adományokat, amelyek valóban használhatóak. Élelmiszer esetében mindenképpen szavatossági időn belüli termékeket, általában tartós élelmiszert; ruhák esetében pedig szakadás- és foltmentes holmikat; műszaki cikk esetében rendeltetésüknek megfelelően működőképes eszközöket; stb.
Az adományozók számára a legfontosabb információk, hogy mit adományozhatnak, mikor és hogyan. Fontos kérdés szokott lenni, hogy az adomány hogyan jut el oda, ahol szükség van rá. Minél egyszerűbbé teszitek ezt az adományozók számára, annál több adományra számíthattok. Minden egyes adományért külön elmenni rengeteg kapacitást igényelne a szervezet részéről, de kialakíthattok néhány központi elhelyezkedésű gyűjtőpontot, ahova az adományozók könnyen el tudják vinni az adományokat, és ahonnan egyszerűbben el tudtok hozni nagyobb mennyiségű adományokat egyszerre. Mivel az adományok általában nem azonnal jutnak el a célállomásig, a szállítás mellett tárolásukra is megoldást kell találni. A beérkezett adományokat rendszeresen kell regisztrálni is, hogy követni tudjátok, a szükséges dolgokból mi van már meg, és mi hiányzik esetleg.
Mint minden adomány esetében, a tárgyi adományok célba érkezéséről és adott esetben felhasználásáról is fontos az adományozók felé beszámolni. Sokat jelent az adományozók számára, ha fotókon, esetleg videón láthatják az adományok átvételét - természetesen a felvételeken szereplők beleegyezésével.