Az adománygyűjtés egyik fontos területe az adatbázisok használatán történő e-dm alapú adománygyűjtés. Ez a módszer hatékony és egyszerű módja a forrásszervezésnek, hosszú távon rendszeres adományozói bázis kiépítésére is alkalmas.
Amikor adatbázis alapú adománygyűjtésről beszélünk, azt látjuk, hogy a civil szervezetek nagyon különböző szinten állnak adatbázis-menedzsment terén. Szeretnénk iránymutatást adni, hogy hova tudsz fordulni segítségért, ha szeretnél adatbázist használni adománygyűjtésre, milyen rendszerek és eszközök állnak jelenleg rendelkezésre a piacon.
A szervezet céljaitól és kapacitásaitól függően különböző eszközökkel és szinteken vághattok bele az adatbázis alapú kommunikációba és adománygyűjtésbe.
Egyszerűbb célok és kisebb adatbázis esetén megteszi egy tömeges levélkiküldő szolgáltatás, amelyet kombinálhatsz meglévő excel adatbázisaiddal, esetleg összeköthetsz honlapoddal. Ezek a rendszerek tudnak:
- nagy mennyiségű email címre levelet küldeni,
- a kiküldésről riportokat készíteni,
- alap automatizációkat (pl. válasz email küldése, nem megnyitókra kiküldés, stb.), egyszerűbb donor journey-ket lekezelni
- adatokat gyűjteni a beépített form-jaik segítségével, (pl. jelentkezési ívek, hírlevél feliratkozás)
- szűréseket, szegmenseket képezni
- adatbázisokat automatikus frissíteni (pl. az adományok, adományozók, feliratkozók adatai automatán kerülnek a rendszerbe),
Ilyen népszerű tömeges levélküldő rendszerek például:
https://www.salesautopilot.hu/
Figyelem! Gmail-es levelező rendszert vagy más szervezeti levelező szervert ne használjatok sok levél kiküldésére, mert innen könnyen a spambe kerülhetnek a tömegesen kiküldött emailek, és később más üzeneteid sem érhetnek célba akár egyetlen címzettnek sem.
A tömeges mail küldő rendszerek pár százas vagy akár sok ezres adatbázis esetén is jó szolgálatot tesznek, képesek manuális folyamatok kezelésére, de automatizációk kiépítésére is. Összeköthetők fizető felülettel is, így az adományozók adatait is kezelni tudja. Elmondható, hogy a legtöbb igényt kielégíti, ami a szervezetek esetén jelentkezik kezdőtől akár a közép haladóig, haladóig.
Ha mégis arra van igény, hogy ennél magasabb szintre lépjen egy szervezet, komplex automatizált folyamatokat használjon illetve más jellegű tevékenységeket is ebben a rendszerben kezeljen (adatbázis-építés, adományriportok, eseményszervezés, önkéntesmenedzsment, vállalati kapcsolatok, stb.), akkor akár kezdetben is érdemes elgondolkodni egy összetettebb ügyfélmenedzsment rendszeren, melyhez levélkiküldő is csatlakozik: vagyis egy CRM rendszeren.
Komplexebb adatbázis és folyamat kezeléshez és összetett adományozói utak kiépítéséhez tehát szükséged lesz egy CRM rendszerre, amely képes:
- komolyabb adattartalom kezelésére,
- adatok közti kapcsolatok rögzítése (pl. vállalati partner kontaktok, felelős),
- kontaktokhoz kötődő aktivitások figyelése (adott kontakt adatlapján egy helyen látható pl. hogy önkéntes, adományozó, hírlevél-feliratkozó, mikor milyen leveleket kapott, megnyitotta-e, kattintott-e valamely linkre,, adományozott-e, stb.),
- összetett donor journey-k kialakítása (pl. rendszeres adományozók toborzására alkalmas automatizált levélfolyam, amely megfelelő triggereken alapul),
- adományhoz kapcsolódó beszámolók készítésére,
- szűrések, szegmentálások (mindenki csak a neki releváns tartalmakat kapja a rendszertől, Excelben kézzel már nem követhető célcsoportok kialakítása),
- adatbázis automatikus frissítése (pl. az adományok, adományozók, feliratkozók adatai automatán kerülnek a rendszerbe),
- egyes rendszerek esetében: petíciók, események kezelésére (pl. automata regisztrációs folyamat, válaszlevelek generálása) (erre nem mindegyik alkalmas)
Ilyen CRM rendszerek például:
https://www.revolution.hu/microsoft/dynamics-365-business-central
https://www.pipedrive.com › crm
Jó tanácsok:
- A CRM rendszer használatába akkor vágj bele, ha kész vagy a support-ért fizetni (sokszor ez jelentős összeg), hiszen e nélkül ezek a rendszerek nem működnek. Érdeklődj utána, hogy a support milyen költséggel jár egyes rendszereknél.
- A CRM rendszer kiválasztásakor tartsd szem előtt, hogy a webshopok támogatására, for-profit célra kifejlesztett rendszerek nem minden esetben fedik le a nonprofit igényeket, hiányoznak bizonyos funkciók.
- A CRM rendszer akkor működik hatékonyan, ha tömeges levélkiküldő szolgáltatás is van hozzá kapcsolva, ez nem mindig van így, erről is érdeklődj a szolgáltatónál!
- Szintén fontos szempont, hogy csak az üzemeltetésért vagy külön a rendszer használatért is kell-e fizetni. Az open source rendszerek esetében a rendszerhasználat ingyenes (de a testreszabás, működtetés így is jelentős költség), saját fejlesztésű rendszerek esetében pedig vannak szolgáltatók, akik kedvezményt adnak nonprofitoknak, ezt is érdemes körbejárni.
- Mindig informálódj, hogy van-e a rendszerüzemeltetőnek nonprofit tapasztalata, civil ügyfelei, illetve tud-e fundraising szakmai támogatást is adni a rendszerüzemeltetésen túl.
A témában ajánljuk a NIOK és felkért szakértői által létrehozott e-learning tananyagot a NIOK Akadémián, melyet bármikor elvégezhetsz:
Rendszeres adományozók bevonása és megtartása
Magánadományok gyűjtése tudatosan
Társadalmi bázisépítés szemlélet
Ez a cikk a nonprofit.hu tudásbázis része – kérjük, hivatkozzon ránk forrásként. / This article is part of nonprofit.hu knowledge base. Please refer to nonprofit.hu as source of content.